Wiederkehrende Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen erstellen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wiederkehrende Rechnungen zu erstellen.

1. Über die Maske der Wiederkehrenden Rechnungen mit dem Plus-Zeichen (->“Verkauf & Marketing => Wiederkehrende Rechnung“)
2. Über den Vertrag, zu dem sie gehört: Hier kann im Vertrag im Reiter „Rechnungsstellung“ die zugehörige WKR eingesehen und geändert oder eine neue WKR angelegt werden (einem Vertrag kann immer nur eine WKR zugeordnet sein.)
3. Aus einem offenen (nicht gebuchten) Auftrag (Button Aktionen -> Auftrag in eine Wiederkehrende Rechnung wandeln). Dazu kannst du entweder den ganzen Auftrag übernehmen oder auch nur einzelne Zeilen markieren. Die Positionen kannst du sowohl in eine neue als auch in eine bereits bestehende Wiederkehrende Rechnung einfügen. Sind keine Positionen im Auftrag mehr verfügbar, wird der Auftrag archiviert.

Einstellungsmöglichkeiten in den Wiederkehrenden Rechnungen

In der erzeugten W.Rechnung kannst du unter anderem folgende Einstellungen vornehmen:

Reiter Positionen

1. Gültigkeitsdauer der Rechnung: In diesem Zeitraum ist die Rechnung gültig und kann gebucht werden. Standardwerte sind als Startdatum der Erstellungstag und das Enddatum ist „unendlich“ (31.12.9998). Soll die Rechnung zu einem bestimmten Zeitpunkt auslaufen, muss dieses Datum als Enddatum gesetzt werden.

2.Wiederholung: In welchem Rythmus soll die Rechnung erzeugt werden? Hierhast du die Wahl zwischen Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich und Jährlich

3. Nächste Abrechnung: Wann soll die nächste (oder bei Neuanlage die erste) Rechnung erstellt werden?

In der Maske der Wiederkehrenden Rechnungen kannst du eine Übersicht der angelegten Wiederkehrenden Rechnungen sehen.
Rechnungen mit dem Status „Aktiv“ werden beim Buchen berücksichtigt, inaktive Rechnungen nicht.
Sie können auch die Wiederholung der Rechnung und die Zuordnung zu einem Vertrag sehen/ändern.

Wiederkehrende Rechnungen buchen

Wenn die Wiederkehrenden Rechnungen erzeugt werden sollen, startest du den Buchungslauf über den Button „Buchen“.
In der Buchungsmaske kannst du festlegen, ob Verträge automatisch verlängert werden sollen (Standardeinstellung), eine bestimmte Rechnungsgruppe und/oder einen Abrechnungszeitraum festlegen sowie allgemeine Rechnungsdaten erfassen.

Zusätzlich kannst du dir mit den beiden Symbolen neben dem Buchen-Button auch die Historie aller erfolgten Buchungsläufe ansehen sowie eine Preisanpassung direkt aus der Maske heraus tätigen.

Mit dem Plus-Button kannst du Wiederkehrende Rechnungen öffnen, mit dem Minus-Button kannst du sie löschen.

Zusätzlich können für Wiederkehrende Rechnungen auch Rechnungsgruppen erstellt und zugeordnet werden.

Mögliche Warnungen beim Buchen

Rechnung RE00002pro – Die Zeile ‚x‘ hat keinen gültigen Vertrag

Die Position ist mit einer Vertragsnummer verknüpft, deren Gültigkeitszeitraum den aktuell gebuchten Monat nicht abdeckt – der Vertrag ist entweder bereits abgelaufen oder startet erst später.

So findest und behebst du das Problem:

Position öffnen: in der Maske „Wiederkehrende Rechnungen“ die betroffene Position in der Positionsliste suchen (Spalte „Vertrag“ zeigt die hinterlegte Vertragsnummer.
Vertrag öffnen: Position mit rechter Maustaste anklicken und „Vertrag öffnen“ wählen – das führt direkt zum hinterlegten Vertrag in „Verträge“.
Gültigkeit verlängern: im Vertrag über „Aktionen“ → „Vertrag verlängern“ den Gültigkeitszeitraum anpassen, oder direkt im Feld „Gültigkeit von bis“ die Daten korrigieren.

Rechnung RE00001pro – Die Zeile ‚x‘ hat kein gültiges ’nächste Abrechnungs‘-Datum

Das Datum in der Spalte „Nächste Abrechnung“ liegt vor dem aktuell gebuchten Monat. Das passiert meist, wenn die Position in einem früheren Buchungslauf übersprungen wurde (zum Beispiel wegen eines ungültigen Vertrags, siehe oben) und sich das Datum seitdem nicht mehr automatisch weiterbewegt hat.