15 Updates

Hier findest du alle neuen Funktionen, Schnittstellen und Anpassungen der aktuellen Version von v.Soft Cirrina 2026.

Inhalt

• • 1. Management & Controlling
  • 2. Einkauf
  • 3. Lager & Logistik
  • 4. Verkauf & Marketing
  • 5. Finanzmanagement
  • 6. Personalwesen
  • 7. Projektmanagement
  • 8. Servicemanagement
  • 9. Neue Schnittstellen und Funktionserweiterungen von Schnittstellen
  • 10. Sonstiges

1. Management & Controlling

Neue Widgets im Management-Cockpit: Rechnungserfassung

Ab sofort stehen dir im Management-Cockpit zwei neue Widgets zur Verfügung:

• Rechnungserfassung
• Rechnungserfassung (Meter)

Diese Widgets werten die noch offenen Rechnungen in der Maske Rechnungserfassung (Verkauf) aus.
Angezeigt werden dabei der Netto- und Bruttoumsatz sowie die Anzahl offener Rechnungen.
Die Widgets bieten eine übersichtliche Darstellung und unterstützen dich bei der schnellen Einschätzung offener Verkaufsrechnungen, insbesondere dann wenn du den Projekt-Rechnungslauf verwendest.

2. Einkauf

Flexible Steuerung von Fremd- und Eigenfertigung in automatischen Stücklisten

Wir haben den Umgang mit automatischen Stücklisten in v.Soft grundlegend überarbeitet und erweitert. Ab sofort kannst du automatische Stücklisten nicht nur selber produzieren und zusammenbauen, sondern auf Wunsch auch bei externen Dienstleistern zukaufen.

Das gilt sowohl für komplette Stücklisten (in einem Verkaufsbeleg) als auch für Unterstücklisten.
Der Vorteil von fremdgefertigten Stücklisten ist, dass du die gesamte Stückliste oder Baugruppen extern zukaufen kannst, in v.Soft aber trotzdem die Übersicht behält, aus welchen Teilen und Komponenten die Stückliste besteht.
Damit die Funktion zu Verfügung steht aktiviere bitte das Setting „Automatische Stückliste einkaufbar“ unter:

„Globale Einstellungen → Lager & Logistik → Artikel → Stückliste“

Wenn die Option aktiv ist, ändern sich die folgenden Dinge:

• Automatische Stücklisten sind im Einkaufsbereich und in EK-Belegen verfügbar, können also bestellt werden.
• Fremdgefertigte bzw. zugekaufte Stücklisten lassen sich auf Lager legen und im Lager verwalten (Wareneingang, Buchungen, Inventuren etc.)
• In den VK-Belegen kannst du Stücklisten oder Unterstücklisten als fremdgefertigt markieren (Haken „Externe Stückliste“).
• In der Stücklistenmaske werden externe Stücklisten farbig (lila) markiert
• Beim Buchen des Lieferscheins werden externe Stücklisten nicht aus den Komponenten zusammengebaut, sondern als komplettes Teil vom Lager abgebucht.
• Die Berechnung von Bestand und Reservierungen wurde entsprechend angepasst (Bauteile externer Stücklisten werden nicht reserviert, komplette externe Stücklisten natürlich schon)

Damit kannst du flexibel und bei jedem Auftrag individuell entscheiden, ob du ein Bauteil extern zukaufen möchtest, behältst aber gleichzeitig die Information über die Struktur und Komponenten der Stückliste – auch später in den archivierten Aufträgen

P110; P120; P140; P220

3. Lager & Logistik

Optimierte Löschprüfung im Artikelstamm: Artikel auf Artikelstatus „inaktiv“ setzen

Wir haben das Inaktivieren von Artikeln verbessert. Ab sofort kannst du Artikel auch dann inaktivieren, wenn sie in der Anlagen-Konfiguration, als Komplementärartikeln oder in Inventar-Bestandteilen noch verwendet werden.

4. Verkauf & Marketing

Neues Notizfeld in VK-Belegen verfügbar

Ab sofort steht in den VK-Belegen (Deal, Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift sowie den zugehörigen Archiv-Belegen) ein neues Notizfeld zur Verfügung.
Das Notizfeld ist ein Freitextfeld für interne Hinweise. Es wird nicht durchsucht und nicht auf Belegen angedruckt.

Über Aktionen → Notiz bearbeiten kannst du den Inhalt anlegen oder ändern. Falls eine Notiz vorhanden ist, wird sie zusätzlich im Info-Tab angezeigt und kann dort ebenfalls bearbeitet werden. Die ersten Zeilen erscheinen direkt in der Übersicht.

Beim Wandeln eines Belegs (z. B. Angebot → Auftrag) wird die Notiz automatisch in den neuen Beleg übernommen. Ebenso wird beim Erzeugen von Tickets aus einem Auftrag die Notiz in den internen Kommentar des Tickets übertragen – unabhängig davon, ob ein Ticket pro Auftrag oder pro Position erstellt wird.
Die Bearbeitung des Notizfeldes ist möglich, sobald du das Bearbeiten-Recht in der jeweiligen Maske besitzt

P110; P120; P140

Schnellkalkulation aus Angeboten

Ab sofort steht dir in Angeboten die neue Funktion „Schnellkalkulation“ zur Verfügung.
Sie ermöglicht eine schnelle Kalkulation, ohne dass du eine Kalkulation manuell öffnen oder bearbeiten musst.

Ablauf der Schnellkalkulation:

• Du wählst eine Kalkulations-Konfiguration aus. Im Hintergrund wird automatisch eine Kalkulation erzeugt.
• Das Angebot wird neu kalkuliert. Die Preise werden direkt ins Angebot übernommen.
• Die erstellte Kalkulation wird automatisch archiviert

Diese Funktion vereinfacht und beschleunigt die Angebotskalkulation erheblich.

P110

Bewertung von Stücklisten

Ab sofort lässt sich systemweit konfigurieren, ob für neu hinzugefügte Positionen in Stücklisten der kalkulierte oder der durchschnittliche EK-Preis verwendet wird.
Dazu steht unter Globale Einstellungen → Lager & Logistik → Artikel → Stückliste das neue Setting „EK-Preisvorschlag“
mit den Optionen „Durchschn. EK-Preis“ und „Kalk. EK-Preis“ zur Verfügung.

Die Einstellung greift für neu hinzugefügte Positionen der Stückliste. Zudem ist die Spaltenbezeichnung in der Maske Stücklistenkomponenten jetzt „EK-Preis“ statt „durchschn. EK“

P110; P120; P130; P140; P160

Plantafel – Ressourcen unten einblenden

Ab sofort werden in der Plantafel die jeweiligen Ressourcen direkt unter den Technikern angezeigt.
Damit erhältst du eine bessere Übersicht über die Verfügbarkeit und kannst deine Einsätze noch einfacher planen.

Service-Kommissionierung im Auftrag

Wir haben die Funktion „Lagerort / Lagerplatz aktualisieren“ in den Aufträgen erweitert. Mit der Funktion kannst du für alle oder nur die markierten Positionen ändern, von welchem Lagerort/Lagerplatz der Bestand beim Liefern abgebucht wird.

Dir stehen hier nun die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Lagerort / Lagerplatz wählen: Du wählst einen Lagerort und Lagerplatz aus. Das System ändert in den Positionen die Lagereinstellungen auf das gewünschte Lager
• Auf Standard zurücksetzen: Das System setzt den Lagerort / Lagerplatz auf die Standard-Einstellungen des jeweiligen Artikels zurück
• Automatisch ermitteln: Das System prüft pro Position automatisiert, auf welchem Lagerort / Lagerplatz ausreichend Bestand für den Auftrag verfügbar ist und wählt dieses Lager aus.

Mit der Funktion „Automatisch ermitteln“ kannst du nun auch eine kleine Auftrags- oder Service-Kommissionierung durchführen:
Der empfohlene Ablauf dabei ist:

• Lagerort / Lagerplatz automatisch ermitteln lassen
• Packliste drucken (jetzt mit den aktuellen Lagerorten / Lagerplätzen)
• Ware aus dem Lager holen
• Ware via MDE in eine Auftrags- oder Kommissionskiste umlagern
• Auftragskiste als neuen Lagerort / Lagerplatz im Auftrag wählen (damit von der Auftragskiste dann geliefert wird)

Hinweise zur Funktion „Automatisch ermitteln“

• Die Funktion berücksichtigt nur den aktuellen Lagerbestand (keine Prüfung auf Reservierungen oder andere Bestandsprüfungen)
• Reicht der Bestand an einem Lagerort/Lagerplatz nicht aus, werden die Positionen automatisch auf mehrere Unterpositionen aufgeteilt (Split)
• Um Splits zu vermeiden werden die Lagerorte/Lagerplätze nach Bestand absteigend sortiert

P120

Entgeltpflege – Preiserhöhungsfunktion für Wiederkehrende Rechnungen

Wir haben eine neue Funktion für die automatische Preisanpassung deiner Wiederkehrenden Rechnungen erstellt. Ab sofort steht dir neue Funktion „Entgeltpflege“ zur Verfügung, mit der du Preisanpassungen besser verwalten und (vor)planen kannst. Im Gegensatz zur normalen Preisupdate in v.Soft kannst du mit der Entgeltpflege:

• Gezielt steuern, welche Rechnungen oder Rechnungspositionen von einer Preiserhöhung betroffen sind. Das funktioniert z.B. über die Vertragsart, Rechnungsgruppe oder wann die letzte Erhöhung erfolgte
• Genau festlegen, nach welchen Regeln der Preis angepasst werden soll und ob der neue Preis nach einer bestimmten Art gerundet werden soll. Zusätzlich kannst du hinterlegen, ab wann die Preisanpassung gültig ist
• Die Änderungen bzw. Preisanpassung automatisch dokumentieren lassen – so hast du eine vollständige Historie, wann es welche Preisanpassung gab
• Deine Kunden automatisiert über die Preisänderungen informieren, inkl. automatischer Generierung des Kundenanschreibens und flexiblen Versandoptionen (E-Mail, Druck, PDF..)

Die Entgeltpflege kannst du direkt aus den Wiederkehrende Rechnungen aufrufen (Button Entgeltpflege) oder über „Verkauf & Marketing → Tools → Entgeltpflege“

Dort kannst du eine neue Preisanpassung/Entgeltpflege erzeugen. Über die folgenden Optionen kannst du deine Entgeltpflege steuern:

• Filtermöglichkeit (welche Rechnungen sind betroffen) – abhängig von Vertragsart, Rechnungsgruppe, nur bestimmte Artikel oder Artikelgruppen und wann die letzte Erhöhung war
• Gültigkeitsdatum – ab wann soll die Entgeltpflegegültig sein
• Neues Entgelt – entweder eine Erhöhung um einen fixen Betrag oder prozentual
• Rundung – verschiedene Rundungsoptionen (ab welchem Betrag, auf volle Hunderter, Zehner, Einer oder Nachkommastellen)
• Vermerk – interner Hinweise oder Kommentare

Anschließend erzeugt das System die Preisanpassungen für die gewählten Wiederkehrenden Rechnungen. Die Preisanpassungen kannst du in der Maske Entgeltpflege kontrollieren, mit dem alten Preis vergleichen und auf Wunsch nochmals manuell anpassen. Über die Druckfunktion kannst du Benachrichtigungen erzeugen, um deine Kunden über die Preisanpassung zu informieren.
Sobald du die Entgeltpflege freigegeben hast, wird beim nächsten Buchungslauf deiner Wiederkehrenden Rechnungen vom System automatisch geprüft, ob du eine Preisanpassung vorgenommen hast und die Rechnungen werden dann mit dem neuen Preis fakturiert und an deine Kunden verschickt.

Hinweise:

• Du kannst einzelne Rechnungspositionen von der Entgeltpflege ausschließen (Haken in den Rechnungspositionen)
• Die Entgelt-Historie in den wiederkehrenden Rechnungen zeigt vergangene und geplante Anpassungen an (zukünftige kannst du bei Bedarf auch löschen)
• Da das System Preisanpassung während dem Buchen der Rechnungen übernimmt sind die neuen Preise erst danach in den Positionen sichtbar
• Es erfolgt kein Split von Rechnungspositionen, deren Entgeltänderung bereits vor der aktuellen Abrechnungsperiode fällig war. Die Entgeltänderungen erst bei der nächsten Abrechnung vollständig (ohne anteilige Abgrenzung) übernommen
• Entgelt Änderungen werden (temporär) in der Vorschau der Wiederkehren Rechnungen berücksichtigt und angezeigt

P150

Verbesserte Arbeit mit Potentialkunden

• Ab sofort kannst du in der Kalkulation auch Potentialkunden auswählen (Sinnvoll wenn du potentiellen Kunden schon im Vorfeld eine Kalkulation zukommen lassen möchtest)
• In der Auswahlmaske für neue VK-Belege, die über die Maske „Potential“ geöffnet wird, wird angezeigt, dass es sich um ein Potential handelt.
• Beim Anlegen eines Projektes mit einem Potentialkunde erhält das Potentialkunde den Status „Interessent“ (wie auch bei Angeboten)

Erweiterte Verteilung von Personalkosten im Kalkulationsmodul

Du kannst ab sofort in der Kalkulation in jeder Zeile für Personalkosten den neuen Haken „Kosten verteilen“ nutzen.

Sobald du diesen aktivierst, lässt sich in dieser Zeile keine Angebotsposition mehr auswählen – eine vorhandene Auswahl wird entfernt.
Die Zeile wird farbig hervorgehoben, damit du direkt erkennst, dass diese Kosten keiner einzelnen Angebotsposition zugeordnet sind.
Für alle Zeilen mit aktivierter Checkbox werden „Kosten gesamt“ und „Stunden gesamt“ automatisch prozentual auf alle Angebotspositionen verteilt, die weder Textpositionen sind noch als optional markiert wurden.
So kannst du insbesondere Fahrt- und Reisekosten bequem über das gesamte Angebot verteilen, ohne jede Kostenart einzeln ausweisen zu müssen.

Ergänzende Hinweise:

• Es werden nur die aktuell vorhandenen Angebotspositionen berücksichtigt. Neue Positionen nach der Verteilung fließen erst ein, wenn du „Kalkulation neu berechnen“ ausführst.
• Entfernst du die Checkbox wieder, wird die Verteilung zurückgenommen.
• Die Verteilung wirkt ausschließlich auf der Angebotsseite – Projektbudgets bleiben unverändert.
• Die Schnellkalkulation bleibt unberührt; du kannst jedoch nachträglich noch Fahrt- und Reisekosten in archivierten Kalkulationen ergänzen und ins Angebot übernehmen.

Überweisungsinformationen (Zahlschein) mit QR-Code auf Rechnungen

Wir haben die aus v.Soft erzeugten Rechnungen so erweitert, dass du dort nun optional Überweisungsinformationen und einen QR-Code zur schnelleren Bezahlung andrucken lassen kannst.

Ob Überweisungsinformationen angedruckt werden, kannst du für jede Zahlungsbedingung einzeln steuern – dort kannst du auch auswählen, welches deiner Bankkonten als Empfänger-Konto angedruckt werden soll. Die Überweisungsinformationen geben den Empfänger, deine Bankverbindung (IBAN/BIC), den zu zahlenden Betrag und die Zahlungsreferenznummer (für den Verwendungszweck) an. Je nach verwendetem Bankkonto wird ein unterschiedlicher Zahlschein und QR-Code erzeugt:

• Bei Bankkonten in Euro wird ein EPC-QR-Code (Girocode) und eine ISO-11649-Zahlungsreferenz erzeugt
• Bei Bankkonten in Schweizer Franken wird eine QR-Rechnung nach Swiss Payment Standard erzeugt, je nach IBAN-Format ebenfalls eine ISO-11649-Referenz oder eine QR-Referenz

Mit den Überweisungsinformationen und dem QR-Code für die Überweisung via App/Fotoüberweisung erleichterst du deinen Kunden das Bezahlen ihrer Rechnungen und hast die Rechnungssumme schneller auf deinem Bankkonto

P140

Konfigurierbare Übernahme der Anlagenadresse in die Lieferadresse

In v.Soft kannst du ab sofort festlegen, welche Inhalte der Anlagenadresse in die Lieferadresse deiner VK-Belege übernommen werden, wenn du den Button „Lieferadresse übernehmen“ klickst.

Die Einstellung dafür findest du unter Konfiguration → Grundeinstellungen → Globale Einstellungen → Service & Werkstatt → Anlage → Übernahme Lieferadresse (VK-Belege)

Du kannst für Zeile 1 und für Zeile 2 der Lieferadresse wählen, welche Daten du aus der Anlage übernehmen möchtest. Zur Auswahl steht z.B. Anlagennummer, Standplatz, Modell oder der Kundename aus der Anlage.

Falls du mehrere Felder übergeben möchtest, kannst du das Trennzeichen. (Wir empfehlen maximal zwei Felder, da pro Zeile maximal 100 Zeichen in der Lieferadresse zur Verfügung stehen.)

Der aktuelle Standard für die Lieferadresse ist:

• Zeile 1 (Nachname / Firma): Kundenname aus der Anlage
• Zeile 2 (Zusatzname): Standplatz der Anlage

P120

Zusätzliche Spalte „Inbetriebnahme-Zeit“ für Angebote und Aufträge (dient zur Kalkulation)

Wir haben v.Soft um die Inbetriebnahme-Zeit von Artikeln erweitert. Analog zu der bekannten Montage-Zeit kannst du jetzt in deinen Artikeln eine Zeit für die Inbetriebnahme des Artikels/Bauteils angeben.

Mit der Unterscheidung zwischen Montage und Inbetriebnahme kannst du im Kalkulations-Modul von v.Soft beide Zeiten mit unterschiedlichen Stundensätzen ansetzen, falls z.B. die Montage von ungelernten Kräften erledigt werden kann, die Inbetriebnahme aber erfahrene Service-Techniker erfordert.

Montage- und Inbetriebnahme-Zeiten findest du unter „Artikel → Eigenschaften → Sonderkennzeichen“

Die Positionen von Angeboten und Aufträgen haben wir genauso erweitert – dort wird für die Inbetriebnahme-Zeit ebenfalls eine neue Spalte eingefügt.
Beim Hinzufügen von einem Artikel zu einem Angebot/Auftrag oder beim Ändern der Menge wird aus der im Artikel selbst hinterlegten Inbetriebnahme-Zeit die Gesamt-Zeit für die Inbetriebnahme errechnet. Gemeinsam mit der Montagezeit wird daraus das Stundenbudget für das Angebot / den Auftrag errechnet.

Um in der Kalkulation eine Unterscheidung zwischen Montage und Inbetriebnahme treffen zu können haben wir die Personalkosten in den Kalkulations-Konfigurationen geändert. Dort kann jetzt definiert werden, welcher Personalkosten-Satz als Standard für Montage- und Installationszeiten verwendet werden soll.

Die Kalkulation haben wir wie folgt geändert:
Beim Erzeugen einer Kalkulationen aus einem Angebot wird geprüft, ob separate Montage- und Inbetriebnahme-Zeiten hinterlegt sind. Falls ja wird in Zukunft für jede Angebotsposition nicht nur eine, sondern ggf. zwei Personalkosten angelegt, je separat für die Montage-Zeit und die Inbetriebnahme-Zeit- jeweils mit dem Standard Personalkosten-Satz (siehe oben).
Die Positionsnummern werden so angelegt, das sofort sichtbar ist, dass diese beiden Positionen zusammengehören (über Unterpositionsnummern, also z.B. 1,00 – „Montage Kamera“, 1,01 – „Inbetriebnahme Kamera“)

Auch die Funktionen „Schnellkalkulation“ sowie „Arbeitszeiten übernehmen“ in der Kalkulation sind entsprechend angepasst.

Alle weiteren Abläufe der Kalkulation – etwa Preisberechnung und Rückübernahme ins Angebot – bleiben unverändert.

Wichtig: Grundlage des Stundenbudgets bleibt die Vorgabe aus dem Angebot, da du dieses manuell anpassen kannst.
Beim Erzeugen der Personalkosten wird das Stundenbudget proportional auf Montage- und Installationszeit verteilt.

P110; P120

Berechnung des Stundenbudgets in Angeboten und Aufträgen

Wir haben die Berechnung des Stundenbudgets in Angeboten und Aufträgen angepasst.
Wie bisher schlägt dir das System beim Hinzufügen einer neuen Position auf Basis der im Artikel hinterlegten Montage-/Installationszeiten ein Stundenbudget vor.
Wenn du die Menge änderst, berechnet das System das Stundenbudget automatisch neu.

Sobald du das vorgeschlagene Stundenbudget aber manuell oder über die Kalkulation änderst, wird beim Ändern der Menge das Stundenbudget nicht mehr geändert.
Dadurch kannst du in Zukunft auf Wunsch „nach außen“ mehr Stunden verkaufen, das „interne“ Stundenbudget bleibt aber gleich.

P110; P120

5. Finanzmanagement

Verbesserungen bei der Eingangsrechnungsverbuchung

1. Eingangsrechnungen & Lieferanten

• Suche nach Lieferanten beim Import von Eingangsrechnungen wurde verbessert.
• Abspeichern erfolgt nur noch beim Buchen.
• Rechnungen mit Bestellnummer werden automatisch mit den passenden Positionen vorbelegt.
• Änderungen an der Lieferantennummer (manuell): Wir prüfen nun, ob bereits eine Bestellung für den neuen Lieferanten vorliegt.
• Bei Änderungen am Lieferanten werden jetzt Rechnungen gelöscht und ggf. neu erstellt, um falsche Bestellpositionen zu vermeiden.
• Beim Löschen von Eingangsrechnungen werden ggf. angelegte Rechnungen ebenfalls entfernt.

2. Buchhaltung

Bei allen Lieferanten-Opos-Erstellungen aus der Buchhaltung wird die Belegnummer aus dem Buchungssatz (DocumentNumber 1) nun als externe Nummer gespeichert und nicht mehr als interne.

Erweiterung SEPA-Datei-Export für Schweizer Banken – Neue Option „Pro OPOS eine Bankbewegung erzeugen“

Wir haben die von v.Soft im Zahlungsverkehr unterstützten SEPA-Dateiformate (SEPA-XML-Dateien für den Zahlungsverkehr) erweitert. Ab sofort kannst du für den Zahlungsverkehr in der Schweiz auch das SEPA-Format nach dem Swiss Payment Standard 3.2 verwenden. Das Format berücksichtigt alle Besonderheiten/Erweiterungen, die von Schweizer Banken für die Annahme von Überweisungen gefordert sind.

Du legst in den v.Soft Grundeinstellungen („Finanzmanagement → Zahlungsverkehr“) fest, welches SEPA-Format du verwendest.

Hinweise:

• Swiss Payment Standard 3.2 unterscheidet sich von SEPA 3.7 nur bei Überweisungen (Payment Instruction – PAIN)
• Swiss Payment Standard 3.2 unterstützt nur Zahlungen in CHF

Wir bieten dir nun auch die neue Option „Pro OPOS eine Bankbewegung erzeugen“. Damit wird pro OPOS eine einzelne Bankbewegung erzeugt.

(Ebenfalls unter „Finanzmanagement → Zahlungsverkehr“ eingefügt. Hintergrund ist, dass im Schweizer Zahlungsverkehr jede Rechnung eine eindeutige Referenznummer (QR-Rechnung) erhält.
Die Überweisungen müssen mittels dieser Referenznummer getätigt werden – deshalb dürfen keine Sammelüberweisungen erstellt werden.
Stattdessen wird pro offenen Posten eine Überweisung inklusive des genauen Betrags und der Referenznummer erstellt.

Hinweis:
Die Option steht hauptsächlich für die Verwendung mit dem Swiss Payment Standard zur Verfügung, kann auf Wunsch aber auch unabhängig genutzt werden.

6. Personalwesen

Automatischer Abzug von Pausenzeiten

Ab sofort kann v.Soft bei jedem abgeschlossenen oder veränderten Zeiteintrag automatisch prüfen, ob die vorgeschriebenen Pausenzeiten eingehalten wurden.
Wurde eine Pause nicht vollständig genommen, zieht v.Soft die fehlende Zeit als negativen Zeiteintrag von der Arbeitszeit ab.
Dieser Eintrag wird in einer eigenen Kategorie/Tätigkeit gebucht, sodass die Zeiten nachträglich auswertbar bleiben und Auftragszeiten nicht beeinflusst werden.

v.Soft hält sich dabei an die gesetzlichen Vorgaben nach dem Arbeitszeitgesetz (§4 ArbZG):
Arbeitnehmer >= 18 Jahre:

• Arbeitszeit ≤ 6h – keine Pause,
• >6-9h – mindestens 30 Min,
• >9h – mindestens 45 Min

Arbeitnehmer < 18 Jahre:

• Arbeitszeit ≤ 4,5h – keine Pause,
• >4,5-6h – mindestens 30 Min,
• >6h – mindestens 60 Min

v.Soft legt die Differenz zwischen genommener und erforderlicher Pause automatisch als negativen Zeiteintrag an, passt sie an oder löscht sie, falls keine Korrektur nötig ist.

Du kannst den automatischen Pausenabzug aktivieren und die entsprechenden Kategorien festlegen unter:
Grundeinstellungen → Globale Einstellungen → Service & Werkstatt → Personalwesen → Pausenzeiten.
So stellst du sicher, dass Ruhepausen eingehalten werden und Arbeitszeiten korrekt abgebildet sind.

P720

Neue Lohnauswertung und Erweiterungen im Personalwesen / Änderungen bei der Terminplanung in der Plantafel

Wir haben einen neuen Bericht „Lohnauswertung“ erstellt. Der Bericht dient der Auswertung der Arbeitszeiten und Berechnung des Bruttolohns für Mitarbeiter, die auf Lohn/Stundenbasis bei dir angestellt sind.

In dem Bericht siehst du pro Mitarbeiter und im gewählten Zeitraum:

• Die Soll- und Ist-Stunden pro Tag und Woche inklusive der Differenz
• Urlaubstage und Gleitzeittage sowie Krankheits- und Feiertage
• Spesen und Bereitschaftspauschalen
• Den Bruttolohn (errechnet aus dem Stundenlohn und der Ist-Arbeitszeit)
• Summe der Zulagen und den insgesamt auszuzahlenden Betrag

Für den Bericht sind die folgenden Konfigurationen notwendig:
In der Maske „Mitarbeiter“ kannst du für auf Stundenlohn-Basis angestellte Mitarbeiter:

• Im Reiter „Zeitmanagement“ als Verbuchungsfunktion „Lohnkonto“ wählen
• Im Reiter „Verwaltung“ den Bruttolohn pro Stunde hinterlegen

Für die Bereitschaftspauschalen haben wir einen neuen Plantafeltyp „Bereitschaft“ eingeführt. Dort planst du deine Mitarbeiter für Bereitschaftszeiten ein.
Die Pauschale erhält der Mitarbeiter, der zu einer gewissen Stichzeit in der Plantafel mit Bereitschaft eingetragen ist
Die Einstellungen für die Bereitschaftspauschale findest du unter „Globale Einstellungen → Personalwesen → Mitarbeiter → Lohn & Gehalt“

• „Bereitschaftspauschale in €“ hier legst du die Höhe der Pauschale fest
• „Stichzeit für Bereitschaft“ hier legst du die Stichzeit fest (Standard ist 03:00 Uhr nachts)

Für die Berechnung der Spesen prüft das System, ob es zusammenhängende Zeiteinträge mit Haken „Dienstreise aktiv“ gibt (Der Haken kann bei der Zeiterfassung manuell oder automatisiert über die v.App bei Einsätzen außer Haus gesetzt werden)

Falls der Mitarbeiter insgesamt über 8 Stunden dienstlich außer Haus war, erhält er als Spesen den „Mehraufwand für Verpflegung, min. 8 Stunden“ aus der Grundkonfiguration

Hinweise:

• Sonstige Zuschläge oder Übernachtungspauschalen werden nicht automatisch berechnet und müssen manuell ergänzt werden.
• Im Bericht werden nur als Information die insgesamt gefahrenen KM des Mitarbeiters angezeigt (falls die Erfassung über die v.App aktiv ist)

Neue Maske „Zeiterfassung-Dashboard“

Ab sofort steht dir in v.Soft die neue Maske „Zeiterfassungs-Dashboard“ unter Management & Controlling zur Verfügung.
Dort kannst du alle Mitarbeiter oder gezielt eine Abteilung über den Filter rechts oben übersichtlich einsehen.

Für jeden Mitarbeiter wird ein eigener Bereich angezeigt mit

• Vor- und Nachname
• aktuell laufendem Zeiteintrag sowie den letzten beiden abgeschlossenen Einträgen von heute,
• inkl. Von-Zeit, Dauer (sofern gestoppt), Kategorie, Tätigkeit, Ticketnummer, Vermerk (erste 30 Zeichen) und einem Button für den
• Direktsprung zum Ticket (falls vorhanden)

Die Einträge werden absteigend nach dem neuesten Eintrag sortiert.
So siehst du auf einen Blick, welche Arbeiten bereits erledigt sind und womit sich jeder Mitarbeiter aktuell beschäftigt.

Automatische Ablage von Reisekosten-PDFs im DMS

In v.Soft kannst du ab sofort festlegen, dass Reisekosten-Abrechnungen beim Buchen automatisch als PDF im DMS abgelegt werden.

Hierfür haben wir die Konfiguration erweitert:
Unter Konfiguration → Grundeinstellungen → Globale Einstellungen → DMS → Automatische Belegablage steht dir nun die neue Option „Reisekosten buchen → Archivierte Reisekosten im DMS ablegen“ zur Verfügung.

Wenn die Option aktiv ist, erzeugt v.Soft beim Buchen der Reisekosten-Abrechnung automatisch das entsprechende PDF und legt es im konfigurierten DMS-Verzeichnisvorschlag ab – standardmäßig unter Personalwesen → Mitarbeiter → Reisekosten.

P730

7. Projektmanagement

Keine Änderungen

8. Servicemanagement

Neues Sonderrecht „Fakturieren-Vorschlag ändern“

Wir haben ein neues Sonderrecht namens „Fakturieren-Vorschlag ändern“ eingeführt.
Dieses Recht berechtigt v.Soft-Anwender sowohl in v.Soft als auch in der v.App, den Haken „Fakturieren“ zu ändern.

Wenn der Haken gesetzt ist, wird die Position dem Kunden in Rechnung gestellt.

Das Sonderrecht betrifft die Ticket-Zeilen für Material, Dienstleistungen, Anfahrt sowie Arbeitszeit – sowohl innerhalb des Tickets als auch beim technischen Abschluss.

Für den kaufmännischen Abschluss ist dieses Recht nicht erforderlich.
Durch das Sonderrecht kannst du steuern, welcher Techniker bzw. welcher Mitarbeiter einzelne Positionen zum Abrechnen vorschlagen darf und welche nicht

P610; P620, 2a 2b

Erweiterung der Tickets in v.Soft: Voreinstellung des „Fakturieren“-Hakens

Wir haben die Tickets in v.Soft so erweitert, dass du nun individuell pro Ticket steuern kannst, ob Anfahrt, Arbeit oder Material dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll oder nicht.

Dazu kannst du je Ticket einstellen, ob:

1. die Anfahrtszeit (via Start/Stopp über die v.App)
2. die Arbeitszeit (via Start/Stopp über die v.App)
3. das restliche Material und sonstige Positionen

jeweils pauschal (keine Abrechnung bzw. pauschal über den Vertrag) oder im Nachweis (Position wird abgerechnet) vorbelegt werden soll.

Die Einsatzsteuerung / Innendienst hat damit direkten Einfluss darauf, ob – pro Ticket – die Arbeits-/Anfahrzeit und das Material pauschal (oder gar nicht) oder direkt abgerechnet werden. Das kann von verschiedenen Umständen abhängen (z. B. Art des Einsatzes, Vertrag, Anlage, Absprache mit dem Kunden etc.), deshalb werden die Optionen für jedes Ticket einzelne gesetzt

Trotzdem kannst du dir die Optionen Unternehmensweit vorbelegen lassen, die Einstellungsmöglichkeit findest du unter:
Globale Einstellungen → Service&Werkstatt → Tickets → Ticket → Abrechnung

Hinweise:

• Zusätzlich haben wir die Serientickets in v.Soft ebenfalls um die drei Optionen erweitert, sodass bei Wartungstickets bereits vorkonfiguriert werden kann, wie die aus dem Serienticket erzeugten Tickets gestaltet werden sollen.
• Bei Anlagen mit Anfahrtszonen die pauschal abgerechnet werden sollen, wird die Option für die Anfahrtszeit automatisch auf pauschal gesetzt.

P610

Neues Anlagen/Maschinen-Konzept – Service-Relevante Komponenten

Wir haben die Komponentenverwaltung in den Anlagen verändert und erweitert. In Zukunft kannst du große Anlagen, die aus mehreren technischen Einheiten oder Maschinen bestehen, unterteilen. Das ermöglicht dir, Tickets und Wartungen nicht auf die komplette Anlage, sondern nur auf einzelne Komponenten zu erzeugen und für die einzelnen Komponenten auch ein zusätzliches oder eigenes Service-Protokoll ausfüllen zu lassen.

Dazu kannst du einzelne Komponenten deiner Anlage als „Service-relevante Komponente“ kennzeichnen. Sobald du einzelne Komponenten so kennzeichnest, kannst du im Ticket einzelne Komponenten auswählen – das Ticket und die Ticket-Protokolle beziehen sich dann nur auf die gewählten Komponenten und nicht auf die gesamte Anlage.

So kannst du Wartungen und Störungen bei großen Anlagen nur auf eine einzelne Maschine bzw. auf einen Teil der Anlage fahren.

Im Detail gab es dazu in v.Soft die folgenden Änderungen:

1. Erweiterung der Anlagen-/Komponentenverwaltung

Ab sofort stehen in der Komponentenverwaltung zusätzliche Felder zur Verfügung, um Technikern und der Einsatzsteuerung erweiterte Informationen bereitzustellen.
Neu hinzugefügte Felder:

• Kennzeichnung als „Service-relevante Komponente“ (Ja/Nein)
• Vier konfigurierbare Zusatzfelder (frei benennbar)
• Standplatz
• Auswahl eines Komponententyps
• Die Sichtbarkeit einzelner Felder ist abhängig von der Service-Relevanz der Komponente:
• Bei service-relevanten Komponenten: Standplatz, Komponententyp (Pflichtfeld), Zusatzfelder 1-5
• Bei nicht service-relevanten Komponenten: Anzahl

Zusätzlich haben wir eine Kopierfunktion integriert. Über das Kontextmenü kann eine bestehende Komponente dupliziert und angepasst werden.

2. Komponententyp-Verwaltung

Analog zur bestehenden Anlagentyp-Verwaltung kann nun auch für Komponenten ein Komponententyp definiert und gepflegt werden.
Jedem Komponententyp können spezifische Ticketarten sowie technische Protokolle zugewiesen werden. Eine zusätzliche Konfigurationslogik ist nicht erforderlich.

3. Erweiterung Ticketmaske (Tab „Service“)

Im Tab „Service“ der Ticketmaske kann nun eine oder mehrere service-relevante Komponenten der zugeordneten Anlage ausgewählt werden.

Das neue Komponenten-Anzeige enthält:

• Technisches Protokoll (öffnen, sofern vorhanden)
• Bezeichnung
• Standplatz
• Komponententyp
• Seriennummer
• Zusatzfelder 1-5

Bei der Zuweisung des Tickets an einen Mitarbeiter werden automatisch die entsprechenden technischen Protokolle pro Komponente erzeugt und hinterlegt.
Ein zusätzlicher Dialog erlaubt künftig die Ansicht und Bearbeitung der technischen Protokolle einzelner Komponenten.

4. Erweiterung Serienticket

Auch die Serientickets haben wir um einen neuer Bereich „Komponenten“ erweitert.
Hier können ebenfalls „service-relevante Komponenten“ der Anlage ausgewählt, angezeigt und wieder entfernt werden.
Beim Anlegen des Tickets aus dem Serienticket werden die gewählten Komponenten automatisch übernommen.

5. Erweiterung Historie (Anlage + Ticket)

Die Filterfunktionen der Ticket-Historie (sowohl in der Anlage als auch im Ticket) ist um eine Auswahl der Anlagenkonfiguration erweitert worden.
So können gezielt einzelne Komponenten oder ganze Konfigurations-Knoten (inkl. aller untergeordneten Komponenten) gefiltert werden.

Die komplette Filterleiste befindet sich jetzt oberhalb und kann wie gewohnt mit anderen Schnellfiltern kombiniert werden (z. B. Tickets, Störungen).

6. Erweiterung Anlage-Konfiguration-Import

Wir haben den Import für Anlagen-Konfigurationen erweitert, folgende neue Felder können nun mit importiert werden:

• Fünf Konfigurations-Zusatzfelder
• Standplatz
• Komponententyp (inkl. Wenn/Dann-Zuordnung)
• Service-relevante Komponente (Ja/Nein)

P610

Serienticket – Serie anlegen

v.Soft setzt das Serienmuster bei der Neuerstellung eines Serientickets nun standardmäßig auf „Jährlich“, mit dem heutigen Datum als Startpunkt.
Damit setzt v.Soft beim Speichern direkt ein erstes Ticket für den aktuellen Tag und legt es bei unveränderter Übernahme automatisch über Nacht an.
Diese Anpassung erleichtert insbesondere die schnelle Erfassung von jährlich wiederkehrenden Tickets und spart zusätzliche Schritte in der Erfassung.

P610

Anfahrtspauschale bei Wartungen ausschließen

Neue Einstellung für Serientickets: Anfahrtspauschale für Wartungen pro Anlage steuerbar

Ab sofort lässt sich je Anlage definieren, ob bei aus Serientickets generierten Tickets die Anfahrtspauschale ausgeschlossen werden soll.
Die Einstellung findest du in den Stammdaten der Anlage im Reiter Rechnungsstellung unter der Option „Wartungen ohne Anfahrtszone erstellen“.
Wenn du Tickets manuell erstellst, übernimmt das System die Anfahrtspauschale wie gewohnt automatisch.
Dies sorgt für mehr Flexibilität bei der Abrechnung deiner Wartungstermine.

P610

Erweiterung der DMS-Ablage für den Service-Begleitschein

1.Erweiterung in v.App:

Ab sofort wird der Service-Begleitschein bei der Rückmeldung über die v.App automatisch im DMS an der jeweils passenden Ablagestelle abgelegt. Die v.App prüft die Ablagelogik in folgender Reihenfolge:

• Ist das Setting „Dokumente in den Kundenordner ablegen“ aktiviert? → Ablage erfolgt ausschließlich im Kundenordner.
• Andernfalls: Ist ein Projekt hinterlegt? → Ablage erfolgt im Projektordner.
• Andernfalls: Ist eine Anlage hinterlegt? → Ablage erfolgt im Anlagenordner.

Sobald eine der Bedingungen erfüllt ist, legt v.Soft das Dokument an dieser Stelle ab und verzichtet auf weitere Prüfungen.

2.Erweiterung in v.Soft:

Mit der aktuellen Erweiterung wird das Verhalten beim Ablegen von Dokumenten in Tickets weiter optimiert:
Das Setting „Dokumente in den Kundenordner ablegen“ greift nun auch beim Hinzufügen von Dateien per Drag & Drop in ein Ticket.
Wenn in der Anlage ein entsprechender Verzeichnispfad im Verzeichnisvorschlag hinterlegt ist, wird dieser automatisch als Verweis vorgeschlagen.
Beim Ticketdruck mit aktivierter Option „DMS-Ablage“ wird dieselbe Ablagelogik angewendet wie in der v.App.
Beim Ticketdruck wird automatisch der externe Service-Begleitschein als Standarddokument vorgeschlagen.
P610

Neue Funktion: Massen-Abschluss von Tickets über die Maske Ticketübersicht

Ab sofort können in der Ticketübersicht markierte Tickets gesammelt abgeschlossen werden.

Über die neue Aktion „Markierte Tickets abschließen“ in der Maske Ticketübersicht lässt sich die neue, übersichtliche Maske Ticket-Massenabschluss öffnen.

In dieser Maske können die Daten nochmals geprüft und bei Bedarf bearbeitet werden.
Du kannst Tickets während der Prüfung auch aus dem Massenabschluss entfernen.
Für alle Tickets lassen sich zentrale Abschlussoptionen (inkl. kaufmännischem Abschluss) setzen.
Du siehst alle Tickets einzeln mit Abschlusstexten und verwendeten Materialien und kannst diese bequem durchscrollen.
Alle markierten Tickets werden vor dem Öffnen automatisch gesperrt und beim Abschluss oder Löschen wieder freigegeben.

Wir zeigen dir bestehende Sperren als Hinweis an.
Der Abschluss gestaltet sich durch den Ticket-Massenabschluss nun deutlich effizienter und übersichtlicher – besonders bei größeren Ticketmengen lässt sich so spürbar Zeit sparen.

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(Leistungsbezogene) Abrechnung von Verträgen, Anlagen und deren Tickets

Wir haben die Abrechnung von Tickets verändert, die einer Anlage und/oder einem Vertrag zugeordnet sind. Bei diesen Tickets wird ab sofort geprüft, ob die Anlage (Rechnungsadresse) oder der Vertrag einem anderen Kunden als im Ticket zugeordnet ist.

Ist das der Fall, wird auch der Auftrag bzw. die Rechnung, die beim Ticketabschluss erzeugt wird, diesem Kunden zugeordnet (und damit unter Umständen einem anderen Kunden als der, welcher im Ticket hinterlegt ist)

So kannst du z.B. Wartungsverträge, die an einen anderen Rechnungsempfänger gehen als dem Kunden, dem die Anlage zugeordnet ist, leichter und ohne manuellen Aufwand pflegen und abrechnen.

Das System prüft in der folgenden Reihenfolge, welcher Kunde die Rechnung bekommen soll:
Vertrag → Anlage → Ticket

Beim kaufmännischen Ticketabschluss siehst du direkt einen Hinweis, falls es bei der Abrechnung Besonderheiten gibt. Du wirst darauf hingewiesen, falls:

• die Abrechnung über einen Auftrag erfolgt (Auftrag vorausgewählt)
• die Abrechnung über einen Vertrag oder eine Anlage erfolgt
• der Vertrags- oder Anlagenkunde vom im Ticket hinterlegten Kunden abweicht

Hinweise:

• In der Vertragsverwaltung stehen nun auch die Felder „Bestellung“ und „Bestellung vom“ zur Verfügung. Diese werden beim Ticket-Abschluss in den Auftrag übernommen (so kannst du direkt im Vertrag dokumentiert, wer und wann den (Wartungs-)Vertrag beauftragt hat
• Bei Tickets die aus Aufträgen erstellt werden oder die manuell einem Auftrag zugewiesen werden, wird der Kunden nicht geändert (die Abrechnung soll ja eben über diesen Auftrag erfolgen)

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Importfunktion für Baugruppen-Komponenten in Auftragsstücklisten

Für individuelle Anlagenbau-Projekte steht dir ab sofort eine neue Importfunktion in der v.Soft-Auftragsmaske zur Verfügung.

Diese unterstützt dich dabei, Komponenten fertig konstruierter Baugruppen komfortabel und fehlerresistent aus Excel- oder CSV-Dateien in bestehende Auftragsstücklisten zu übernehmen – ideal für Projekte, bei denen sich die Stückliste erst sukzessive im Konstruktionsverlauf konkretisiert.
Die Funktion ist direkt in der bekannten Stücklistenmaske eingebettet und orientiert sich in Bedienung und Aufbau am Kontoauszugsmanager.

Du markierst einfach die gewünschte Baugruppe und startest den Import per Rechtsklick.
Highlights im Überblick:

• Unterstützung für Excel- und CSV-Dateien mit definierter Feldstruktur
• Einmalige Konfiguration eines Importschemas möglich
• Validierung über Baugruppen- und Auftragsnummer zur Fehlervermeidung
• Automatische Protokollierung des Imports in der Stücklistenmaske „Import am“ (Datum und Uhrzeit) / „Import durch“ (Benutzername)
• Generierung einer Fehlerprotokolldatei bei nicht importierbaren Datensätzen (automatisch generierte Protokolldatei wird erstellt und auf dem Desktop des Users gespeichert)

Bitte beachte: Die Baugruppe muss vor dem Import in der Stückliste angelegt sein.
Die Felder „Auftragsnummer“ und „Stücklisten-Artikelnummer“ dienen ausschließlich zur Validierung und werden nicht übernommen.
Diese Erweiterung erleichtert dir die strukturierte Pflege umfangreicher Auftragsstücklisten bei konzeptionsgetriebenen Projekten erheblich.

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v.App: Automatisches Aufrunden erfasster Zeiten bei Übernahme als Ticketposition

Ab sofort kannst du in v.Soft konfigurieren, ob und auf welche Zeiteinheit die erfasste Arbeits- und Anfahrtszeit bei der Übernahme als Ticketposition aufgerundet werden soll.
Hierzu wurden zwei neue Optionen unter Globale Einstellungen → Service → v.App Servicemanagement → Ticket-Zeiterfassung ergänzt:
„Aufrunden auf volle n Minuten“ – jeweils getrennt für Arbeitszeit und Anfahrtszeit.
Bei der Übernahme ins Ticket erfolgt somit neben der bekannten Umrechnung auf die Artikel-Einheit auch ein optionales Aufrunden auf volle n Minuten.

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Bezeichnung der Anfahrtszonen über Setting festlegbar

Ab sofort kannst du festlegen, ob bei der Übernahme einer Anfahrtszone die Bezeichnung aus der Konfiguration der Anlagenzonen oder aus dem Artikelstamm (Bezeichnung 1 / Bezeichnung 2 / interne Bezeichnung) übernommen wird.
Dazu findest du unter Globale Einstellungen → Service & Werkstatt → Ticket das neue Setting „Bezeichnungen der Anfahrtspauschale zur Abrechnung aus dem Artikel übernehmen“.
Die gewählte Einstellung wirkt sich sowohl auf die Anzeige im Ticket als auch auf den Ausdruck auf der Rechnung aus.

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Plantafel – Ressourcen unten einblenden

Ab sofort werden in der Plantafel die jeweiligen Ressourcen direkt unter den Technikern angezeigt.
Damit erhältst du eine bessere Übersicht über die Verfügbarkeit und kannst deine Einsätze noch einfacher planen.

Überarbeitung von Tickets aus Aufträgen

In v.Soft kannst du direkt aus Aufträgen Tickets erstellen. Die Ticketzeilen sind dabei direkt mit dem Auftrag verknüpft, und das Ticket wird über den Auftrag abgerechnet. Bisher war es jedoch nicht möglich, diese Ticketzeilen zu ändern (z. B. die Materialmenge anzupassen). Der Grund dafür war, dass wir sicherstellen wollten, dass genau das Material und die Arbeitszeit, die du deinem Kunden angeboten hast und die dieser beauftragt hat, auch tatsächlich von deinen Technikern installiert bzw. durchgeführt und anschließend abgerechnet werden.

• Diesen Prozess haben wir nun komplett überarbeitet. Wenn du möchtest (optional), kannst du und deine Techniker nun:
• bei Tickets aus Aufträgen flexibel auf Änderungen vor Ort reagieren und mehr oder weniger als das ursprünglich beauftragte Material liefern und abrechnen
• das Material komplett tauschen (falls z. B. Artikel XY besser passt als der ursprünglich angebotene Artikel AB)
• Tickets – und damit auch Aufträge – in mehrere Bauabschnitte unterteilen und je nach Bau- oder Installationsfortschritt Teile des beauftragten Materials einbauen

Diese Änderungen erreichen wir durch die folgenden neuen Optionen und Funktionen in v.Soft:

1. Neues Setting „Ticketmaterial aus Aufträgen bearbeiten“

Wenn dieses Setting aktiv ist, können deine Techniker Materialzeilen, die aus einem Auftrag stammen, in v.Soft oder in der v.App bearbeiten. Das bedeutet, sie können die Mengen der Materialzeilen verändern (zwischen 0 und n, also keine negativen Werte) oder die Zeile komplett löschen.
Deine Techniker können somit dynamisch auf Änderungen der geplanten Installation vor Ort reagieren.
Neben dem globalen Setting ist hierfür zusätzlich ein Sonderrecht für den jeweiligen Techniker erforderlich.

2. Neues Setting „Bei Rückmeldung sofort liefern (Positionen mit Auftragsbezug)“

Mit dieser Option wird beim Rückmelden bzw. beim technischen Abschluss eines Tickets das verbaute Material aus dem Auftrag sofort geliefert und vom Projekt- bzw. Fahrzeuglager abgebucht.
Neben der Lagerbewegung wird das Material auch im Auftrag reduziert, d. h. die „zu liefernde“ Menge der entsprechenden Auftragsposition wird um die Menge reduziert, die der Techniker eingebaut oder installiert hat.
So hast du jederzeit – sowohl während der Auftragsabarbeitung als auch bei der Abrechnung – die volle Kontrolle darüber, was der Kunde ursprünglich beauftragt hat. Die „zu liefernde“ Menge wird dabei maximal bis 0 reduziert. (Falls mehr Material benötigt wird als beauftragt, siehe Punkt 4.)

3.Intelligentes Kopieren von Ticketzeilen mit Auftragsbezug

Unabhängig vom Setting „Automatische Materialübernahme beim Kopieren/Versionieren von Tickets“ werden Materialzeilen, die aus einem Auftrag stammen, künftig immer vom System mitkopiert.
Dabei erfolgt das Kopieren intelligent: Das System prüft, ob einzelne Ticketzeilen ganz oder teilweise bereits geliefert wurden, und kopiert nur jene Zeilen bzw. Mengen, die noch nicht geliefert oder eingebaut wurden.

So kannst du künftig ganz einfach Tickets für einzelne Bauphasen (oder für eine zweite bzw. dritte Anfahrt) erstellen. Nach dem Rückmelden durch deine Techniker kopierst bzw. versionierst du das Ticket, und das System übernimmt automatisch nur die Positionen, die bei der nächsten Anfahrt noch einzubauen sind.

4.Erweiterung des kaufmännischen Abschlusses und neues Setting „Zusätzliches Material unter Textposition anlegen“

In Punkt 2 haben wir den Fall behandelt, dass weniger Material eingebaut wurde als ursprünglich beauftragt. Doch was passiert, wenn mehr Material benötigt wird?

Dafür haben wir den kaufmännischen Abschluss erweitert.
Das System prüft nun automatisch, ob die gesamte gelieferte Materialmenge zu einer Auftragsposition die ursprünglich beauftragte Menge überschreitet. Dabei werden nicht nur das aktuelle Ticket, sondern auch bereits abgeschlossene Tickets berücksichtigt (z. B. aus vorherigen Kopien oder Versionen des Ursprungstickets).

Wurde mehr Material benötigt, fügt das System dieses zusätzliche Material automatisch als neue Auftragsposition zum Auftrag hinzu und berücksichtigt es entsprechend in der Abrechnung.

Optional kannst du über das neue Setting „Zusätzliches Material unter Textposition anlegen“ festlegen, dass das zusätzliche Material unter einer Textposition im Auftrag geführt wird. So sehen du und dein Kunde bei der Abrechnung auf einen Blick, was ursprünglich beauftragt war und welches Material in den einzelnen Einsätzen zusätzlich benötigt wurde.

Durch diese vier Erweiterungen hast du bei Tickets aus Aufträgen künftig jederzeit die volle Kontrolle darüber, wie viel Material deine Techniker tatsächlich eingebaut haben – insbesondere bei Kostenvoranschlägen (KVAs), Aufträgen, die mehrere Einsätze benötigen, oder Aufträgen nach Aufmaß.
Dein Service-Team kann flexibel auf Änderungen vor Ort reagieren und das benötigte Material direkt im Ticket in der v.App anpassen.
Gleichzeitig kannst du mehrere Bauabschnitte oder Einsätze einfach steuern und behältst stets den Überblick, was und wie viel noch einzubauen ist.

Damit dir diese Prozesse noch einfacher von der Hand gehen, haben wir zusätzlich weitere Verbesserungen an (Auftrags-)Tickets und am Ticketsystem von v.Soft vorgenommen:

• Die Ticket-Einstellungen in den globalen Settings wurden neu strukturiert und übersichtlicher angeordnet.
• Bei Tickets mit Positionen mit Auftragsbezug kann die Auftragsnummer nicht mehr entfernt werden.
• Bei bereits gelieferten Positionen mit einem bestandsgeführten Artikel kann die Menge im Ticket nicht mehr geändert und die Position nicht gelöscht werden.
• Zeilen, die nicht berechnet werden (und noch nicht geliefert sind), werden beim kaufmännischen Abschluss immer geliefert.
• Analog zum Setting „Bei Rückmeldung sofort liefern (Positionen mit Auftragsbezug)“ wurde das entsprechende Setting für Tickets ohne Auftragsbezug in „Bei Rückmeldung sofort liefern (Positionen ohne Auftragsbezug)“ umbenannt.
• Textpositionen und Einsatzmaterial im Auftrag (egal ob bei Tickets mit oder ohne Auftragsbezug) werden nun immer mit Unterpositionsnummern angelegt.
• Für Textpositionen für Material bei Tickets aus Aufträgen stehen neue Bezeichnungseinstellungen zur Verfügung.
• Die Textpositionen für Einsatzmaterial funktionieren nun auch mit Titeln und Losen (als neuer Titel; wir empfehlen bei der Verwendung von Losen, ein Los „Nachtrag“ anzulegen).

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9. Neue Schnittstellen und Funktionserweiterungen von Schnittstellen

DATEV-Schnittstelle: Primanotas nach Sitzungskennung filtern und exportieren

In der DATEV-Schnittstelle kann nun auf Wunsch vor dem Erzeugen der Buchungssätze gewählt werden, welche Buchungssätze erzeugt/exportiert werden sollen.

Die Filterung erfolgt über die Sitzungskennung in der Buchhaltung.
So kannst du z. B. dem Steuerberater nur VK-Belegsbuchungen bereitstellen – die sonstige Buchhaltung kann komplett mitlaufen.

• Die Filterfunktion muss zunächst in der globalen Konfiguration aktiviert werden.
• Einmal gesetzte Filter werden gespeichert, sodass stets dieselben Buchungssätze an den Steuerberater übermittelt werden.

Verbesserungen bei DocuWare-Import

Import & Anzeige

• Beim Import wird bei Auftreten einer Meldung sichergestellt, dass bereits korrekt eingelesene Dokumente automatisch ins DocuWare-Archiv verschoben werden, um doppelte Importe zu verhindern.
• Verbesserung beim Import, wenn E-Mails mit übergeben werden.
• Anzeige von PDF-Dokumenten verbessert, damit sie nun auch in seltenen Fällen immer korrekt dargestellt werden.

eCommerce-Schnittstellen: EK-Preis von Versandkosten in Auftrag eintragen

Für den Auftragsabgleich aller eCommerce-Schnittstellen wurde eine neue globale Einstellung eingebaut („Verkauf & Marketing → eCommerce → EK-Preis bei Versandkosten übernehmen“).
Diese betrifft die Versandkostenzeile im Auftrag und sorgt dafür, dass in dieser der VK-Preis der Versandkosten auch als EK-Preis eingetragen wird.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wirken sich die Versandkosten nicht auf die Berechnung des Rohertrags aus.

eCommerce-Schnittstellen: EK-Preis für Versandkosten im Auftrag übernehmen

Da die Versandkosten je nach Bestellung variieren können, ist es nicht sinnvoll, den kalkulierten EK-Preis des Versandkostenartikels zu verwenden.
Stattdessen wird beim Anlegen der Versandkostenposition der EK-Preis automatisch auf den jeweiligen VK-Preis gesetzt.

Ziel: keinen Ertrag mit Versandkosten zu generieren, sondern neutral
Um bestehende Abläufe bei anderen Kunden nicht zu beeinflussen, wird diese Funktionalität über die neue Einstellung „EK-Preis übernehmen“ in den Grundeinstellungen aktiviert.

Konfiguration → Grundeinstellungen → Globale Einstellungen → Verkauf&Marketing → eCommerce – EK-Preise bei Versandkosten übernehmen

Die Einstellung gilt für alle eCommerce-Schnittstellen, bei denen Versandkosten im Auftrag abgeglichen werden.

Shopify: Berechnung des verfügbaren Bestands konfigurierbar

Ab sofort hast du die Möglichkeit zu entscheiden, auf Basis welcher Kennzahl du in der Shopify-Schnittstelle die Bestandsberechnung durchführen möchtest.

Die Bestandsberechnung für die eCommerce-Schnittstellen ergibt sich immer aus dem aktuellen Lagerbestand – den Reservierungen. Du kannst jetzt wählen, welche Reservierungen du berücksichtigen möchtest.

• „Alle (Standard)“: Die normale (und bisher durchgeführte) Bestandsberechnung: Es werden alle Reservierungen abgezogen, unabhängig vom „Ausliefern ab“-Datum (entspricht der Kennzahl „Insgesamt verfügbar“ ohne Bestellungen).
• „Bis heute fällige“: Nur bis heute fällige Reservierungen werden vom Bestand abgezogen (entspricht der Kennzahl „Heute verfügbar“ ohne Bestellungen).
• „Bis zum nächsten Eingang“: Es werden nur die Reservierungen vom Bestand abgezogen, die bis zum nächsten EK-Wareneingang fällig sind. Falls es keinen bestätigten Eingang gibt, werden alle Reservierungen abgezogen (entspricht der Kennzahl „Bis zum nächsten Eingang verfügbar“ ohne Bestellungen).

Shopify: Transaktionsnummern (Amazon, PayPal) jetzt übertragbar

Ab sofort kannst du Transaktionsnummern von Zahlungsanbietern wie Amazon, PayPal usw. übernehmen und abgleichen.

In der Shopify-Schnittstellenkonfiguration kannst du diese Funktion im Tab AUFTRÄGE – Zahlungsbedingungen über die Option „Transaktionsnummer abrufen“ aktivieren.
Die Transaktionsnummer wird dann automatisch in den Auftrag übernommen, was die Zuordnung der Zahlungen in deiner Buchhaltung deutlich erleichtert.

Shopify: Varianten nun positionsbasiert sortiert übertragbar

Beim Upload von Varianten zu Shopify kam es bisher zu einer unsortierten Darstellung der Attributwerte, was für Kunden unübersichtlich war.

Ab sofort werden Varianten gemäß ihrer Positionsangabe im System sortiert an Shopify übertragen.
Dies verbessert die Übersichtlichkeit und Konsistenz der Variantenanzeige im Onlineshop.

Wichtig:

Bereits hochgeladene Varianten müssen ggf. gelöscht und erneut übertragen werden, damit die Sortierung greift.

Shopify: Artikelmerkmale als Tags übertragbar

Ab sofort kannst du alle Artikelmerkmale automatisch als Tags an Shopify übergeben.

Dies erleichtert die Filterung und Auffindbarkeit von Produkten im Onlineshop.
Die Funktion lässt sich über ein neues Setting in der Shopify-Schnittstellenkonfiguration aktivieren:
Konfiguration→ Schnittstellen → eCommerce → Shopify → Artikelabgleich

(Standard = deaktiviert)

Hinweise:

Damit bestehende Artikel im Shop aktualisiert werden, ist ein erneuter Abgleich erforderlich.

Shopware-Schnittstelle: Firma voranstellen

Wir passen den Kunden- und Auftragsabgleich in Shopware so an, dass – sofern ein Firmenname vorhanden ist – dieser in das Feld „Nachname / Firma“ übernommen wird.

Der Vor- und Nachname des Kunden wird in diesem Fall in das Feld „Zusatzname“ eingetragen.
Dadurch erscheint der Firmenname auf dem Beleg oberhalb des Namens des Ansprechpartners.
Dadurch haben es die Transportdienstleister einfacher, den Kunden zu finden.
Um sicherzustellen, dass andere Kundenprozesse nicht beeinflusst werden,
wird diese Funktionalität über eine neue Einstellung „Firma voranstellen“ in der Shopware-Schnittstelle aktiviert.

Diese ist im Reiter „Kundenabgleich“ zu finden.

Shopware: Auftragsrückmeldung nur mit Sendungsnummer möglich

Ab sofort kannst du je Shopware-Verkaufskanal einstellen, dass Aufträge nur dann als „Versandt“ markiert und zurückgemeldet werden, wenn eine Sendungsnummer vorhanden ist.

Diese Option sorgt für mehr Transparenz im Shop und verhindert verfrühte Versandbenachrichtigungen.
Du triffst die Einstellung in der Shopware-Schnittstellenkonfiguration im Tab Konfiguration:
Konfiguration→ Schnittstellen → eCommerce → Shopware → Aufträge→ Auftragsrückmeldung über eine neue Tabelle mit den Spalten:
Shopware-Verkaufskanal und Nur mit vorhandener Sendungsnummer rückmelden.

Hinweise:

Ist für den jeweiligen Verkaufskanal keine Einstellung vorhanden, erfolgt die Rückmeldung wie bisher auch ohne Sendungsnummer.

eCommerce Gutscheine / Rabatte für ZUGFErD anpassen

Alle eCommerce-Schnittstellen wurden so angepasst, dass beim Abgleich für Gutscheine und Rabatte nun automatisch Positionen mit negativer Menge und positivem Preis angelegt werden.

Gutscheine und Rabatte werden jetzt nach den ZUGFeRD-Vorgaben (eBeleg-Schnittstelle) dargestellt und verarbeitet.

Einführung neuer „eBill (PostFinance)“ als eBeleg-Schnittstelle für Schweizer Kunden

v.Soft wird um eine neue eBeleg-Schnittstelle „eBill PostFinance“ erweitert. Damit können Rechnungen und Gutschriften im „Schweizer eBill-Format“ über die PostFinance-Invoicing-Schnittstelle an Kunden übermittelt werden.

Die Umsetzung basiert auf dem bestehenden ZUGFeRD-eBelegversand in v.Soft. Beim Buchen bzw. Versenden von Rechnungen und Gutschriften wird das ZUGFeRD-Dokument automatisch aufbereitet und über die PostFinance-API hochgeladen.

Folgende Funktionen werden ergänzt:
Neue eBeleg-Schnittstelle „eBill PostFinance“ in v.Soft
Konfigurationsmöglichkeiten für API-Zugangsdaten und Schnittstellen-URLs
Erweiterung der Verkaufs-Zahlungsbedingungen um eBill-spezifische Angaben
Automatischer Upload von Rechnungen und Gutschriften an PostFinance
Anpassung des ZUGFeRD-Dokuments an die technischen Anforderungen von PostFinance

Die Übertragung erfolgt vollständig automatisiert im Hintergrund und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Rechnungsprozesse weiter zu digitalisieren und eBill-konform abzuwickeln.

Aktualisierung der Schnittstelle USt-Id-Prüfung per REST-API

Ab sofort kannst du USt-IdNrn. automatisiert über die neue REST-API-Schnittstelle des BZSt prüfen.
Die Aktualisierung dieser Schnittstelle war notwendig, da die vorherige Anbindung nicht mehr zuverlässig war.
Somit können Bestätigungsanfragen wieder direkt aus v.Soft erfolgen.
Jede Abfrage liefert in Echtzeit eine elektronische Antwort, die du direkt weiterverarbeiten und als Nachweis im System dokumentieren kannst.
Dadurch sparst du Zeit bei Abfragen und vermeidest Übertragungsfehler in der USt-Id-Prüfung.

10. Sonstiges

OAuth 2.0: Automatischer E-Mail-Versand über v.Soft (Hintergrund, Schnittstellen, v.App) via Microsoft 365 (Exchange Web Services)

Der E-Mail-Versand in v.Soft wurde erweitert und unterstützt nun den Versand über Microsoft 365 (Exchange Web Services) mit OAuth 2.0-basierter Authentifizierung.
Diese Versandart ersetzt den klassischen SMTP-Versand mit Benutzername und Kennwort, den Microsoft im Laufe des Jahres 2026 nicht mehr unterstützt.
In den meisten E-Mail-Funktionen steht dir daher nun Exchange/Microsoft365 als Versandart zur Verfügung, sodass du den E-Mail-Versand mit OAuth-2.0-Authentifizierung nutzen kannst.
Bitte beachte, dass für die Nutzung des E-Mail-Versands über Microsoft 365 mehrere Einstellungen an unterschiedlichen Stellen in v.Soft sowie im Microsoft Entra Admin Center erforderlich sind.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du in unserer Online-Hilfe unter: hier

Feiertage für nächstes Jahr kopieren

Die Pflege der Feiertage wurde vereinfacht:
Du kannst nun mehrere Feiertage markieren und über die Aktion „Markierte Feiertage für das nächste Jahr kopieren“ direkt für das Folgejahr anlegen.

Voraussetzung für die Auswahl der Aktion ist, dass alle markierten Feiertage aus demselben Jahr stammen.
Beim Kopieren wird das Jahr jedes ausgewählten Feiertags automatisch um ein Jahr erhöht.