10 Finanzmanagement

Der Kontoauszugsmanager in v.Soft

Mit dem Kontoauszugsmanager in v.Soft lassen sich nicht nur Kontoauszüge, sondern auch Transaktionslisten von Amazon, PayPal und Amazon Payments einlesen und offenen Aufträgen zuordnen. Dazu ist es wichtig, die beispielsweise von Amazon oder PayPal bereitgestellten Textdateien aufzubereiten, um diese in v.Soft einspielen zu können.

Einrichtung der Bankkonten in den Unternehmensdaten (Konfiguration)

Unter Unternehmensdaten (Hauptmenü -> Konfiguration) ist es möglich, die firmeneigenen Bankkonten mit IBAN und BIC zu hinterlegen.

Beim Verkauf über PayPal, Amazon oder Amazon-Payments ist es wichtig, diese ebenfalls anzulegen.

Zu beachten:

  • Für Bankkonten müssen die IBAN/BIC und Kontonummer mit Bank ausgefüllt werden; der Banktyp ist Bank
  • Bei Amazon ist als Banktyp immer Amazon Payments auszuwählen
  • Es ist wichtig, die Währung zu hinterlegen. Existiert beispielsweise ein amazon-Konto mit Euro und ein weiteres mit Pfund, so ist pro Währung je ein eigenes Konto anzulegen (vgl. Amazon payments im Beispiel-Screenshot).
  • Es ist wichtig, das Fibu-Konto zu hinterlegen
  • Für Paypal und Amazon Payments ist je eine Pseudo-BIC notwendig, da hier nicht zwischen normaler und Online-Bank unterschieden wird; Banktyp ist, je nachdem, Paypal oder Amazon Payments

Einrichtungen in den Grundeinstellungen – Konfigurationen für den Kontoauszugsimport

Es ist sinnvoll, die Haken wie im Screenshot zu setzen, da so eine optimale Zuordnung gewährleistet werden kann.

„Name2 für Kundensuche in einzelne Worte splitten“ bedeutet, dass z.B. die Firma Vepos GmbH & Co. KG in ihre Bestandteile aufgesplittet wird. So sucht das System nur nach Vepos und ignoriert die Firmierungen, sodass weniger Treffer angezeigt werden. Bei der Suche werden nur Worte ab 3 Zeichen berücksichtigt

Einrichtung im Finanzmanagement

Im Finanzmanagement unter „Einrichten“ findet sich die Konfiguration für den Kontoauszugsmanager.

Der Aufruf der Konfiguration der Unternehmenskonten erfolgt über den Button mit den drei Punkten. Achtung: Pro Währung ist ein je eigenes Konto erforderlich (z.B. Amazon € und Amazon UK mit Pfund).

Nachdem das gewünschte Konto ausgewählt wurde, kann „Import einrichten“ geöffnet werden.

Hier werden die Spalten in der Importdatei den Spalten in v.Soft zugeordnet.

Auswahl der Importdatei

Über den Button Import ganz unten kann die zu importierende Datei ausgewählt werden.

Hier ist es möglich, die Datei mit entsprechenden Format auszuwählen. Die Importdatei muss Spalten mit Überschriften enthalten, diese Überschriften müssen dann auch immer in den zukünftigen Dateien vorhanden sein.

Aufbereitung der Daten von Amazon Payments und PayPal

Paypal und Amazon stellen lediglich txt-Dateien zur Verfügung. Diese lassen sich nicht direkt in den Kontoauszugsmanager importieren, sondern müssen zuvor aufbereitet werden.

Schritte zur Einrichtung in v.Soft

Über den Datei-Import lässt sich nun das bearbeitete und bereinigte Excel-Dokument mit dem entsprechenden Tabellennamen (z.B. Amazon) auswählen.

Achtung: Manchmal enthält der Tabellenname Sonderzeichen wie ‚ oder $.

Diese Zeichen können gelöscht werden. Punkte werden teilweise mit dem Zeichen # dargestellt – dies kann ignoriert weden.

Zuweisung der Spalten

Ggf. kann (über Import einrichten oben neben dem Konto) noch einmal kontrolliert werden, ob die Spalten richtig ausgewählt und zugeordnet wurden.

Wichtig: Der Name der Spalte „Auswahl Import-Datei-Spaltenname“ muss mit dem Namen in der Excel-Tabelle übereinstimmen. Es ist möglich, den Spaltenname entweder in der v.Soft-Maske zu ändern (über „Zurücksetzen) oder diesen einfach in der Importdatei umzubenennen.

Anschließend können alle Masken mit OK verlassen und gespeichert werden. Nun lässt sich im Kontoauszugsmanager der Import durchführen.

Der Import der Datei in den Kontoauszugsmanager

Bei Klick auf Import wird die letzte konfigurierte Dateivorlage vorausgewählt. Diese kann man natürlich immer ändern über „Datei wählen“.


Nach dem erfolgten Kontoauszugsimport wird das Importprotokoll angezeigt. Bei FBA-Kunden kann es vorkommen, dass mehrere Zeilen als „zu prüfen“ markiert sind, das dem System nicht alle Informationen vorliegen.

Dazu kann es vorkommen, dass Zeilen überhaupt nicht zugewiesen werden konnten. Hier ist händisch zu prüfen, woran das liegen könnte und gegebenenalls die Zuordnung manuell durchzuführen.

Sichere Zuordnungen im Kontoauszugsmanager

Wenn die Transaktionsnummer eindeutig war inkl. Betrag, wird dies im Kontoauszugsmanager grün markiert.
Posten, die bereits ausgeglichen wurden, werden nicht mehr gefunden, sodass auch unerledigte Einträge vorhanden sind.
In den Offenen Posten wird der Posten angezeigt, der ausgeglichen werden soll. Dazu wird folgende Meldung bei „Zugewiesen durch“ angezeigt: OPOS anhand externer Belegnummer von PayPal gefunden, Betrag korrekt, ohne Skonto (der genaue Text ist davon abhängig, ob PayPal oder Amazon Payments eingelesen wurde).

Unsichere Zuordnung

Wird die Transaktionsummer gefunden, stimmt jedoch der Betrag nicht überein,  wird der Status „Unsicher“ vergeben. In diesem Fall wird nur der Offene Betrag/Restbetrag ausgebucht.

Dazu wird folgende Meldung bei „Zugewiesen durch“ angezeigt: OPOS anhand externer Belegsnummer von PayPal gefunden, Betrag abweichend
Im Kontoauszugsmanager wird dann Folgendes angezeigt:

Dazu die OPOS:

Die Hinweise in dieser Form kommen nur bei Banktyp Paypal und Amazon-Payments vor.

Hinweis – Importdatei löschen

Im Anschluss erfolgt die Frage, ob die Import-Datei gelöscht weden soll. Hier kannst du frei entscheiden, wie du dies handhaben möchtest.

Kontoauszugsübersicht konfigurieren

Der Kontoauszugsmanager verfügt über viele Spalten, die für die Prüfung der importierten Zeilen nicht alle benötigt werden. So lassen sich zum Beispiel die meisten der Verwendungszwecke ganz einfach ausblenden.

 

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