Update-Info: v.Soft 2022 Cirrina

Die neue Version v.Soft Cirrina 2022 (R3.2022) beinhaltet unter anderem neue Funktionen wie die Steuerung des robotergestützten Lagersystems Storojet, die Anbindung an einen Volumenscanner, Pick-by-Light sowie das individuelle Verpackungssystem Packsize.

Hinweise:

Im Rahmen der Änderungen wurde zusätzlich die Packstationskonfiguration komplett überarbeitet. Die Einstellungen müssen nach dem Update deswegen neu konfiguriert werden.
Weiter ist die Schnittstelle für Einkaufs-Bestellung/DropShipping als neue Schnittstelle einzurichten
Bei Nutzung von Shopware-Schnittstellen wird eine Beratung durch unseren Support vor Einspielung des Updates empfohlen.

Inhalt

1. Allgemeines & Benutzeroberfläche

2. Einkauf

3. Lager

4. Verkauf & Marketing

5. Servicemanagement & Projektmanagement

1 Allgemeines & Benutzeroberfläche

1.1 Performance-Verbesserungen

Es wurden sowohl allgemeine Performance Verbesserungen als auch Performance-Optimierungen für die Import-Routinen vorgenommen.

1.2 Neuladen-Button für Masken

In allen Masken ist nun ein Neuladen-Button vorhanden, der alle Daten und Auswahldaten der aktuell geöffneten Maske aus der Datenbank aktualisiert.

1.3 Suche nach Datumsteilen in den Übersichten

Es ist nun möglich, auch nach Datumsteilen zu suchen. Dies betrifft sowohl die Suche mit „Alle“ als auch die Suche in einer bestimmten Datums-Spalte in folgenden Masken:

Anlage
Nachrichtenwesen
Reisekosten
Mitarbeiter
Projekt

1.4 Kontaktauswahl bei Belegen

Bei der Kontaktauswahl in Belegen usw. (sowohl bei Lieferantenkontakten als auch bei Kundenkontakten) werden nun zusätzlich noch die Informationen „Abteilung“ und „Funktion“ angezeigt.

1.5 Verbesserung der Artikelsuche in EK und VK-Bereich

Bisher wurde, sobald mindestens ein Artikel dem Suchkriterium exakt entspricht, automatisch der erste Artikel für die weitere Positionsanlage verwendet. Sind jedoch z.B. zwei Artikel mit dem gleichen Matchcode (externe Artikelnummer) vorhanden, so wurde bisher ein Artikel davon zufällig ausgewählt.
Wenn nun ein Artikel mehrfach vorkommt, öffnet sich eine Auswahl der Artikel bzw. die normale Artikelsuche. Weiterhin wurde das Springen in allen VK, EK und Lagermaske in den Positionen verbessert. Je nachdem, über welche Spalte (Nummer, Matchcode, Bestellnr.) der Benutzer zur Mengen-Spalte kam, springt das System nun wieder in diese Spalte zurück.

2 Einkauf

2.1 Ansicht der offenen Posten und Lieferanten

Bei Kunden und Lieferanten wurde die Ansicht der OPOS so umgestellt, dass bei der Einstellung „Zwei Jahre“ alle Posten der letzten zwei Jahre UND alle dazugehörigen Ausgleichsposten (egal, wie alt) angezeigt werden. Das heißt, es werden teilweise auch Ausgleichsposten für Posten angezeigt, die älter als zwei Jahre alt sind und deswegen vor dem Update in der Ansicht nicht erschienen sind.

2.1 Verbesserungen des Bestellvorschlags

Der Bestellvorschlag (auch Bestellrhythmusverfahren genannt) hilft dabei, regelmäßig innerhalb eines bestimmten Intervalls (z.B. alle zwei Wochen) zu prüfen, welche Artikel nachbestellt werden sollen. Ziel ist es, möglichst genau die Warenmenge auf Lager zu haben, wie in diesen zwei Wochen verkauft werden kann, ohne dass der Bestand ausgeht und Kunden auf ihre Bestellung warten müssen. Gleichzeitig soll nur so wenig Ware auf Lager sein wie nötig. Beim Erzeugen eines Bestellvorschlags prüft v.Soft alle in Frage kommenden Artikel und schlägt vor, welche Artikel in welchen Mengen bestellt werden sollen. So musst du nicht selbst durch das Lager gehen und prüfen, was bestellt werden soll. Wichtig: der Bestellvorschlag liefert nur einen Vorschlag. Alle Werte können noch anpasst werden, bevor Bestellerfassungen für die einzelnen Lieferanten vom System erzeugt werden.

Folgende Verbesserungen des Bestellvorschlags wurden im Release 3.2 vorgenommen:

Im Bestellvorschlag können ab sofort mehrere Zeilen auf einmal markiert bzw. de-markiert werden.
Beim Markieren mehrerer Zeilen werden die Werte unten rechts aktualisiert (analog Projekt/Meine Aufgaben).
Bei der Auswahl „Hauptlieferant“ wird das Feld „Lieferantenvorschlag“ deaktiviert (da der Benutzer den Lieferanten ausgewählt hat, muss der Lieferant nicht weiter eingegrenzt werden).
Zusätzlich wird sichergestellt, das bei gewähltem „Hauptlieferant“ keine anderen Lieferantenpreise herangezogen werden.
Der Bestellvorschlag rechnet nicht mehr mit dem Ø-EK, sondern mit dem tatsächlichem Lieferantenpreis. Bei Staffelpreisen wird mit der Preisstaffel gerechnet, auf die sich der Bestellvorschlag bezieht.
Der Wert in der Spalte „Bestellwert“ ergibt sich damit dann auch aus Lieferantenpreis * Menge in EUR (der Ø-EK pro Stück wird weiter in der Spalte „Dursch. EK“ angezeigt).
Dazu wurde allgemein die Performance verbessert.

*P210/1, P210/2

2.1.1 Manuelle Bearbeitung des Bestellvorschlags

Alle Werte des Bestellvorschlags können noch manuell angepasst werden, bevor Bestellerfassungen für die einzelnen Lieferanten vom System erzeugt werden.

Wenn der Benutzer manuell die Mengen verändert, werden dieselben Prüfungen für die Mengen/Preisberechung wie in den EK-Belegen (Bestellerfassung) durchgeführt. Das heißt, die Preisberechnung erfolgt über den Lieferantenpreis, wenn ein Lieferantenpreis existiert, andernfalls über den Ø-EK. Dazu werden die Mindestbestellmenge und die Menge pro Verpackung geprüft.
Zusätzlich wird die Preisberechnung beim Ändern des Lieferanten neu durchgeführt.
Beim Erzeugen von Bestellerfassungen wird nun sichergestellt, dass der Bestellwert im Bestellvorschlag und in der Bestellerfassung gleich ist.
Die Meldungen für den Benutzer wurden ebenfalls erneuert und sind nun besser verständlich.
Falls die Lieferantenpreise nicht gefunden wurden, warnt das System nur noch einmal.
Dazu wurden Verbesserungen beim Sicherheitsbestand außerhalb der Saison umgesetzt und die Funktion „Mengen begrenzen“ wird nun auch bei der Vorratsbestellung berücksichtigt.

*P210/2, P210/3

2.1.2 Erweiterung des Bestellvorschlages um Bearbeiter- bzw. Mitarbeiter-Filter

Der Bestellvorschlag kann nun gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Dazu wurde der Bestellvorschlag analog zur Maske „Lagerumbuchung“ um einen Mitarbeiter-Filter (Auswahl/Suchfeld für den Mitarbeiter und Checkbox „Filter aktiv“) erweitert. Wenn der Filter aktiv ist, werden in der Maske nur die Zeilen des Bestellvorschlags angezeigt, die der gewählte Mitarbeiter/Bearbeiter generiert hat. Ist der Filter nicht aktiv, werden (wie jetzt auch) alle Positionen des Bestellvorschlags angezeigt. Der Filter ist beim Öffnen der Maske standardmäßig aktiv und mit dem aktuellen Mitarbeiter vorbelegt.
Zusätzlich wurde ein neues Recht „Mitarbeiter-Filter deaktivieren“ geschaffen. Hat der aktuelle Benutzer das Sonderrecht nicht, kann der Filter nicht deaktiviert und der ausgewählte Mitarbeiter nicht verändert werden.
So kann der Bestellvorschlag parallel von mehreren Mitarbeitern/Benutzern erstellt und bearbeitet werden.

*P210

2.2 Dropshipping

2.2.1 Erweiterung des Dropshipping-Prozesses: Erzeugen von Bestellerfassungen

In der Grundkonfiguration von v.Soft kann nun eingestellt werden, ob Dropshipping-Bestellungen direkt versenden/bestellt werden sollen (wie bisher der Fall) oder ob die EK-Bestellungen als Bestellerfassungen generiert werden sollen und damit bearbeitbar sind. Außerdem wurden folgende VK-Erweiterungen vorgenommen:

Die VK-Belege wurden so erweitert, dass der Haken „Dropshipping“ in den einzelnen Positionen editierbar ist. Der Benutzer kann auf diese Weise entscheiden, ob eine Position selbst geliefert werden soll oder via Streckengeschäft.
Einführung des neuen Lagertyps „Dropshipping-Lager“: Wenn der Haken „Dropshipping“ gesetzt wird, stellt v.Soft den Lagerort automatisch auf ein Dropshipping-Lager um. Dadurch wird bei bestandsgeführten Artikeln automatisch der Bestand richtig verwaltet (und ggf. zwischen eigenem Lagerbestand desselben Artikels unterschieden).
Alternativ kann der Benutzer direkt ein Dropship-Lager wählen. Dann wird automatisch der Dropship-Haken gesetzt.
Der VK-Auftrag kann anschließend gebucht werden. Vor dem Erzeugen des Lieferscheins wird geprüft, ob Dropshipping-Positionen vorhanden sind. Pro Dropship-Lieferanten wird ein eigener Lieferschein erzeugt. Diese werden nicht gedruckt. Für die restlichen Positionen wird ein eigener Lieferschein erzeugt.

*P220, P120/2

2.2.2 Dropshipping: Erweiterung der Bestellwege und neue Einkaufsschnittstelle „Dropshipping via E-Mail“

Nachdem die Bestellerfassungen erzeugt und automatisch geöffnet sind, kann der Benutzer die Bestellungen bearbeiten und anschließend an die Lieferanten versenden. Damit der Prozess „Versand der Dropshipping-Bestellungen via Email“ reibunglos mit der neuen Tekno-Schnittstelle funktioniert, wurden folgende Änderungen vorgenommen:

Die bisherige Dropshipping-Funktion beim Buchen einer Bestellung wurde in eine Schnittstelle (Einkaufs-Bestellung) umgewandelt. Die Schnittstelle und die neue Tekno-Schnittstelle kann den einzelnen Bestellwegen zugeordnet werden.
In der Schnittstelle „Dropshipping via E-Mail Versand“ kann einzeln ausgewählt werden, welche Daten an die Email angehängt werden (Bestellbeleg, EKB-PDF, EKB-Lieferschein-PDF, Bestelldaten via XML).
Anschließend kann der Benutzer über „Bestellen“ die Bestellerfassung in eine Bestellung umwandeln. Über den Bestellweg wird geprüft, ob eine automatische EK Bestellungsschnittstelle aktiv ist. Ist dies der Fall, wird analog zum eBeleg im VK-Bereich der Druck der Bestellung unterbunden und alternativ über den gewählten Bestellweg und die dahinterliegende Schnittstelle versendet.

*P220/2

2.2.3 Erweiterung Lieferschein um E-Mail und Telefonnummer des Kunden

Beim Versand über Dropshipping wird beim Buchen des Auftrags automatisch eine Bestellung erzeugt und die Belege (Bestellung, Lieferschein) per E-Mail an den Lieferanten geschickt. Auf dem Lieferschein steht oben links neben der Adresse nun zusätzlich auch die E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kunden.

Erweiterung des Verkaufs- und des Einkaufslieferscheins (der aus den Daten der Einkaufsbestellung erzeugt wird) um die E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kunden
Beim VK-Lieferschein stehen diese zusätzlichen Daten zur Verfügung
Für den EK-Lieferschein werden die EKBs um die zwei neue Felder E-Mail und Telefonnummer des Kunden erweitert. Diese werden beim Setzen der Kundendaten automatisch befüllt, analog zu den VK-Lieferscheinen.
Die zusätzlichen Daten werden in den Lieferscheinen direkt unter der bisherigen Adresse des Kunden angedruckt.

(ST021304)

2.3 Erweiterung der Bestelleskalation um ein zusätzliches Berechnungsverfahren

Für den Handel ist der Bestellvorschlag ein gutes Mittel, um ausreichend Waren einzukaufen und den Lagerbestand zu optimieren. Im Projektgeschäft werden jedoch oft große Stückzahlen auf einmal benötigt, um einen Auftrag beliefern zu können. In diesem Fall ist die Funktion Bestelleskalation sinnvoll. Wenn das Bestellrhythmusverfahren nur alle zwei Wochen ausgeführt wird, kann es sein, dass durch einen Auftrag mit hohen Stückzahlen der Artikel deutlich früher ausverkauft ist als gedacht – ohne, dass es direkt bemerkt wird. Bei der Bestelleskalation wird ein verantwortlicher Mitarbeiter automatisch informiert, wenn der Bestand bei einem oder mehreren Artikeln bis zur nächsten Bestellung nicht ausreicht. So kann der Mitarbeiter den Artikel zügig bestellen und Lieferverzögerungen an die Kunden entweder komplett verhindern oder zumindest zu beschränken.

Das Berechnungsverfahren für die Bestelleskalation in der Version 3.2022

Im Release 3.2022 wurde ein neues Berechnungsverfahren für die Bestelleskalation programmiert. Der Benutzer kann für jeden Lieferanten wählen, ob das alte, bereits vorhanden Verfahren (Bestelleskalation auf Basis der Bestellperioden) oder das neue Verfahren (Bestelleskalation auf Basis des letzten Abverkaufsdatums) angewendet werden soll.

Die Bestelleskalation auf Basis des letzten Abverkaufsdatums berechnet die Eskalationen wie folgt:

Der verfügbare Bestand wird analog zur Verfügbarkeitsprognose in der Artikel-Info berechnet (die Berechnung geht exakt über all die Tage, die der Graph in der Verfügbarkeitsprognose anzeigt)
Es werden die Tage berechnet, an denen der Bestand unter 0 fällt. Besonders interessant ist nun der letzte Zeitpunkt, an dem der Bestand unter 0 fällt (bildlich gesprochen: Der Graph geht von positiven Bestand in den negativen Bestand und bleibt dann im Berechnungszeitraum negativ), da kein weiterer Wareneingang aus einer Bestellung mehr erwartet wird.
Die Bestelleskalation wird ausgelöst, wenn bis zu diesem Zeitpunkt weniger Tage bleiben als die Lieferzeit des Artikels/Lieferanten beträgt.
Vorteil dieser Berechnungsmethode: für den Benutzer ist sofort ersichtlich, warum die Eskalation ausgelöst wurde, denn ein Blick auf den Graph der Verfügbarkeitsprognose genügt. Die komplizierte Berechnung mit dem Stichtag der Bestellperioden entfällt und es werden keine negativen Bestände mehr übersehen. Da immer nur das letzte Abverkaufsdatum geprüft wird, entfallen unnötige Eskalationen (wenn nach der Eskalation bereits ein Wareneingang erwartet wird): es wird nur dann eskaliert, wenn der Benutzer noch eingreifen kann. Bei Beständen unter 0, auf die dann wieder eine Bestellung folgt, ist dies ja nicht der Fall.
Alle anderen Voraussetzungen für die Bestelleskalation bleiben gleich. Überarbeitet wurde lediglich die Meldung, die der Benutzer erhält, wenn die Eskalation ausgelöst wurde. Diese wird an das neue Berechnungsverfahren angepasst.
Die Bestellperioden im Lieferanten werden bei der Berechnung der Eskalation nicht mehr benutzt, falls das Verfahren auf Basis des letzten Abverkaufsdatums verwendet wird.

Die Lieferantenmaske wird um die folgenden Optionen erweitert:

Für die Bestelleskalation allgemein: eine zusätzliche Option, die Bestelleskalationen für diesen Lieferanten um eine KW deaktiviert (wird automatisch in der nächsten KW wieder aktiviert)
Für die Bestelleskalation auf Basis des Abverkaufsdatums: die Option, dass bereits gewarnt werden soll, wenn der Sicherheitsbestand unterschritten wird (bezieht sich nur auf den Sicherheitsbestand innerhalb der Saison)
Für den Lieferant bzw. die Lieferzeit: Unter „Aktionen“ die Möglichkeit, die Lieferzeit des Lieferanten auf alle Artikel zu übernehmen, die diesen Lieferanten als Standardlieferant hinterlegt haben (inkl. einem kurzen Protokoll mit den betroffenen Artikeln
Über ein globales Setting ist es möglich, immer einen gewissen Prozentsatz auf die Lieferzeit des Lieferanten / des Artikels aufzuschlagen. Beispiel: Lieferzeit des Artikels sind 90 Tage, 25% Aufschlag -> Die Bestelleskalation rechnet mit einer Lieferzeit von 112,5 Tagen

2.4 Neues Tool „Stücklisten-EK-Preis-Update“

Einkaufspreise für Rohstoffe können sich sehr schnell und drastisch erhöhen. Die neuen Einkaufspreise werden jedoch in den bestehenden Stücklisten, in deren Einstands(Einkaufs)-Preis bereits gepflegt sind, nicht automatisch aktualisiert, da dies nicht in allen Firmen automatisch stattfinden soll.
Dafür wurde ein neues „Tool“ im Menü „Lager & Logistik/Tools/Stücklisten-EK-Preisupdate“ erstellt. Dort gibt es das Auswahlfeld „Artikelgruppe“, mit dem die Aktualisierung von Stücklisten auf eine Artikelgruppe eingeschränkt werden kann. Sollen alle Stücklisten aktualisiert werden, so kann einfach die Artikelgruppe „Alle“ gewählt werden.
Weiter gibt es einen Button „EK-Preise aktualisieren“. Mit Klick auf diesen Button werden alle Stücklisten in der ausgewählten Artikelgruppe selektiert und für deren Komponenten das Feld „durchschn. EK-Preis netto“ mit den in den Komponenten hinterlegten durchschn. EK-Preis netto (sofern vorhanden – sonst kalk. EK netto) aktualisiert. Anschließend wird die EK-Summe aller Komponenten im Kalk. EK-Netto der Stückliste sowie brutto errechnet und hinterlegt.
Sollte eine Komponente wiederum eine Stückliste sein, so muss diese vor der Übernahme der Werte ebenfalls aktualisiert werden.

2.5 EK-Bestellung: Neues Feld „Notiz“

Die EK Bestellung, Bestellererfassung und archivierte Bestellungen wurden um ein Feld „Notiz“ erweitert, analog zu Stammdaten. Tekno Protokolle werden automatisch in die Notiz übernommen.

*P210, P220

3 Lager

3.1 Artikelstamm: Artikelinfo: unter REITER Verkauf „Auftrag-Zahlungsbedingung“ als Spalte

In der Artikelinfo im Reiter Verkauf gibt es jetzt die Spalte Auftrag-Zahlungsbedingung (ggf. muss diese eingeblendet werden).

3.2 Neue Packstationsverwaltung/Lager-Terminals

Hinweis: nach dem Update auf 3.2022 muss die Packstationsverwaltung aufgrund der Änderungen neu konfiguriert werden!
Für die verschiedenen Komponenten der Lagerautomatisierung wird die Information benötigt, an welchem lokalen System gerade gearbeitet wird.
Analog zur Kassenverwaltung wurde deswegen eine neue Packstationsverwaltung geschaffen. Dazu wurden alle bisherigen Konfigurationsmöglichkeiten unter Grundeinstellungen -> Lokale Einstellungen -> Packstation in die neue Packstationsverwaltung umgezogen und können dadurch für lokale Anbindungen (Volumenscanner, Storojet-Port, Pick-By-Light usw.) einfach erweitert werden. Pro Lokaler Konfiguration wird dann nur noch die lokal aktive Packstationsnummer bzw. der Name der Packstation ausgewählt.
Zusätzlich wurde die Packstationsverwaltung so erweitert, dass bei bestimmten Schnittstellen, bei denen sich die Konfiguration von Packstation zu Packstation unterscheidet, weiterführende Konfigurationen getroffen werden können (z.B. welcher Volumenscanner an welcher Packstation aktiv ist).

3.3 Erweiterung der Artikel um Volumendaten

Durch Digitalisierung und Automatisierung im Lager und in der Kommissionierung steigen die Anforderungen an exakte und umfangreiche Artikelstammdaten. So benötigen beispielsweise automatisierte Lager- und Kommissioniersysteme wie Storojet als auch Packing-On-Demand-Systeme wie Packsize zusätzliche Informationen.

Hier geht es zum Kundenbericht: Automatisiertes Lager bei Modellbau Härtle mit v.Soft und STOROJET

Um die benötigten Volumendaten in v.Soft zu hinterlegen, wurde die Artikelmaske im Reiter Eigenschaften um einen neuen Abschnitt „Abmessung“ erweitert. Hier können neben dem Gewicht jetzt auch Höhe, Breite und Tiefe eines Artikels hinterlegt werden. Die Maßeinheiten werden immer in Milimetern (mm) eingetragen. Zusätzlich gibt es jetzt die Checkbox „Schutzbedürftig“ für beispielsweise zerbrechliche Ware. Der Artikelimport wurde ebenfalls erweitert.

3.3.1 Erweiterung des Wareneingangs um Volumendaten

Um eine mehrfache Bearbeitung von Artikeln zu vermeiden und um sicherzugehen, dass für alle Artikel im System Volumen- und Gewichtsdaten hinterlegt sind, kann die Erfassung der Volumendaten direkt beim Wareneingang neuer Artikel erfolgen. Das Buchen eines Wareneingangs ist nur möglich, wenn alle Positionen mit Volumendaten versorgt sind.
In der Konfiguration wurde ein neues Setting „Wareneingang nur mit vollständigen Artikel-Abmessungen“ eingefügt. Ist das Setting aktiv, kann im gesamten EK-Bereich nur dann Ware zugebucht werden, wenn der Artikel vollständig mit Gewicht (brutto) und Höhe/Breite/Tiefe gepflegt ist. Dies betrifft nur Artikel mit Lagerhaltung und Rückstandsauflösung.

Bei EK-Bestellungen und EK-Rechnungen sowie bei Retouren und Filiallieferungen werden die Positionen vor dem Öffnen der Buchungsmaske geprüft. Bei fehlenden Daten wird eine Warnung ausgegeben und die Buchung nicht zugelassen.
Im Wareneingang werden alle Positionen farbig markiert, bei denen das Gewicht oder die Volumendaten fehlen. Das Bestätigen (also das Buchen) ist nur dann möglich, wenn alle Positionen vollständig erfasst sind.
Um das Erfassen fehlender Volumendaten im Wareneingang zu erleichtern, wird (falls das Setting aktiv ist) in die Wareneingangsprüfung ein neuer Button „Volumendaten erfassen“ eingefügt. Über diesen Button wird die Maske „Volumendaten erfassen“ (siehe Pos. 2.00) geöffnet und automatisch mit den Artikeln vorbelegt, bei denen die Gewichts- und Volumendaten noch fehlen.
In der Maske kann der Benutzer dann entweder via Schnittstelle zu einem Volumenscanner oder manuell die fehlenden Daten der Artikel nachtragen.

Wenn die Maske „Volumendaten erfassen“ geschlossen wird, werden die Artikeldaten automatisch neu geladen. Falls nun alle Daten vorhanden sind, wird die Buchung freigegeben.

*P310/2,P340/3, P220/4a

3.3.2 Neue Maske: „Volumendaten erfassen“

Die primäre Erfassung der Volumendaten erfolgt über den EK-Wareneingang, ist aber auch frei möglich. Dazu wurde die neue Maske „Volumendaten erfassen“ erstellt. Die Maske kann auf zwei Arten aufgerufen werden:

Im Wareneingang unter „Aktionen“
Im Hauptmenü unter „Lager & Logistik -> Tools“

Die Maske selbst besteht aus einer Tabelle, in der eingelesene Mess-Ergebnisse angezeigt und korrigiert werden können. Die Anzahl der eingelesen und vollständigen Messergebnisse wird unten in der Tabelle angezeigt.
Falls die Maske aus dem Wareneingang geöffnet wird, ist pro zu erfassendem Artikel bereits eine Zeile angelegt. Dadurch kann der Benutzer bei der Bearbeitung sofort erkennen, welche Artikel noch eingelesen werden müssen. Ansonsten bleibt die Maske beim Öffnen über das Menü leer.
Über den Button „Volumenscanner Daten einlesen“ werden alle .csv-Dateien, die aktuell im Arbeitsverzeichnis der Packstation liegen, eingelesen.
Das Einlesen an sich kann mehrfach erfolgen, der Benutzer kann also mit offener Maske weitere Artikel im Volumenscanner bearbeiten – oder vor dem Öffnen können bereits Daten erfasst worden sein.
Nachdem die Daten eingelesen sind, wird pro Messergebnis über die Spalte „Barcode“ der Artikel in v.Soft gesucht. Falls bereits eine Zeile mit der Artikelnummer existiert, werden die Messergebnisse in diese Zeile übernommen. Wenn keine Zeile vorhanden ist, wird eine neue Zeile angelegt und die Messergebnisse und (falls zugeordnet) die Artikelnummer übernommen. Zeilen mit Messergebnis ohne Artikelzuordnung werden farbig markiert.
Über den Button „Daten übernehmen“ kann der Benutzer nun alle Volumendaten und das Gewicht automatisch in die jeweiligen Artikel übernehmen.

Folgende Punkte sind zu beachten:

Der Button „Volumendaten einlesen“ ist nur dann aktiv, wenn der jeweiligen lokalen Packstationsverwaltung ein Volumenscanner zugeordnet ist.
Es werden keine Messergebnisse gespeichert. Das heißt, wenn die Maske geschlossen wird, ohne die Daten in die Artikel zu übernehmen, sind die Daten verloren.
Die Maske kann mit oder ohne Schnittstelle zu einem Volumenscanner benutzt werden.

3.3.3 Fehlende Volumendaten erkennen und nachtragen

Für die Kommissionierung und den Versand ist es wichtig, dass die Volumendaten stets gepflegt sind. Deswegen gibt es verschiedene Mechanismen, die dabei helfen, die Volumendaten nachzupflegen.

Erweiterung der Pickliste: Artikel mit fehlenden Volumendaten kennzeichnen: Artikel, die noch ohne Volumendaten sind, müssen nach der Kommissionierung noch über die Volumenscanner laufen, um die Maße zu erfassen. Dazu werden die entsprechenden Artikel auf den Picklisten besonders gekennzeichnet.
Prüfung fehlender Volumendaten vor der Auftragsbuchung via Kommissionierung: Vor dem Buchen eines Auftrags via Kommissionierung wird geprüft, ob bei allen Artikeln Volumendaten erfasst wurden. Die Buchung ist erst dann zulässig, wenn von allen (rückstandsaufgelösten) Artikeln die Volumendaten erfasst sind.
Prüfung fehlender Volumendaten in der Lagerumbuchung und der Storojet-Einlagerung: In der Lagerumbuchung und in der Storojet-Einlagerung wird geprüft, ob Volumendaten vorhanden sind.
Fehlende Volumendaten in extra Spalte und im Info-Bereich: Fehlende Volumendaten werden in einer extra Spalte angezeigt, nach der sortiert werden kann. Dazu wurde eine Anzeige im Infobereich eingefügt.
Volumendaten erfassen: Löschbutton für leere Zeilen und nicht erfasste Artikel: Für leere Zeilen und nicht erfasste Artikel wurde ein Löschbutton hinzugefügt.

*P131, P130, P120

3.4 Änderung im Wareneingang

3.4.1 Alle Bestellungen eines Lieferanten zum Wareneingang hinzufügen

Bereits zuvor war es im Wareneingang möglich, mehrere Bestellungen eines Lieferanten der Wareneingangsprüfung manuell hinzuzufügen. Der Wareneingang wurde nun zusätzlich um einen Button erweitert, der ALLE Bestellungen des Lieferanten dem Wareneingang zur Prüfung hinzufügt.
Der Button ist nur dann aktiv, wenn dem Wareneingang bereits eine Bestellung hinzugefügt wurde und somit bereits der Lieferant gewählt wurde.

*P310/1

3.4.2 Informationen zum Bearbeiten im Wareneingang anzeigen

Der Wareneingang wurde zusätzlich so erweitert, dass im oberen Drittel der Wareneingangsprüfung (unter dem Scan-Feld) Informationen zum aktuell gescannten Artikel angezeigt werden können.
So bleibt die Wareneingangsprüfung auch bei großen Bestellungen übersichtlich und der Mitarbeiter sieht, welchen Artikel er gerade bearbeitet.
Außerdem kann der Benutzer die Grid-Aktionen über touch-fähige Buttons betätigen. Die Option lässt sich in der Packstationsverwaltung aktivieren / deaktivieren.
Falls die Option aktiv ist, wird für den Benutzer gut lesbar angezeigt:

Gelieferte Menge und Rückstand
Artikelnummer(n), Artikelbezeichungen, Interne Bezeichung (+ Variantenattribute, falls Variantenartikel)
Farbige Markierung analog der Farbe im Grid
Große Buttons für die Aktionen „Teilmengen akzeptieren“, „Teilmengen manuell bestätigen“, und „Artikel öffnen“

*P310/2

3.4.3 Bestellungen vor dem Buchen im Wareneingang neu initialisieren

Bei der Wareneingangsprüfung werden ab jetzt die Bestellungen vor dem Buchen aus der Datenbank geholt. Anschließend werden die vom Benutzer erfassten Mengen in die Bestellpositionen übernommen und die Bestellungen gebucht. Durch diese Änderungen werden alle Parallelitätsverletzungen verhindert, die dann entstehen können, wenn gleichzeitig (z.B. über den Tag verteilt) am selben Beleg gearbeitet wird. Nur beim Buchen selbst können noch Konflikte entstehen – da aber kaum in der selben Sekunde auf Buchen gedrückt wird, sind solche Probleme sehr unwahrscheinlich.

*P310/2

3.5 Neuerungen in der Lagerumbuchung / Differenzbuchung / Ticket

Ab sofort kann über das Menü mit der rechten Maustaste gelöscht werden.
Nach der Umlagerung aus dem Ticket wird der Lagerort automatisch aktualisiert.
Das Ursprungslager wird analog Ziellager-Vorschlag aktualisiert.
Die Seriennummer-Erfassung via Scan muss nicht mehr manuell mit ‚Enter‘ bestätigt werden, sondern erfolgt automatisch.
Differenzbuchung: Die Lagerort Massenzuweisung erfolgt nun analog zur Lagerumbuchung.
Ticket + Rückmeldung: Die Lagerort Massenzuweisung erfolgt auch hier analog zur Lagerumbuchung.
Das Öffnen von Artikeln ist nun auch aus der Differenzbuchung und Umlagerung möglich.

*P350, P320, P610/2, P610/2a

3.6 Erweiterung der Maske Filialausgang

Neue Option: „Auffüllbestände“

Die bereits bestehende Funktion/Aktion „Filialauslieferung füllen“ wurde um eine neue Option „Auffüllbestände“ erweitert. Bei der Auswahl dieser Option wird eine weitere Unteroption „Reservierungen berücksichtigen“ sichtbar. Mit Klick auf „Vorschlag generieren“ werden alle Artikel ermittelt, die in der Auffüllverwaltung für die im Filialausgang gewählte Filiale eingetragen wurden, außerdem die Lagerbestände (egal welcher Lagerort analog Maske Filialbestände) sowie die Reservierungen (Aufträge in der Filiale) – soweit aktiviert – und mit dem gepflegten Auffüllbestand verglichen. Evtl. Differenzen (d.h. weniger verfügbarer Bestand also Auffüllbestand) werden als Filialausgang eingetragen und mit der Differenz als Menge befüllt.

Neue Maske: „Auffüllbestände“

Um die Bestände zu verwalten, wurde eine neue Maske „Auffüllbestände“ unter Lager&Logistik/Tools erstellt. Die Maske wurde so aufgebaut, dass oben eine Filiale ausgewählt werden kann. Die aktuelle Filiale wird dabei vorbelegt. Nach Auswahl einer Filiale können in einem Tabellenelement darunter die Auffüllbestände der einzelnen Artikel gepflegt werden. Die Tabelle enthält folgende Spalten: „Artikelnummer“, „Bezeichnung 1“, „Bezeichnung 2“, Attribute 1 bis 3 (sofern aktiv) , „Auffüllbestand“, „Einheit“, „Interne Bezeichnung“, „Externe Artikelnummer“.
Dort können nun für die gewählt Filiale für jeden Artikel, der immer einen bestimmten Mindest-Auffüllbestand haben soll, je Artikel eine Zeile angelegt werden. Dies geschieht über die Eingabe einer Artikelnummer / Auswahl eines Artikels sowie der Hinterlegung des Auffüllbestandes.

*P330/3, P330/4, P330/5

3.7 Erweiterung im Graph Verfügbarkeitsprognose

Die Verfügbarkeitsvorschau im Artikel-Info-Tab und im Bestellvorschlag wurde erweitert. Das Arbeiten mit der Verfügbarkeitsvorschau ist nun deutlich leichter und übersichtlicher. Engpässe bei der Lieferbarkeit von Artikeln werden schneller erkannt.

In den Globalen Einstellungen unter Lager & Logistik -> Artikel -> Verfügbarkeitsvorschau sind folgende Optionen einstellbar:

„Lagervorschau auf Basis der Lieferzeit“: Ist die Option aktiviert, wird die Prognose nicht für alle Artikel gleich angezeigt und berechnet, sondern über ein (global konfigurierbares) n-faches die Lieferzeit des Standardlieferanten. Dadurch wird erreicht, dass die Verfügbarkeitsvorschau für jeden Artikel einen möglichst optimalen Ausblick gibt. Falls kein Lieferant gepflegt oder keine Lieferzeit angegeben ist, wird auf das bereits vorhandene Setting „Lagervorschau für n Tage“ zurückgegriffen.
„Verfügbarkeitsvorschau im Artikel anzeigen“: Wenn diese Option gewählt ist, wird die Verfügbarkeitsvorschau direkt im Artikel anstatt der „Bewegungen der letzten 12 Monate“ angezeigt (in reduzierter Form). So kann der Benutzer direkt im Artikel sehen, ob es zu Lieferschwierigkeiten kommt und muss nicht zuerst die Artikel-Info dazu aufrufen.

Der Graph der Verfügbarkeitsvorschau wurde um die folgenden Optionen erweitert (diese werden nirgendwo gespeichert und können direkt am Diagramm über Schaltflächen/Checkboxen eingestellt werden):

Schnelle Umschaltoptionen für unterschiedliche Zeiträume (1 Monat / 3 Monate / 6 Monate / 12 Monate)
Verbesserte Darstellung des Graphen und der Kennzahlen (Prognostizierte Verkäufe pro Woche / Prognostizierte Abverkaufsdati / Aktueller Lagerbestand / Aktuell Verfügbarer Bestand)
Eine Option, die Verkaufsprognose um einen bestimmten Faktor (-1/2, -1/4, +1/4, +1/2) höher/niedriger zu gewichten: So kann der Benutzer direkt sehen, wie sich die Verfügbarkeit ändert, falls weniger/mehr verkauft wird als prognostiziert

3.8 Erweiterung des Berichts Lagerwert

Der Bericht wurde optimiert und um folgende Felder erweitert:
– Eingrenzung mit „Externe Artikelnr.“ von bis

3.9 Bericht „Artikel ohne Bewegung“

Der Bericht „Artikel ohne Bewegung“ wurde um folgende Auswahlfelder erweitert:
– von/bis Artikelnummer
– von/bis externe Artikelnummer (Matchcode)

3.10 Export der Verkaufsbeschreibung von Artikeln

Wird unter Lager & Logistik -> Berichte -> Artikel-Liste ein Export gemacht, zeigt die Spalte Sales Description (Verkaufsbeschreibung) nun die Verkaufsbeschreibung ohne RTF-Formatierungs-Tags an.

4 Verkauf & Marketing

4.1 Ansicht der offenen Posten und Kunden

4.2 Erweiterung Tab-Funktion der VK-Belege

Nicht immer sind im Artikelstamm alle Preise hinterlegt – vor allem dann, wenn je Auftrag der Preis des Artikels neu festgelegt wird. Bisher ging das System davon aus, dass der Preis im System hinterlegt ist und sprang im Auftrag nach der Eingabe der Menge automatisch zur nächsten leeren Zeile.
Damit die Eingabe der Aufträge dennoch zeiteffizent ohne Maus eingegeben werden kann, wurde analog der Benutzereinstellung „Scanner-Vorschub f. Erfassung“ eine neue Einstellung „Preiseingabe bei Erfassung“ für Angebot, Auftrag, Rechnung und Gutschrift geschaffen. Bei aktivierter Einstellung springt der Cursor nach der Eingabe der Menge dann zum Feld „Netto-Preis“ und erst beim Verlassen des Feldes in die nächste neue Position.

4.2 Erweiterung der VK-Preisberechnung

Artikel, deren Preise sich ständig ändern, erfordern einen hohen Pflegeaufwand – insbesondere bei manuell angelegten Aufträgen. Analog des bisherigen Systems wird nun bei der Erfassung bzw. der Preisberechnung im Verkaufsbereich auch der letzte VK-Preis des Artikels für den aktuellen Kunden wieder vorgeschlagen. Somit ist die Änderung der Preise nur noch bei Änderungen zum letzten Preis nötig.
Der letzte Preis wird jedoch nur übernommen, wenn für den Artikel im aktuellen Auftrag kein anderer Preis als der VK-Listenpreis ermittelt wird.

4.3 Erweiterung Auftragsmaske um Button „Lieferadresse übernehmen“

Es ist nun möglich, die Anlagenadresse als Lieferadresse zu übernehmen (bisher wurde die Lieferadresse manuell in den Auftrag eingepflegt). Dazu wurde in der Auftragsmaske hinter der Marktnummer (Anlagennumer) unter Projekt & Service ein neuer Buttpn eingefügt, der per Klick die Anlagenadresse als Lieferadresse hinterlegt. Bei manueller Pflege bzw. Änderung der Marktnummer (Anlagennummer) erfolgt bereits nach einer Sicherheitsabfrage die Übernahme.

4.4 Adresse bei bereits teilgelieferten Aufträgen ändern

Es ist nun möglich, bei noch offenen, aber bereits teilgelieferten Aufträgen die Lieferadresse zu ändern. Aufgrund von steuerlichen Thematiken ist es jedoch nicht möglich, das Lieferland zu ändern.

*P120/2

4.5 DropShip-Aufträge

Erweiterung des Dropshipping-Prozesses: Erzeugen von Bestellerfassungen

Die VK-Belege wurden so erweitert, dass der Haken „Dropshipping“ in den einzelnen Positionen editierbar ist. Der Benutzer kann auf diese Weise entscheiden, ob eine Position selbst geliefert werden soll oder via Streckengeschäft.
Einführung des neuen Lagertyps „Dropshipping-Lager“: Wenn der Haken „Dropshipping“ gesetzt wird, stellt v.Soft den Lagerort automatisch auf ein Dropshipping-Lager um. Dadurch wird bei bestandsgeführten Artikeln automatisch der Bestand richtig verwaltet (und ggf. zwischen eigenem Lagerbestand desselben Artikels unterschieden).
Alternativ kann der Benutzer direkt ein Dropship-Lager wählen. Dann wird automatisch der Dropship-Haken gesetzt.
Der VK-Auftrag kann anschließend gebucht werden. Vor dem Erzeugen des Lieferscheins wird geprüft, ob Dropshipping-Positionen vorhanden sind. Pro Dropship-Lieferanten wird ein eigener Lieferschein erzeugt. Diese werden nicht gedruckt. Für die restlichen Positionen wird ein eigener Lieferschein erzeugt.

*P220, P120/2

4.6 Teilbelieferter Auftrag über archivierte Rechnungen öffnen

Es ist nun möglich, teilgelieferte Aufträge auch über die archivierten Rechnungen zu öffnen. Das funktioniert nun grundsätzlich für alle Archivbelege mitsamt den jeweiligen offenen Belegen in BEIDE Richtungen.

4.7 Ergänzung der Kommissionieraufträge um Anzeige- und Löschfunktion

Die Kommissionieraufträge wurden um eine Anzeige ergänzt. Diese zeigt an, wie viele Aufträge und wie viele Kom-Aufträge erstellt bzw. geladen wurden. Dazu gibt es eine neue Funktion: Alle Kom-Aufträge löschen.

4.8 Neue Zeitübernahme-Funktion für Aufträge

Positionen, die im im Angebot als „Nach Aufwand“ ausgeschrieben wurden, können zukünftig einfacher abgerechnet werden. Bei aktiver Zeiterfassungslizenz ist die Option „Stunden inkl. Einzelnachweis übernehmen“ möglich. Diese errechnet die erfassten Stunden auf die Auftragsposition und übernimmt diese in die Spalte „Menge“. Sollte die Position eine Alternativposition sein, löscht die Funktion diese Einstellung selbstständig.
Weiter wird analog dem Projektrechnungslauf mit der Option „Einzelnachweis als Positions-Beschreibung hinzufügen“ die Beschreibung um den Einzelnachweis der Stunden erweitert (nicht überschrieben!).

4.9 Erweiterung der Kundenselektion

Die bestehende Funktion „Kundenselektion“ soll um eine neue Abfrage „Kunden ohne Wiedervorlagen“ bzw. „Kunden mit Wiedervorlagen“ erweitert werden. Die Funktion unterstützt so bei der (Neu-)Benutzung des v.Soft-Nachrichtenwesens. Damit kann zum Beispiel eine Abfrage „alle Kunden“ der Kundengruppe „Firmenkunden“, die „keine Wiedervorlage“ haben, erstellt werden. In der Ergebnisliste werden alle Kunden einzeln aufgelistet und können von dort direkt geöffnet werden, um eine Wiedervorlage zu erstellen.

4.10 Neues Tool: Stapelfakturierung

Es wurde ein neues Tool namens „Stapelfakturierung“ entwickelt. Darüber können alle Aufträge, die komplett geliefert sind, automatisch gesammelt fakturiert werden. Die Umsetzung orientiert sich an der Sammelfakturierung für die Wiederkehrende Rechnungen, welche eine ähnliche Funktionalität bietet.

So funktioniert die Stapelfakturierung:

Damit zwischen Lieferung und Rechnungsstellung etwas Zeit vergeht, hat der Mitarbeiter als erstes die Möglichkeit, die zu fakturierenden Aufträge über eine „von-bis“ Auswahl einzugrenzen, und zwar entweder:
– von Auftragsnummer / bis Auftragsnummer
– von Datum / bis Datum (bezieht sich auf das Datum des letzten Lieferscheins, mit dem der Auftrag komplett geliefert wurde)
Zusätzlich kann der Mitarbeiter die Berichtsgruppe (für den Druck der Rechnungen / DMS bzw. Versand via eBeleg) sowie Rechnungsdatum und Buchungsdatum wählen.
Anschließend kann der Mitarbeiter alle Aufträge, die im gewählten von/bis Bereich liegen und komplett geliefert wurden (d.h. keine „zu liefernden“ Positionen mehr enthalten) als Stapel fakturieren. Dabei wird, analog zur Sammelfakturierung der Wiederkehrenden Rechnungen, für jeden Auftrag die Buchungsprüfungen durchgeführt, der Auftrag fakturiert und via Berichtsgruppe gedruckt bzw. per E-Mail versendet (und optional im DMS abgelegt).
Zum Abschluss erhält der Benutzer ein Protokoll, welches das Ergebnis des Buchungslaufes enthält.

*P120/3a

5 Servicemanagement & Projektmanagement

5.1 Plantafel: Automatische Aktualisierung der Plantafel

Die Plantafel von v.Soft kann zur Terminplanung genutzt werden. Arbeiten mehrere Mitarbeiter gleichzeitig damit, so konnte es bisher vorkommen, dass ein Mitarbeiter, der seine Plantafel bei Arbeitsbeginn öffnet und dann vergisst auf „Aktualisieren“ zu drücken, die im Laufe des Tages eingestellten Termine von Kollegen nicht angezeigt bekam.

Automatische Aktualisierung der Plantafel:

Ab jetzt hat v.Soft eine Funktion, die die Plantafel automatisch in gewissen Zeitabständen aktualisiert. Die Funktion ist analog zum „Auto-Update“ in der Ticketübersicht „Meine Aufgaben“. Der Benutzer kann in den Benutzereinstellungen konfigurieren, ob und in welchen Zeitabständen die Plantafel automatisch aktualisiert werden soll. In der Plantafel selber wird angezeigt, ob die automatische Aktualisierung aktiv ist und wann (Uhrzeit) die Plantafel zum letzten Mal aktualisiert wurde. So wird erreicht, dass alle Benutzer zuverlässig neue/geänderte Einträge in der Plantafel automatisch angezeigt bekommen.

Einstellungen:

Neue Settings in der Benutzer-Konfiguration anlog zu Benutzer-Einstellungen -> Service&Werkstatt – > Ticketübersicht
Die Maske ViewPlanningTable wurde so erweitert, das oben links ein Aktualisieren-Button mit Uhrzeit angezeigt wird und eine Checkbox, die anzeigt, ob die Auto-Aktualisierung An oder Aus ist.
Das Viewmodel wurde um die Felder _autoSearchTimer und IsAutoSearchEnabled erweitert und die zugrunde liegende Aktualisierung ausgeführt.

5.2 Warnung vor paralleler Ticketbearbeitung

Oftmals werden eingehende Tickets von mehreren Mitarbeitern aufbereitet und verbucht. Das kann dazu führen, dass zwei Mitarbeiter zur gleichen Zeit dasselbe Ticket bearbeiten und es zu parallelen Speicherversuchen kommt.

Neuerungen in v.Soft 3.2022 Cirrina bei Warnung vor paralleler Ticketbearbeitung

Beim Öffnen eines Tickets in der Ticketmaske wird sofort das Ticket auf den internen Zustand „In Bearbeitung“ gesetzt (neues Flag – ist nicht der Ticketstatus). Dazu werden auch der Zeitpunkt und der betroffene Benutzer abgespeichert. Solange die Tickets verarbeitet werden, werden alle Datensätze auf „In Bearbeitung“ gesetzt.
Wird die Ticketmaske geschlossen oder ein anderes Ticket ausgewählt, so wird der Zustand „In Bearbeitung“ wieder deaktiviert.
Öffnet nun ein anderer Benutzer ein Ticket, das sich gerade im Zustand „In Bearbeitung“ befindet, warnt das System den Benutzer, dass das Ticket seit XY von dem Nutzer YZ bearbeitet wird und fragt, ob er trotzdem den Datensatz öffnen möchte. Bestätigt er die Öffnung, wird ganz normal das Ticket angezeigt.
Beim Verlassen des Tickets wird der Zustand „In Bearbeitung“ deaktiviert. Somit können Tickets, die sich vom System ungerechtfertigt noch „In Bearbeitung“ befinden (z.B. weil ein User die Terminserver-Sitzung nicht geschlossen oder die Terminalserver-Session einfach beendet hat, ohne v.Soft zu beenden) weiterhin bearbeitet und übernommen werden.
Der neue Zustand wird zudem in den Ticketübersichten als Symbol angezeigt (Ticketübersicht –> Meine Aufgaben –> Master-Detail und erweiterte Suche). So kann man bereits in der Übersicht erkennen, ob zum Zeitpunkt der Suche das Ticket schon in Bearbeitung war.
Bei „Massenänderungen“ wird ebenfalls berücksichtigt, ob das Ticket bereits durch einen anderen User bearbeitet wird.

*P610

5.3 Erweiterung der Masken Ticketplanung / Ticketübersicht / Meine Aufgaben um Massen-Operationen

5.4.1 Ticket-Massenzuweisung via Plantafel

Bei größeren Aufträgen kann es zu vielen Tickets kommen. Die Zuweisung dieser Tickets (bzw. eines Teils davon) erfolgte bisher einzeln per Plantafel an den Techniker. Dies wurde nun deutlich effizienter: In v.Soft 3.2022 wurde die Ticketübersicht um einen Aktionsbutton „Markierte Tickets via Plantafel einplanen“ erweitert. Dieser Button ist nur in der Ticketplanung sichtbar.

So funktioniert die Ticket-Massen-Zuweisung via Plantafel:

Bei Klick auf die Aktion „Markierte Tickets zuweisen“ wird geprüft, ob mehr als ein Ticket (Zeile) markiert wurde. Wurde nur eine Zeile markiert, wird die normale Planung aufgerufen bzw. durchgeführt.
Wurden jedoch mehrere Tickets markiert, so geht wird geprüft, ob alle Tickets in einer Plantafel geplant werden können (z.B. Service-Bereiche). Wenn nein, wird ein Hinweis ausgegeben und die Planung abgebrochen.
Sind alle Tickets gemeinsam planbar, so öffnet sich wie gewohnt die Plantafel und man kann das erste Ticket (keine bestimmte Reihenfolge vorgesehen) wie bisher einplanen. Anschließend werden alle Tickets, die der gleichen Anlage zugewiesen sind, analog zum ersten Ticket eingeplant (d.h. es wird der gleiche Zeiteintrag für alle anderen Tickets analog erstellt).
Sind in den markierten Tickets unterschiedliche Anlagen hinterlegt, so werden die restlichen Tickets dem gleichen Techniker am gleichen Tag, aber zu anderen Zeiten eingeplant. Dabei wird die Dauer des ersten Tickets weiterverwendet, allerdings mit einer Stunde-Pause nach dem letzten Ticket verplant. Z.B. 1. Ticket Dauer 30 Min von 8 bis 8:30 Uhr => 2. Ticket Dauer 30 Min von 9:30 bis 10 Uhr usw. Dabei wird darauf geachtet, dass die Endzeiten des einzuplanenden Tickets nicht das Arbeits-Tag-Ende (z.B. 22 Uhr) überschreiten. Bei Überschreitung erfolgt die Planung weiter am gleichen Tag, aber mit Beginn des Arbeitstags (z.B. 7 Uhr). So soll gewährleistet werden, dass bei vielen Tickets die Zeile des Technikers nicht unnötig groß bzw. hoch in der Plantafel angezeigt wird. Ohne diese Option würde z.B. bei 30 Tickets die Zeile des Technikers 30 „Normal-Zeilen-Höhen“ betragen und die Übersicht stark leiden.

Zu beachten:

Bei der Umsetzung wird die Massenbearbeitung als NICHT-Atomare-Funktion umgesetzt. D.h. es wird jedes einzelne Ticket abgearbeitet und in der DB gespeichert (inkl. Commit der Transaktion), damit andere Benutzer in der Zeit der Massen-Bearbeitung trotzdem weiter Tickets suchen und bearbeiten können (während der Bearbeitung eines Tickets ist in dieser Zeit trotzdem mit kurzen Verzögerungen zurechnen!). Bei Problemen oder Sperrungen von einzelnen Tickets (neue Funktion) wird also nur das betroffene Ticket nicht bearbeitet bzw. wieder zurückgestellt. Alle anderen Tickets werden weiter verarbeitet. Für die betroffenen Tickets werden aussagefähige Fehler bzw. Warnungen (bei Sperrung) mit Angabe der Ticketnummer ausgegeben.

*P610/3a

5.4.2 Ticket-Massenzuweisung ohne Plantafel

Alternativ zur Ticket-Massenzuweisung via Plantafel ist auch eine Massenzuweisung OHNE Plantafel möglich. Diese bietet sich an, wenn bei größeren Projekten externe Mitarbeiter beschäftigt sind (z.B. Subunternehmer oder reine Projekt-Mitarbeiter), deren Einsätze nicht in der Plantafel erscheinen sollen, da für diese Einsätze keine vorgegebene Terminierung stattfinden kann. Die Mitarbeiter oder Subunternehmer teilen sich die Tickets selbstständig außerhalb von v.Soft ein.

So funktioniert die Ticket-Massenzuweisung ohne Plantafel:

Die Massenzuweisung ohne Plantafel in der Projektmaske ist ebenfalls in der Ticket-Planung unter Aktionen für die markierten Tickets integriert. D.h.: Bei Klick auf den Button werden alle derzeit markierte Tickets analog der Funktion aus der Projekt-Maske zugewiesen und verplant.
Eine automatische Einplanung für den nächsten Sprint erfolgt nicht.

Zu beachten:

Bei der Umsetzung wird die Massenbearbeitung als NICHT-Atomare-Funktion umgesetzt. D.h. es wird jedes einzelne Ticket abgearbeitet und in der DB gespeichert (inkl. Commit der Transaktion), damit andere Benutzer in der Zeit der Massen-Bearbeitung trotzdem weiter Tickets suchen und bearbeiten können (während der Bearbeitung eines Tickets ist in dieser Zeit trotzdem mit kurzen Verzögerungen zurechnen!). Bei Problemen oder Sperrungen von einzelnen Tickets (neue Funktion) wird also nur das betroffene Ticket nicht bearbeitet bzw. wieder zurückgestellt. Alle anderen Tickets werden weiterverarbeitet. Für die betroffenen Tickets werden aussagefähige Fehler bzw. Warnungen (bei Sperrung) mit Angabe der Ticketnummer ausgegeben.

*P610/3b

5.4.3 Ticket-Massen-Statusänderung

Wenn für bestimmte Tickets eine Materialbestellung notwendig ist, konnte dies bisher manuell über den Ticketstatus erfolgen, d.h. die Bestellung wurde der Logistik via Status zugewiesen. Ab jetzt ist es möglich, eine Ticket-Massen-Statusänderung vorzunehmen. Dadurch entfällt gerade bei größeren Aufträgen ein hoher manueller Aufwand.

So funktioniert die Ticket-Massen-Statusänderung:

In den Masken „Ticketplanung“, „Ticketübersicht“ und „Meine Aufgaben“ wurde der Button „Aktionen“ um eine neue Funktion „Markierte Tickets Status ändern“ ergänzt. Bei Klick auf diesen Button wird eine Maske „Neuen Status auswählen“ geöffnet. Dort kann der Benutzer den neuen Status wählen und mit „Status ändern“ bestätigen.
Alternativ kann an dieser Stelle mit dem Button „Abbrechen“ die Änderung abgebrochen werden.
Bei Klick auf „Status ändern“ werden alle markierten Tickets auf den entsprechenden Status geändert.
Alle Hintergrundfunktionen wie z.B. Änderungsprotokoll, Ticketverfolgung und auch Email-Benachrichtigung werden weiterhin ausgeführt.

Zu beachten:

Bei der Umsetzung wird die Massenbearbeitung als NICHT-Atomare-Funktion umgesetzt, d.h. es wird jedes einzelne Ticket abgearbeitet und in der DB gespeichert (inkl. Commit der Transaktion), damit andere Benutzer in der Zeit der Massen-Bearbeitung trotzdem weiter Tickets suchen und bearbeiten können (während der Bearbeitung eines Tickets ist in dieser Zeit trotzdem mit kurzen Verzögerungen zu rechnen!). Bei Problemen oder Sperrungen von einzelnen Tickets (neue Funktion) wird also nur das betroffene Ticket nicht bearbeitet bzw. wieder zurückgestellt. Alle anderen Tickets werden weiter verarbeitet. Für die betroffenen Tickets werden aussagefähige Fehler bzw. Warnungen (bei Sperrung) mit Angabe der Ticketnummer ausgegeben.

5.4.4 Ticket-Massen-Rückstellung

Analog zu den Massen-Zuweisungen bei großen Aufträgen kommt es dabei auch immer wieder zu Verschiebungen oder Umschichtungen der Tickets (Mitarbeiter-Ausfälle, Terminveränderungen usw.). In diesem Fall mussten bisher u.U. viele Tickets manuell zurückgestellt oder neu zugewiesen werden. Ab jetzt ist es möglich, mehrere Tickets mit nur einem Klick aus der Planung zu entfernen und diese ggf. über die anderen angebotenen Massenzuweisungen erneut einzuplanen.

So funktioniert die Ticket-Massen-Rückstellung:

In den Masken „Ticketübersicht“ und „Meine Aufgaben“ wurde der Button „Aktionen“ um eine neue Funktion „Markierte Tickets zurückstellen“ ergänzt. Bei Klick auf diesen Button erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob man sicher alle zurückstellen möchte.
Alternativ kann an dieser Stelle mit dem Button „Abbrechen“ die Änderung abgebrochen werden.
Bei Klick auf „Tickets zurückstellen“ werden alle markierten Tickets entsprechend der Einzel-Funktion „Ticket zurückstellen“ in der Ticketmaske auf den gleichen Weg zurückgestellt.

Zu beachten:

5.5 Bezeichnungseinstellungen in Anlagen-Maske und Berichten

Neue Bezeichnungseinstellungen in Anlagen-Maske

Für die Felder Variante und Version wurden analog zu den Zusatzfeldern neue Bezeichnungseinstellungen geschaffen. Dadurch können für diese beiden Felder beliebige Bezeichnungen z.B. Seriennr. und Inventarnummern eingepflegt werden. Die Bezeichnungseinstellungen sind in folgenden Masken zu finden:

Anlagenmaske
Anlagenübersicht
Ticketmaske /Anlagen-Details
Archivierte Tickets/Anlagen-Details
Verträge/Anlagen
Kundenmaske /Anlagen

Bezeichnungseinstellungen in Berichte übernehmen

Die Änderung der beiden Felder aus Position 1 werden ab jetzt in den v.Soft-Berichten ebenfalls dynamisch übernommen. Folgende Berichte unterstützen zukünftig die neuen Bezeichnungseinstellungen:

Anlagenstammblatt
Servicebegleitschein
Archiv Servicebegleitschein

5.6 Verbesserungen beim Serienticket

Anpassung der Serienberechnung an Microsoft Outlook
Zur Kontrolle der Eingaben können über den Button „Serieninformationen anzeigen“ die kommenden Termine für die kommenden Tickets angesehen werden

5.7 Direktbuchung bei Zählerabrechnung

Rechnungen, die aus der Zählerabrechnung generiert werden, müssen nicht mehr manuell geprüft und gebucht werden. Ab sofort können die generierten Rechnungen auch direkt gebucht werden.
In der Maske „Zählerabrechnung“ gibt es nun die Optionen „Rechnungen buchen“ und „Rechnungen nur generieren“. Damit ist es möglich, wie bisher die generierten Rechnungen weiterhin als Rechnungserfassungen anzulegen und direkt zu öffnen oder (neu!) die generierten Rechnungen direkt zu verbuchen.

Hierzu wird die Maske „Zählerabrechnung“ bei aktivierter Option „Rechnungen buchen“ um weitere Informationsfelder, die zur Buchung der Rechnungen erforderlich sind, erweitert.
Dazu zählen:

Das gewünschte Rechnungsdatum
Das gewünschte Buchungsdatum
Zahlungsziel
Buchungstext und Archivkommentar

Als Druckoption ist nur das Feld „Buchen“ verfügbar. Falls den Vertrags-Kunden eine eBeleg-Schnittstelle hinterlegt ist, werden die Rechnungen über die Schnittstelle versendet (z.B. über E-Mail).
Der Benutzer kann nun durch „Zählerabrechnungen erzeugen & buchen“ die Rechnungen erzeugen und sofort buchen lassen.
Nachdem die Rechnungen gebucht sind, erhält der Benutzer analog zum Erzeugen der Rechnungen eine kurze Übersicht (Protokoll), wieviel und welche Rechnungen durch die Zählerabrechnung gebucht wurden.
Zum Abschluss werden die erzeugten Rechnungen im Archiv geöffnet.

6 Personalwesen

6.1 Verbesserungen in der Urlaubsverwaltung

In der Mitarbeitermaske wurde das Urlaubsgrid um die Spalten „Sonderurlaub“ (analog Urlaubvorjahr) und um eine String-Spalte „Anmerkungen“ (100 Zeichen) ergänzt.
Bei jeder Ausgabe und Beachtung zur Urlaubsberechnung wird der Sonderurlaub analog dem Vorjahresurlaub zusammengerechnet.

Erweiterung der Urlaubsanträge

In den freigegebenen Abwesenheitsanträgen wurde eine neue Funktion „Abwesenheitsantrag ändern“ eingebaut. Dadurch können Tätigkeit und/oder von /bis Zeiten geändert und dann wieder freigegeben werden, z.B. bei Krankheit im Urlaub oder einem verschobenen Urlaub. Die Funktion findet sich direkt unten als Primärbutton. So funktioniert es:

Durch einen Klick wird der Antrag wieder auf Approved=false gesetzt. Daraufhin wird der ursprüngliche Zeitraum inkl. Tätigkeit und Kategorie als Text in den oben angefügten Vermerk geschrieben: „Ursprünglich…“
Anschließend muss der Plantafeleintrag (sofern vorhanden) wieder auf Vorläufig gesetzt werden (als wäre er noch nie freigegeben worden).
Dann alle Zeiten im Ursprünglichen Zeitraum mit der gleichen Kategorie und Tätigkeit des Mitarbeiters löschen.
Soweit möglich evtl. Outlooktermine, die über die EWS Schnittstelle erstellt wurden löschen bzw. /absagen
Am Ende den Antrag wieder in der „Abwesenheitsantrag Prüfung“ direkt öffnen

*P710

6.2 Verbesserung Maske Zeiterfassungs-Kontrolle

In der Maske für die Zeiterfassungs-Kontrolle wird ab jetzt unten rechts die Gesamtsumme der vom Mitarbeiter geleisteten Stunden angezeigt.

*P720/2

7 Finanzmanagement

7.1 Verbesserung Einkaufsbuchungsblatt und Verkaufsbuchungsblatt

Für mehr Übersichtlichkeit wird ein Teil der Masken ab jetzt im Standard ausgeblendet (analog zu den internen Nachrichten). Dadurch entsteht mehr Platz für die Anzeige des offenen Posten (Tabellensteuerelement). Ein neuer Button „Erweiterte Einstellungen anzeigen“ blendet bei Bedarf dann die folgenden Felder wieder ein:

Kasse
Ausbuchung
Skonto
Währung
Gebucht von
Sitzung

*P420, P430

7.2 Sammelbuchung für Mahnungen

Um den manuellen Aufwand der Mahnungsbuchung zu minieren, wird nun statt der Einzelbuchung eine Sammelbuchung ermöglicht.
Dafür wurde die Übersichtsmaske „Mahnungen“ so erweitert, dass die Buchungsoption „Alle Mahnungen“ über einen Button (analog Wiederkehrende Rechnungen) direkt aus der Maske selbst aufrufbar ist. So muss der Benutzer sich nicht durch den Buchungsassistenten klicken (hier ist die Auswahl „Alle Mahnungen buchen“ bereits möglich). Für den Versand kann die Schnittstelle eBeleg mit PDF inkl. Mahnungsversendung zum Einsatz kommen.

*P440/3

7.3 Zahlungsverkehr: individuelle Zeichenlänge für Verwendungszweck

Im Sepa-Verfahren ist ein Verwendungszweck von maximal 140 vorgesehen. Einige Banksoftwaren schneiden jedoch beim Import von Sepa-Überweisungen/Lastschriften bereits vor 140 Zeichen ab. Aus diesem Grund kann nun individuell in der Globalen Konfiguration eingestellt werden, wie viel Zeichen in v.Soft für Überweisungen usw. zur Verfügung stehen. Entsprechend splittet v.Soft dann Überweisungen auf mehrere Überweisungen auf, damit immer alle Rechnungsnummern die im Betrag enthalten sind auch Verwendungszweck vermerkt werden können.

*P410/2

8 Schnittstellen

8.1 Einkaufs-Schnittstellen

8.1.1 Einkaufs-Bestellung: „Tekno“ – Schnittstelle

Die Schnittstelle zu Tekno ist in der Schnittstellenverwaltung von v.Soft im Bereich der EK Schnittstellen hinterlegt. Die Schnittstelle kann mit einem Bestellweg und dadurch auch mit einem Lieferanten verbunden werden.

Aufbau und Funktion der Konfigurationsmaske:

In der Konfigurationsmaske können alle für diese Schnittstelle spezifischen Einstellungen getroffen werden. Dazu gehören u.a.:

Zugangsdaten für das FTP-Verzeichnis (über das die Daten mit Tekno ausgetauscht werden)
Speicherort für Protokolle
Zuordnung von einzelnen Feldern zwischen Tekno und v.Soft

Außerdem besteht die Möglichkeit, dass die Mitarbeiter die einzelnen Funktionen (Export der Bestelldaten, Abholen und Verarbeiten der Rückmeldungen) manuell vornehmen können.

Übermittlung der Bestellung:

Bei der Aufgabe einer Bestellung mit entsprechendem Tekno-Bestellweg wird die Bestellung automatisch an Tekno übermittelt. Der Mitarbeiter muss für das Übertragen der Bestelldaten nicht selbst tätig werden. Die Zuordnung der Artikel erfolgt auf Basis der Artikelnummern.

Abholung und Verarbeitung der Bestellbestätigung (ORDRPS)

Das Abholen und Verarbeiten der Tekno-Bestellbestätigungen kann von den Mitarbeitern manuell ausgelöst werden (Abgleich). Dabei werden die von Tekno bereitgestellten ORDRPS Dateien via FTP abgeholt und über die Bestellnummern den Bestellungen in v.Soft zugeordnet. Der Ablauf ist wie folgt:

Für jede Bestellung wird zuerst die Belegnummer von Tekno selbst in die Bestellung übernommen.
Anschließend wird ein Protokoll erzeugt, in dem der Mitarbeiter
- entweder die Information erhält, dass die Bestellung von Tekno ohne Änderung komplett bestätigt wurde
- oder es bei den einzelnen Positionen Hinweise oder Eskalationen von Tekno gibt. Das können z.B. (Teil-)Stornierungen inkl. Absagegrund, Hinweise auf Teillieferungen usw. sein.
Auf Basis der Bestellbestätigungen und des erzeugten Protokolls kann der Mitarbeiter nun entscheiden, wie mit den einzelnen Meldungen von Tekno umzugehen ist. Automatische Änderungen der Bestellungen erfolgen hier nicht, sondern müssen manuell vorgenommen werden.

Abholung und Verarbeitung Lieferschein (DESADV)

Die Verarbeitung der Lieferscheine wird ebenfalls manuell aus v.Soft gestartet. Bei der Verarbeitung wird die Lieferung an den Kunden automatisch erfasst und dem Kunden werden ggf. die Daten des Frachtführers mitgeteilt.

Soft stellt über die EK-Bestellung die Verbindung zur Bestellung des Kunden (VK-Auftrag) her.
Die Bestellung wird als geliefert markiert.
Zu dem Auftrag wird ein Lieferschein erstellt und mit den Kundendaten und den Frachtführerdaten (Versandart, Trackingnummern) gefüllt.
Anschließend überprüft das System, welche Positionen der ursprünglichen Bestellung bereits geliefert wurden und welche evtl. noch ausstehen (Berücksichtigung von Teillieferungen).
Die gelieferten Positionen werden im Auftrag als geliefert markiert und in den Lieferschein übernommen.

Abholung und Verarbeitung Rechnungen (INVOICE)

Die digital von Tekno erstellten Rechnungen werden ebenfalls via FTP abgeholt und verarbeitet. Dabei werden die Rechnungen sofort automatisch verbucht.

Auf Basis der EK-Bestellung wird eine Rechnung erstellt. Dieser werden die Positionen hinzugefügt, die Tekno bereits an den Kunden geliefert hat und nun berechnet.
Durch das einzelne Hinzufügen der Positionen zur Rechnung können auch Teillieferungen und damit Teilrechnungen verarbeitet werden.
Falls gewünscht, können die erzeugten Rechnungen direkt fakturiert werden. Ggf. kann vorher eine Prüfung der Korrektheit stattfinden (z.B. Vergleich der Einzelpreise…)
Durch das automatische Erfassen und Verbuchen der Rechnungen entfällt die zeitraubende Abarbeitung der einzelnen EK-Belege durch die Mitarbeiter.
Der Mitarbeiter erhält ein Protokoll mit dem Ergebnis der Verarbeitung der Daten.

8.1.2 Neue Einkauf-Bestellung-Schnittstelle „Allgemeine-DropShip-Bestellungen“

Es wurde eine neue Schnittstelle zum Versenden von Bestellungen an Lieferanten entwickelt. Diese kann nach Aktivierung in den Bestellwegen entsprechend hinterlegt werden. Die Schnittstelle versendet beim Bestellen von Bestellerfassungen mit dem hinterlegten Bestellweg im Hintergrund eine Email an den Lieferanten, der je nach Konfiguration der Schnittstelle die Bestellung als PDF-Datei und/oder die Bestellung als XML-Datei (für den automatischen Import auf Lieferantenseite geeignet) und/oder den VK-Lieferschein des Kunden als PDF-Datei (bei DropShip-Aufträgen, damit der Lieferant den Lieferschein in das Paket an den Kunden beilegen kann.) als Anhang mit sendet.

*P220/2

8.2 Lager-Schnittstellen

8.2.1 Schnittstelle „Volumenscanner Bosche“

Um die Volumendaten in v.Soft zu erfassen (vgl. Abschnitt 3.2), wurde eine Schnittstelle zum Volumenscanner Bosche geschaffen. Diese ist in der Schnittstellenverwaltung unter „Sonstige“ hinterlegt. Bosche liefert Volumendaten, Gewicht und ein Artikelbild, die von v.Soft automatisch beim jeweiligen Artikel hinterlegt werden

In der zugehörigen Konfigurationsmaske können alle Einstellungen getroffen werden, die die Schnittstelle zu den Volumenscannern allgemein betreffen, und zwar:

Die Nummer bzw. die Reihenfolge der Spalten für die Werte Barcode, Höhe, Breite, Tiefe und Gewicht
Bei aktivierter Schnittstelle kann in der Packstationsverwaltung ausgewählt werden:
ob an dieser Packstation ein Volumenscanner aktiv ist
welche Volumenscanner-Schnittstelle angesprochen werden soll
unter welchem (Netzwerk)-Pfad der Volumenscanner die Messergebnisse ablegt

Für die Schnittstelle wurde dazu eine Einlese-Funktion programmiert. Diese Funktion liest alle .csv-Dateien in dem konfigurierten Verzeichnis aus, gibt die Werte von Barcocde, Gewicht, H/B/T zurück und löscht anschließend die verarbeiteten .csv-Dateien.

8.2.2 Storojet-Schnittstelle

Vepos hat eine Schnittstelle zum automatisierten Lager- und Kommissioniersystem Storojet geschaffen. Das flexible, modular aufgebaute Lagersystem steht für maximale Effizienz und Raumnutzung. Über Aufzüge sind die einzelnen Ebenen miteinander verbunden. Die Ware wird auf Regalbrettern, sogenannten Trays gelagert. Zur Einlagerung und zur Kommissionierung werden die Regalbretter von Robotern zur Packstation gebracht. Bei der Bestückung sowie der Entnahme unterstützt ein Pick-by-Light-System. Die Lagerverwaltung wird von v.Soft gesteuert.

Für die Storojet-Schnittstelle wurden unter anderem folgende Funktionen geschaffen:

Eine Option, bei der sich die Maske bei einem Service registriert, der der Einlagerungsmaske mitteilt, dass ein Tray am Port bereit steht
Eine Funktion, die es dem Benutzer ermöglicht, leere Trays zu ordern
Die Ansteuerung der Pick-By-Light Funktion
Das Wegschicken eines Trays
Stornieren aller Trays, die den Port noch anfahren (wenn Einlagerung beendet ist)

Ausführliche Informationen und Hilfestellungen zur Storojet Schnittstellenkonfiguration, Steuerung, Maske, Kommissionierung und Inventur findest du hier: v.Soft Storojet Schnittstelle

Hier geht es zum Kundenbericht: Automatisiertes Lager bei Modellbau Härtle mit v.Soft und STOROJET

8.2.3 Schnittstelle „Packsize“

Vepos hat eine Schnittstelle zu Packsize geschaffen, dem weltweit führenden Unternehmen im Bereich On Demand Packaging®. Das effiziente, kosteneffektive und bedarfsorientierte Verpackungssystem und führende Supply-Chain-Modell löst Lager- und Versandprobleme und bietet entscheidende Vorteile durch einen speziellen Mix aus Hardware, Software, Verbrauchsmaterial und Serviceleistungen.

Die Lösung Packsize ist zusammen mit Storojet beim Unternehmen Modellbau Härtle im Einsatz. Hier geht es zum Kundenbericht: Automatisiertes Lager bei Modellbau Härtle mit v.Soft und STOROJET

Für die Schnittstelle zu Packsize wurde eine neue Schnittstelle „Packsize “ in der Cirrina Schnittstellenverwaltung unter „Sonstige“ angelegt. In der zugehörigen Konfigurationsmaske können alle Einstellungen getroffen werden, die die Schnittstelle Packsize allgemein betreffen.
Bei aktivierter Schnittstelle können in der Packstationsverwaltung folgende Einstellungen ausgewählt werden:

ob an dieser Packstation Packsize aktiv ist
welche Packsize-Schnittstelle angesprochen werden soll
unter welchem (Netzwerk)-Pfad die .csv-Dateien für Packsize abgelegt werden

Für die Schnittstelle wurden zwei Funktionen programmiert:

Übergabe der Cubing-Werte an Packsize:
Über die Funktion können alle bereits bekannten Aufträge für das Berechnen des Cubings an Packsize übergeben werden. Es werden pro Auftrag alle Positionen mit Menge, Gewicht, Höhe, Breite, Tiefe übergeben
Freigabe für die Produktion der Verpackung (Auftragspezifisch):
Über diese Funktion kann ein spezifischer Auftrag an Packsize für das Produzieren der Verpackung freigegeben werden (berechnetes Cubing ist dafür Vorraussetzung)

Ablauf – So funktioniert die Packsize-Schnittstelle:

Die Cubing-Daten werden beim Erstellen eines Komm-Auftrags an Packsize übergeben, damit die Berechnungen schon im Vorfeld stattfinden können.
v.Soft führt einen ReImport der Berechnungsdaten von Packsize durch, da nur hier die tatsächliche Paketanzahl ermittelt werden kann.
v.Soft unterstützt sowohl den Start der Produktion des Kartons entweder 1) automatisch nach dem Buchen des Auftrags oder 2) manuell durch einen Scan eines Barcodes am Lieferschein durch den Mitarbeiter
Über ein Setting in der PackSize-Schnittstelle kann der jeweilige Produktionsprozess konfiguriert werden.
Bei schutzbedürftigen Artikeln wird eine andere DesignID (Karton-Typ) übergeben.
Artikel, die ihre eigene Verpackung mitbringen, stoßen bei atomaren Aufträgen keine Kartonproduktion an.
Gewicht und Volumen bei Packsize sind immer in Millimeter und Gramm hinterlegt.

Export an Packsize erst beim Buchen:

Die Cubing Daten werden beim „normalen“ Warenausgang erst beim Buchen an Packsize übergeben, da erst dann sichergestellt ist, dass alle Volumendaten vorliegen.

Anpassung Beleg Lieferschein für Packsize:

Um die Produktion der Kartons bei Packsize manuell starten zu können, wurde der Lieferschein um einen Barcode mit der Auftragsnummer erweitert. Der Beleg kann in der entsprechenden Berichtsgruppe ausgewählt werden. Weitere Einstellungen oder Settings sind nicht nötig. Bei Lieferscheinen ohne Auftragsnummer wird kein Barcode angezeigt.

8.3 eCommerce-Schnittstellen

8.3.1 Erweiterung der Shopware-Schnittstelle

Erweiterung des Shopware-Lagerabgleichs um Konfigurationsmöglichkeit einzelner Lagerorte

Im Abgleich zwischen v.Soft und Shopware ist es nun möglich, den Bestandsabgleich zwischen v.Soft und Shopware so zu ändern, dass nur noch einzelne Lagerorte in den Bestandsabgleich miteinbezogen werden. Vorher war es nur möglich, einzelne Lagerorte über den Haken ‚Sperrlager‘ aus dem Lagerabgleich auszuschließen, was aber mit einigen Einschränkungen verbunden war.
Stattdessen ist es nun möglich, einzelne Lagerorte gezielt zum Abgleich analog dem v.Shop-Abgleich ‚freizuschalten‘: In der Schnittstellenkonfiguration des v.Shops gibt es eine neue Konfigurationsmöglichkeit, in der das neue Verhalten global an – und abschaltbar ist, d.h. du kannst entscheiden, ob du den Lagerabgleich wie bisher benutzen oder ob du das neue Verhalten wie beschrieben einsetzen möchtest.

Beim Lagerabgleich (egal, ob komplett oder schnell) wird bei der Bestandsberechnung nicht mehr wie zuvor der Bestand von allen Lagerorten (ohne Sperr/Kommissionierlager) addiert. Stattdessen werden für die Berechnung nur noch die Lagerorte herangezogen, bei denen der Haken für den jeweiligen Shop in der Lagerortverwaltung gesetzt ist. Bei der Berechnung wird auch berücksichtigt, dass Reservierungen nur dann vom verfügbaren Bestand abgezogen werden, wenn diese auch auf einem der konfigurierten Lager liegen.

ACHTUNG: Sollte zukünftig die Kommissionierung von v.Soft genutzt werden, so muss via Konfigurationseinstellungen verhindert werden, dass eine autom. Lagerort-Zuweisung während der Kommissionierung Produktionslagerorte überschreibt bzw. ändert.
– Der Haken für den jeweiligen Shop überschreibt nicht die Konfiguration Sperr/Kommissionierlager
– Ein Lagerort umfasst immer alle Lagerplätze, d.h. eine feinere Konfiguration ist hier nicht möglich

Shopware: Zahlungsbedingung als Auftragsposition anlegen

Im Auftragsabgleich in Shopware besteht nun die Möglichkeit, jeder Zahlungsbedingung eine Artikelnummer zuzuweisen. Dieser Artikel wird dann im v.Soft-Auftrag als Position angelegt, damit in den Positionen direkt die Zahlungsbedingung ersichtlich ist.
In der Schnittstellen-Konfiguration für Shopware wird dafür im Tabellensteuerelement „Zahlungsbedingungen“ eine neue Spalte „Artikel“ hinzugefügt. Falls hier eine Artikelnummer hinterlegt ist, wird beim Abgleich einer Shop-Bestellung mit dieser Zahlungsbedingung im v.Soft-Auftrag eine eigene Position für diesen Artikel angelegt. Falls keine Artikelnummer für die Zahlungsbedingung konfiguriert ist, wird keine Position angelegt.

Shopware: Separater Gutschein-Artikel für EasyCoupon

Die Shopware-Schnittstellenkonfiguration wurde um die Abfrage erweitert, ob das EasyCoupon-Plugin verwendet wird. Falls dies der Fall ist, kann man für EasyCoupon-Gutscheine einen eigenen Vorlageartikel auswählen. Diese neuen Felder werden unter „Aufträge->Allgemein->Auftragszeilen“ eingefügt.

v.Soft Adresszusatzfelder von Shopware übernehmen

Bei der Zahlungsart „Paypal“ kann es passieren, dass die Liefer- bzw. Rechnungsadresse von PayPal übernommen wird. Hierbei kommt es vor, dass Adressdaten in Shopware-Felder geschrieben werden, die ein Shopkunde nicht im normalen Adressformular des Shops eingeben kann. Deshalb wurde der Kunden- und Auftragsabgleich von Shopware so erweitert, dass alle Adresszusatzfelder von Shopware in v.Soft übernommen werden, indem diese an die normale Adresse hinzugefügt werden.

8.3.2 Shopify-Artikel manuell verknüpfbar machen

Bei Shopify-Shops werden die Artikel im Gegensatz zu anderen eCommerce-Schnittstellen teilweise nicht in v.Soft angelegt und dann in den Shop hochgeladen, sondern im Shop angelegt. Da der Artikelabgleich nur von v.Soft nach Shopify geht, muss der Artikel anschließend manuell in v.Soft angelegt werden und die externe Shop-ID des Shop-Artikels in die eCommerce-Zeile des v.Soft-Artikels eingetragen werden. In der Artikelmaske wird in den eCommerce-Zeilen der Shopify-Schnittstelle nun die externe Shop-ID als zusätzliche Spalte eingeblendet (über das Zahnrad-Symbol für Shop-spezifische Spalten). So können Artikel einfach über v.Soft verknüpft werden.

8.4 Spedition-Schnittstellen

8.4.1 GLS-Schnittstelle „ShipIT“

Mit der neuen GLS-Schnittstelle unterstützt v.Soft die neue Hauptsoftware „ShipIt“ von GLS und ermöglicht eine direkte Kommunikation. Paketlabels können nun beim Übermitteln der Paketdaten vollautomatisch gedruckt werden. Alternativ können die Labels (und Retourenlabels) aber auch als PDF gespeichert und später manuell gedruckt werden. Dazu wurde in der Schnittstellenkonfiguration die Möglichkeit geschaffen, neben dem Direktdruck über GLS oder Zebradrucker die Labels als PDF zu speichern. Das Verzeichnis hierfür kann frei eingestellt werden. Das Feld „Dokumentendrucker“ wurde aus der Konfiguration entfernt.

v.Soft Retourenservice für GLS ShipIt – Schnittstelle:

Für die neue Speditionsschnittstelle „GLS ShipIT“ wurde der GLS-Retourenservice aktiviert.
In der Konfigurationsmaske der Schnittstelle wurde dazu das Auswahlfeld für die möglichen Services um den Retourenservice (ShopReturn) erweitert.
Beim Übermitteln der Paketdaten an die ShipIT-Schnittstelle wird nun der laut Dokumentation benötigte Parameter „NumberOfLabels“ (Anzahl der Paketlabel) mitgeliefert. Dieser entspricht der Anzahl der bei der Buchung erzeugten Pakete. Hierbei wird darauf geachtet, dass nur dann weitere Services aktiviert werden dürfen, wenn diese mit dem Retourenservice kompatibel sind.
Die Übermittlung für Paketdaten mit dem Retourenservice wurde so eingestellt, dass die Retourenlabels als PDF empfangen und in einem konfigurierbaren Ordner angelegt werden.
Die Übermittlung von Paketdaten ohne Retourenservice erfolgt wie bisher, indem die Labels direkt gedruckt werden.

8.4.2 „GO! Connect“ Schnittstelle

In v.Soft 3.2 gibt es nun eine Anbindung an die Speditionsschnittstelle „GO! Connect“ Firma GO! Express & Logistics. Darüber können automatisiert Sendungen angekündigt und Paketlabels erzeugt werden. Im Gegensatz zu den meisten anderen Schnittstellen wird hierbei keine csv-Datei erzeugt, die später manuell eingelesen werden muss. Stattdessen werden die Paketlabels über eine REST-Schnittstelle von GO! Logisitcs erzeugt und sind sofort verfügbar. Sie werden dabei direkt im Ticket gespeichert. Es können die gewünschten Abhol- und Lieferzeiten der Sendungen sowie eine optionale Notiz für die Kunden eingestellt werden. Die Schnittstelle unterstützt zudem die Samstagszustellung. Darüber hinaus sind natürlich alle üblichen Einstellmöglichkeiten von anderen Standard-Speditionsschnittstellen (Paketmaße und -gewicht, ausgewähltes Produkt, etc.) ebenfalls enthalten.

Aufbau und Funktion der Konfigurationsmaske der „GO! Connect“ – Schnittstelle:

In der Konfigurationsmaske können die Sendungsankündigung und das Erzeugen der für die Paketlabel relevanten Daten eingestellt werden. Diese beinhalten:

Versenderadresse (inkl. Telefon und E-Mail)
Standard- und Maximalgewicht für Pakete
Vorbelegung der Zustellungszeit, folgende Werte stehen zur Auswahl:
– Bis 10 Uhr (Standard-Option), Zustellfenster: 8-10 Uhr
– Bis 9 Uhr, Zustellfenster: 8-9 Uhr
– Bis 8 Uhr, Zustellfenster: 7-8 Uhr
– Bis 12 Uhr (DER-Zustellung), Zustellfenster: 11-12 Uhr
Vorbelegung der Abholzeit durch GO! Logistics über ein Feld für die Zeiteingabe
Vorbelegung der Abholzeit am Samstag durch GO! Logistics über ein Feld für die Zeiteingabe
ausgewähltes Produkt (GO! Overnight, GO! Worldwide, etc.)
Druckerkonfiguration (PDF oder Zebradrucker), siehe Position 2,00
Format für den Trackingslink mit Platzhalter für die Sendungsnummer
Einstellung, ob die Live- oder nur die Test-Schnittstelle von GO! Logistik angesprochen werden soll
Nummer der Abholstation
GO! Logistik-Kunden-ID

Erstellen einer Sendung: Beim Erstellen einer Sendung können die vorbelegten Werte noch einmal in einer eigenen Maske verändert werden. Dazu zählen:

Anzahl der Pakete sowie Gewicht und Maße
gewünschte Zustellungszeit (wird mit konfiguriertem Wert vorbelegt)
gewünschtes Zustelldatum (wird mit nächsten Werktag vorbelegt)
Samstagszustellung: Zustelldatum wird mit nächstem Werktag inkl. Samstag vorbelegt
gewünschte Abholzeit (wird mit konfiguriertem Wert vorbelegt)
ausgewähltes Produkt (wird mit konfiguriertem Wert vorbelegt)
optionaler Text als Notiz für den Kunden

Weitere Daten, die beim Erzeugen der Sendung an die Schnittstelle übergeben werden, sind:

Empfängeradresse (wird aus den Anlagen-/Marktdetails des Tickets genommen; beim Umlagern von Material wird die Adresse des Ziellagerortes genommen)
Kundenreferenz (Ticketnummer, bzw. Lieferscheinnummer für alle anderen Prozesse)

Nach dem Erzeugen der Sendung erhält man von der REST-API die Sendungsnummer(n) zurück. Diese werden im Ticket gespeichert und können unter dem Reiter „Material“ angezeigt werden. Hier wird ein Button eingeblendet, der den Tracking-Link öffnet.

8.4.3 Paketnummernimport via v.Soft-Server (alle Speditionsschnittstellen)

Der Re-Import der Paketnummern ist nun über den v.Soft-Server möglich. Zusätzlich dazu kann der Import pro Schnittstelle manuell in der Schnittstellen-Konfiguration gestartet werden:

Auf Wunsch können bei diesen beiden Importen (und dem bereits vorhandenen Komplett-Import über die eCommerce-Schnittstellen) die Importdaten vor dem Einlesen in ein separates Verzeichnis kopiert werden. Das Verzeichnis kann pro Packstation über die Pfadvariable konfiguriert werden.
So kommen sich die Packstationen beim Re-Import nicht gegenseitig in die Quere.
Die Verzeichnisse werden automatisch als Unterverzeichnis des Import-Pfads erstellt (O:\Easylog\Import -> O:\Easylog\Import\PS1 u. O:\Easylog\Import\PS2)
Den automatischen Re-Import kann man pro Schnittstelle deaktivieren, wenn der Delay auf 0 gestellt wird.

8.5 Finanzbuchaltung-Schnittstellen

8.5.1 OSS-Schnittstelle EU Regelung

Zum 01.07.2021 fallen alle bisherigen Lieferschwellen weg. Stattdessen gilt ab dann eine einzige EU-weite Lieferschwelle in Höhe von 10.000 Euro netto für innergemeinschaftliche Fernverkäufe (§ 3c UStG) und digitale Dienstleistungen (z.B. Streaming oder E-Books) (§ 3a Abs. 5 UStG). Sobald die Lieferschwelle überschritten wurde, müssen diese Umsätze immer im Bestimmungsland versteuert werden. Somit entsteht faktisch in fast jedem EU-Staat, in den du auch nur ein Paket versendest, eine Steuerpflicht.
Damit nach Überschreiten der EU-weiten Lieferschwelle nun nicht in jedem einzelnen EU-Staat Umsatzsteuer-Meldungen abgegeben werden müssen, wurde die Plattform One Stop Shop vom Bundeszentralamt für Steuern ins Leben gerufen. Wenn du als Onlinehändler aufgrund von grenzüberschreitenden B2C-Verkäufen zukünftig in anderen EU-Staaten steuerpflichtig wirst, kannst du deine Umsätze über die OSS-Plattform melden und so die Begleichung deiner Umsatzsteuerschuld vornehmen. Das Bundeszentralamt für Steuern verteilt dann die gemeldeten Umsätze und die vereinnahmte Umsatzsteuer an die jeweiligen EU-Staaten.

v.Soft unterstützt das One Stop Shop Verfahren: Im Finanzmanagement ist eine kostenpflichtige Schnittstelle verfügbar, mit der für einen gewählten Zeitraum die Exportdaten ausgewählt und exportiert werden können. Zukünftig wird es auch möglich sein, die Daten digital an das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln, sobald dort von staatlicher Seite aus die Voraussetzungen geschaffen wurden.

8.5.2 Kasse TSE -DSFinV-K

Es wurde eine TSE Schnittstelle in v.Soft integriert, um die Anforderungen der KassenSichV zu erfüllen. Um dir zudem zertifizierte, hochwertige Hardware zur Verfügung zu stellen, haben wir eine Kooperation mit Epson geschlossen. Die Technische Sicherheitseinrichtung protokolliert und speichert jede Aktion der v.Soft-Kasse.

Dabei werden folgende Daten erhoben:

Der Zeitpunkt des Vorgangbeginns
Der Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung bzw. des Abbruchs
Eine eindeutige, fortlaufende Transaktionsnummer
Die Art des Vorgangs
Die Daten des Vorgangs
Die Zahlungsart
Ein Prüfwert sowie die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems bzw. die Seriennummer des Sicherheitsmoduls

Diese Daten werden manipulationssicher auf den TSEs von Epson gespeichert und lassen sich über v.Soft exportieren.

9 Rechte in v.Soft

Die Rechte findest du in der v.Soft-Maske Rechtegruppen (Konfiguration -> Benutzerverwaltung -> Rechtegruppen). Das jeweilige Recht kannst du entweder über die Suchfunktion oder über die Baumstruktur aufrufen. Der Zugriff auf die Rechteverwaltung ist in aller Regel stark beschränkt.

9.1 Neues Recht für die neue Maske Lagerbereiche

Pfad: Lager & Logistik -> Einrichten -> Lagerbereiche

9.2 Neues Recht für die neue Maske Paletten-Recherche

Pfad: Lager & Logistik -> Tools -> Paletten-Recherche

9.3 Neues Recht für die neue Maske Lageraufträge

Pfad: Lager & Logistik -> Lageraufträge

9.4 Neues Recht für die neue Maske Lagerautomatisierung

Pfad: Konfiguration -> Schnittstellen -> Lagerautomatisierung

9.5 Neues Recht für die neue Maske Packstationsverwaltung

Pfad: Lager & Logistik -> Einrichten ->Versand -> Packstationsverwaltung

9.6 Neues Recht für die neue Maske Storojet-Einlagerung

Pfad: Lager & Logistik -> Kommissionier-Portal -> Storojet-Einlagerung

9.7 Neues Recht für die neue Maske Storojet-Steuerung

Pfad: Lager & Logistik -> Kommissionier-Portal -> Storojet-Steuerung

9.8 Neues Recht für die neue Maske Auffüllbestände

Pfad: Lager & Logistik -> Tools -> Auffüllbestände

9.9 Neues Recht für die neue Maske Volumendaten erfassen

Pfad: Lager & Logistik -> Tools ->Volumendaten erfassen

9.10 Neues Sonderrecht „Mitarbeiterauswahl“ im Bestellvorschlag

Pfad: Einkauf -> Bestellvorschlag -> Mitarbeiterauswahl

Interesse am Update 3.2022?

Die Einspielung des Updates erfolgt gegen eine Aufwandspauschale. Gerne stehen wir dir für ein Gespräch zur Verfügung, um das Potenzial von v.Soft 3.2022 Cirrina für dein Unternehmen zu besprechen.

*Referenzprozesse: Ab v.Soft Cirrina 3.0 wurden alle Arbeitsabläufe die in der Software durchgeführt werden können in Form von durchnummerierten Referenzprozessen erfasst. Anhand der Nummerierung lässt sich in der schematischen Darstellung leicht nachvollziehen, an welcher Stelle sich die Erweiterung oder Veränderung in der Software auswirkt.

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