05 Verkauf & Marketing

Vorkasse-Aufträge

v.Soft unterstützt dich bei der Abwicklung von Vorkasse-Aufträgen.

Wir automatisieren und beschleunigen den Prozess bis hin zur Auslieferung nach Zahlungseingang.

Nach erfolgter Bezahlung werden die Vorkasse-Aufträge automatisch zur Auslieferung über die Kommissionierung freigegeben.

 

Inhalt

 

Konfiguration -Einstellungen

Um in v.Soft eine Zahlungsbedingung anzulegen, folge diesen Schritten:

Lege eine neue Zahlungsbedingung an, zum Beispiel „Vorkasse/Überweisung“. Aktiviere unter „Einbeziehen in“ die Option „Vorkasse prüfen“.

Bitte setze bei allen Vorkasse-Verkaufsaufträgen die neue Zahlungsbedingung „Vorkasse/Überweisung“ oder weise die Zahlungsbe, damit v.Soft erkennt, dass es sich um Vorkasse-Aufträge handelt.

 

Verbuchung der Zahlung über den Kontoauszugsmanager

Für eine noch schnellere Verbuchung der Kontoauszüge unterstützt dich die Automatisierung mit der Schnittstelle Direktbanküberweisung

In unserem Beispiel hat der Kunde bezahlt, über den Kontoauszugsmanager werden in der Regel die Vorkasse -Aufträge erkannt und in der Spalte „Auftragsnummer“ eingetragen. Gegebenenfalls muss hier die Auftragsnummer manuell eingegeben werden, damit v.Soft dich im weiteren Ablauf unterstützen kann.

 

Wenn der Kontoauszug durchgebucht wurde, wird der Vorkasse-Verkaufsauftrag als „bezahlt“ gekennzeichnet.

Dieser Haken wird automatisch von v.Soft über den Kontoauszugsmanager aktiviert Beim nächsten Kommissionierungslauf wird der nun in v.Soft als bezahlt gekennzeichnete Auftrag bei der Kommissionierung berücksichtigt und kann ausgeliefert werden. Solange der Kunde nicht bezahlt, wird der Auftrag nicht in die Kommissionierung freigegeben.

 

Zur Information: Bei Buchungen über die Maske „Dialog-Buchung“ greifen die beschriebenen Funktionen nicht, (Vorkasse-Verkaufsauftrag als „bezahlt“ kennzeichnen) somit auch keine automatische Belieferungsfreigabe möglich

 

automatische Belieferungsfreigabe mit der Kommissionierung

Hat der Kunde bezahlt und wurde die Zahlung über den Kontoauszugsmanager verbucht, ist der Vorkasse-Verkaufsauftrag als „bezahlt“ gekennzeichnet.

v.Soft gibt den bezahlten Vorkasse- Auftrag automatisch zur Belieferung frei, beim nächsten Kommissionierungslauf landet der Auftrag in der Kommissionierung

und wird, wie jeder andere Auftrag beliefert.

Solange der Vorkasse-Auftrag nicht bezahlt ist, kommt ein Hinweis bei der Erstellung der Kommissionier -Aufträge und der Auftrag landet nicht in der Kommissionierung und wird nicht beliefert.

 

manuelle Belieferung über den Auftrag – ohne die Kommissionierung

Wenn du die Kommissionierung nicht nutzt, zeigt dir v.Soft an, ob der Kunde bezahlt hat (siehe oben).

Hat der Kunde bezahlt, kannst du den Auftrag manuell beliefern.

Die Verbuchung der OPOS erfolgt, wie im nächsten Punkt beschrieben.

 

OPOS Handling bei Vorkasse-Aufträgen

v.Soft benötigt normalerweise eine bereits gebuchte/archivierte Rechnung, um Zahlungen des Kunden mit diesem Beleg zu verbuchen und den OPOS auszugleichen.
Zum Zeitpunkt der Verbuchung der Vorkasse-Zahlung des Kunden über den Kontoauszugsmanager liegt jedoch noch keine gebuchte/archivierte Rechnung vor.
Hier kommt die Besonderheit der Vorkasse-Aufträge ins Spiel: v.Soft merkt sich über den neu erstellten OPOS die Zahlung des Kunden und gleicht diese bei der Verbuchung der Rechnung zum Vorkasse-Auftrag direkt aus.

Dadurch entfällt die manuelle nachträgliche Verbuchung in deiner Buchhaltung, was dir Zeit und Geld spart.

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