10 Finanzmanagement

Konjunkturpaket – geänderte Umsatzsteuersätze

Hier geht es zur Anleitung für Dezember 2020 / Januar 2021:

Mehrwertsteuerumstellung – Dezember 2020 / Januar 2021

 

Anleitung für Juni 2020

Aktueller Stand: 26.06.2020

Updates:

26.06.2020: Vorabinfo der DATEV

22.06.2020: UST-VA-Konfiguration überprüfen

15.06.2020: Veröffentlichung der Hilfe

Im Rahmen des Konjunkturpakets als Ausgleich für die Corona-Krise wird vom 1. Juli bis zum 31. Dezember 2020 die Mehrwertsteuer gesenkt.

In diesem Zeitraum wird der allgemeine Satz von 19 auf 16 Prozent reduziert.

Der ermäßigte Satz wird von 7 Prozent auf 5 Prozent gesenkt.

Diese Änderungen sind bisher zwar beschlossen, wurden jedoch noch nicht in verbindliche Gesetzesänderungen umgesetzt. Insofern sind viele Detailfragen noch nicht geklärt oder verbindlich festgelegt! Es kann also noch zu kurzfristigen Änderungen kommen.

Inhaltsverzeichnis

Schritt für Schritt-Anleitung der Tätigkeiten

Vor dem 01. Juli durchzuführen:

Genau am 30. Juni bzw. 1. Juli 2020 durchzuführen:

 

Wann ist welcher Steuersatz anzuwenden?

Nach aktuellem Kenntnisstand gelten folgende Grundregeln:

  • Für die Bestimmung des Steuersatzes gilt immer die Rechtslage zum Zeitpunkt der Ausführung bzw. Fertigstellung der Lieferung oder Dienstleistung. Beispiel: Wird eine Rechnung im Juni für den Leistungszeitraum Juli gestellt, müssen bereits 16 % ausgewiesen werden.
  • Unbeachtlich ist die Stellung der Rechnung oder die Vereinnahmung des Entgelts.
  • Gleiches gilt auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, bei denen ein gesonderter Steuerausweis nicht erforderlich ist. Hier ist auf die Angabe des richtigen Steuersatzes zu achten.
  • Dauerverträge, und Dauerrechnungen und auch Dauerschuldverhältnisse (z.B. Mietverhältnisse) sind zu überprüfen und müssen ggf. angepasst werden, damit es nicht zu einem unrichtig hohen Umsatzsteuerausweise kommt – vor allem dann,  wenn in den Vertragsunterlagen ein konkreter Steuersatz genannt wird.
  • Bei der Abrechnung von Anzahlungen gilt immer der Steuersatz zum Zeitpunkt der Vorauszahlung. Entscheidend für die Endabrechnung ist aber der Zeitpunkt der Erbringung der Leistung, sodass bei einem Leistungszeitpunkt im Zeitraum der geminderten Steuersätze dieser Steuersatz für das gesamte Entgelt gilt. In der Abrechnung sind höhere als letztlich erforderliche Steuerbeträge anzurechnen.
  • Erfolgt der Steuerausweis in einer Rechnung ab dem 01.07.2020  fälschlicherweise mit 19 bzw. 7 %, ist die zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer so an das Finanzamt abzuführen.

Fazit:

Die Mehrwertsteuersenkung macht es nötig, im Zweifelsfall jeden Beleg einzeln zu prüfen. Da der Leistungszeitraum die Grundlage für die Besteuerung bietet, kann es vorkommen, dass bereits im Juni ausgestellte Rechnungen 16 % aufweisen können, oder dass Rechnungen, die im Juli für Leistungen aus Juni erzeugt werden, mit 19 % veranschlagt werden müssen.

Was in v.Soft zu tun ist – Übersicht

Vor dem 01. Juli durchzuführen:

Allgemeine Änderungen:

  • Neue Steuersätze anlegen
  • Optional: Vorbereitung für das Update der Artikel-Preise (Netto- und/oder Bruttopreis)

Buchhalterische Änderungen (soweit die Buchhaltung in v.Soft aktiviert ist bzw. genutzt wird):

  • Neue Steuerschlüssel einpflegen
  • Neue Buchhaltungskonten für die die neuen Steuersätze anlegen
    • Erlöskonten
    • ggf. Wareneingangskonten
    • Sammelkonten für die Umsatzsteuer 16%/5% und Vorsteuer 16%/5%
  • BWA-Konfigurationen überprüfen
  • UST-VA-Konfiguration überprüfen

Genau am 30. Juni bzw. 1. Juli 2020 durchzuführen:

Allgemeine Änderungen:

  • Artikel:
    • Steuersätze ändern
    • Netto- bzw. Bruttopreise berichtigen
  • Belege:
    • Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Wiederkehrende Rechnungen
      • Steuersätze ändern
      • Netto- oder Bruttopreise berichtigen
    • Aufträge (alle noch nicht gelieferten bzw. geleisteten Aufträge)
      • Neue Steuersätze ändern
      • Netto- oder Bruttopreise berichtigen

Buchhalterische Änderungen (soweit die Buchhaltung in v.Soft aktiviert ist bzw. genutzt wird):

  • Steuersätze-Zuweisung ändern
  • Steuerfunktion in Buchungskonten prüfen / ändern
  • Neue Konten in den Buchungsgruppen hinterlegen
  • Anpassung von Wiederkehrenden Buchungen

Gerne unterstützen wir dich bei der Umstellung der Steuersätze und Berichtigungen der Preise. Bitte melde dich zwecks Termin-Reservierung  für derartige Arbeiten bis spätestens 26.06.2020 bei unserem Support.

Im Folgenden werden die notwendigen Tätigkeiten Schritt für Schritt erklärt.

Schritt für Schritt-Anleitung der Tätigkeiten

Vor dem 01. Juli durchzuführen:

Neue Steuersätze anlegen

Im Menü Finanzmanagement/Einrichten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuersätze kannst du die neuen Steuersätze (noch ohne Funktions-Zuordnung bzw. Haken) bereits anlegen:

 Optional: Vorbereitung für das Update der Artikel-Preise (Netto- und/oder Bruttopreis)

Zuerst stellt sich die Frage, wie die Umsatzsteueränderung an deine Kunden weitergegeben werden können.

  • Nettopreis bleibt gleich, es wird ein neuer Bruttopreis berechnet: In diesem Fall kannst du einfach die neuen Preise durch das Tool „Umsatzsteuerwechsel“ am 30.6. oder 01.07. neu berechnen lassen. Es sind keine Vorbereitungen nötig! Das Tool findest du unter Finanzmanagement/Tools/ – [in v.Soft 2.41 noch unter Finanzmanagenet/Einrichten/Umsatzsteuer/]
  • Bruttopreis bleibt gleich – neuer Nettopreis: In diesem Fall müssten die neuen Artikel-Nettopreise durch einen Import (Update) einer vorbereiteten Excel- oder CSV-Datei eingelesen werden. Auch hier ist der Import erst am 30.06. oder 01.07. durchzuführen! Jedoch kannst du die Datei schon jetzt vorbereiten. Für jeden Artikel sollte eine Zeile mit Artikelnummer, Nettopreis und Steuersatz vorhanden sein. Gerne erstellt dir unser Support eine Liste aller im System befindlichen Artikeln mit dessen aktuellen Netto-, Bruttopreis und Steuersatz. Solltest du auch evtl. Kundenpreise oder Kundengruppenpreise aktualisieren müssen, so ist hier ebenfalls eine Liste zu erstellen.

Neue Steuerschlüssel einpflegen /

Neue Buchhaltungskonten für die neuen Steuersätze anlegen

Die meisten Kunden nutzen unsere Finanzbuchhaltung in Verbindung mit DATEV. Generell empfehlen wir die Umsetzung der Umsatzsteueränderung analog der DATEV vorzunehmen. D.h., es sind die entsprechenden Umsatz-, Wareneingangs- und Steuersammelkonten anzulegen und zu verwenden (auch in den Buchungsgruppen) sowie deren Steuerschlüssel zu benutzen.

Seit 24.6.2020 gibt es eine vorläufige Information der DATEV zur Buchhaltungsumstellung unter https://apps.datev.de/dnlexka/document/1018040 . Jedoch wird auch die DATEV sich erst endgültig zu den nötigen Umstellungen äußern, wenn am 29.6. die geplante Umsatzsteueränderung auch als Gesetz verabschiedet wird. Demnach gibt es zur Stunde noch keine endgültige Aussage von der DATEV, wie die Umsatzsteueränderungen umgesetzt werden.

Aus vergangen Jahren sind noch Erlöskonten für 16% aktiv und können benutzt werden. Erlöskonten für 5% sind derzeit nicht existent! Steuerschlüssel für 16% sind ebenfalls noch aktiv.

Noch aktiv:

SKR03: 8340-8349 Erlöse 16%

SKR04: 4340-4349 Erlöse 16%

 

Derzeit offen sind auch noch die zu benutzenden Vorsteuer- und Umsatzsteuersammelkonten für die neuen Steuersätze.

Die Konten sind unter Finanzmanagement/Einrichten/Buchungskonten pflegbar. Hier ist vor allem auf die Steuerfunktion „automatische Umsatzsteuer (Normaler Satz)“! zu achten. Bisher waren diesen Konten mit der Steuerfunktion „automatische Umsatzsteuer (alter normaler Satz)“ hinterlegt. Das ändert sich ja jetzt. Hilfreich bei der Anlage von neuen Buchungskonten ist auch die neue Kopierfunktion in v.Soft 3.0 Cirrina (das Icon rechts oben), damit können Konten einfach kopiert, abgeändert (Nummer und Bezeichnung) und gespeichert werden.

Noch aktiv:

Steuerschlüssel für Vorsteuer 16%: 7

Steuerschlüssel für Vorsteuer 5%: 49

Steuerschlüssel für Umsatzsteuer 16%: 5

Die neuen Steuerschlüssel kannst du unter Finanzmanagement/Einrichten/Umsatzsteuer/Steuerschlüssel pflegen.

 

BWA-Konfigurationen überprüfen

Hast du neue Konten angelegt, so ist die Betriebswirtschaftliche Auswertung ebenfalls zu prüfen bzw. zu ändern. Sind die neuen Konten in den Kontensummen der BWA-Postionen richtig berücksichtigt?

Du findest diese unter Finanzmanagement/Einrichten/Betriebsw. Auswertung (Konfiguration)

UST-VA-Konfiguration überprüfen

Die neuen Umsatz-, Vorsteuersammel- und Umsatzsteuersammel-Konten sind ebenfalls bei der Umsatzsteuervoranmeldung zu berücksichtigen. Wir haben vom Bayerischen Landesamt für Steuern folgende Information erhalten:

„Umsatzsteuer-Voranmeldung 2020:

Umsätze, die den bis zum 30. Juni 2020 geltenden Steuersätzen von 19 % oder 7 % unterlegen haben, sind in den Zeilen 26 und 27 zu erklären. Einzutragen sind auch Änderungen von Bemessungsgrundlagen (§ 17 UStG), insbesondere für Umsätze, die den bis zum 30. Juni 2020 geltenden Steuersätzen unterlegen haben.

Umsätze zu den ab dem 1. Juli 2020 geltenden Steuersätzen 16 % und 5 % sowie der darauf entfallende, selbst berechnete Steuerbetrag sind insgesamt in der Zeile 28 einzutragen. Dies gilt auch für Umsätze, für die eine Anzahlung vor dem 1. Juli 2020 vereinnahmt wurde. Bereits mit 19 % oder 7 % besteuerte Anzahlungen zu nach dem 30. Juni 2020 ausgeführten Umsätzen sind zu korrigieren, indem in Zeile 26 bzw. 27 eine negative Bemessungsgrundlage berücksichtigt wird. Eine Eintragung in Zeile 62 (als negative Nachsteuer) ist insoweit nicht vorzunehmen.

…

Innergemeinschaftliche Erwerbe zu den bis zum 30. Juni 2020 geltenden Steuersätzen sind in den Zeilen 33 bis 34 einzutragen. Innergemeinschaftliche Erwerbe zu ab dem 1. Juli 2020 geltenden Steuersätzen zu 16 % und 5 % sowie der darauf entfallende, selbst berechnete Steuerbetrag sind insgesamt in der Zeile 35 einzutragen.“

Folgende Änderungen bzw. Ergänzungen sind in der Konfiguration einzutragen:

Umsätze 19%/7% => Kennzahl 81 bzw 86 (wie bisher)

Umsätze 16%/5% => Kennzahl 35 (Grundlage) und 36 (Steuer) (neu)

Umsätze Innergemeinschaftl. Lieferung 19% / 7% => Kennzahl 89 bzw 93 (wie bisher)

Umsätze Innergemeinschaftl. Lieferung 16% / 5% => Kennzahl 95 (Grundlage) und 98 (Steuer)  (neu)

Die neuen Anforderungen kannst du die Konfiguration unter Konfiguration/Schnittstellen (Konfiguration)/Finanzbuchhaltung/ELSTER (Umsatzsteuer-Voranmeldung)  [bei v.Soft 2.41: Finanzmangement/Einrichten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuervoranmeldung] entsprechend pflegen.

Genau am 30. Juni bzw. 1. Juli 2020 durchzuführen:

Artikel: Steuersätze ändern / Netto- bzw. Bruttopreise berichtigen

Da die Steuersatzänderung überwiegend Bestellungen und Aufträge ab dem 30.6. bzw. 1.7. (entscheidend ist der Leistungszeitraum) betreffen, empfehlen wir, die Änderung des Steuersatzes und die Berichtigung der Preise erst am 30.06. (nach Auslieferung aller Aufträge) oder am 01.07. VOR Auslieferung von Aufträgen umzustellen.

Die Steuersatzänderung im Artikelstamm kann einfach über unser Tool „Umsatzsteuerwechsel“ (Finanzmanagment/Tools/ – [in v.Soft 2.41 noch unter Finanzmanagenet/Einrichten/Umsatzsteuer/]) erfolgen.  Bitte nur „Artikel“ aktivieren!

Hierbei werden alle Artikel bezüglich Steuersatz und Bruttopreise des ausgewählten Steuersatzes („Alt“) aktualisiert:

Folgende Preise werden bezüglich Bruttopreis aktualisiert:

  • VK-Listen-, Mindestverkauf-,Internet-,Kalkulatorischer EK-, UV-Preis
  • Kampagnenpreise
  • Kundengruppenpreise
  • Kundenpreise
  • Lieferantenpreise
  • Setartikel-Preise
  • Stücklisten

Dieser Vorgang ist sehr speicher- und rechenintensiv! Wir empfehlen, vorher eine Datenbanksicherung durchzuführen und den Vorgang bei möglichst geringer Serverauslastung durchzuführen (morgens / abends).

Für Kunden, die den Bruttopreis unverändert lassen und nur den Nettopreis anpassen möchten, steht das Tool Artikel-Import (Modus Update) zur Verfügung. Wir empfehlen, die Listen (wie oben beschrieben) bereits vorher zu erstellen. Vor dem Update der Artikel ist jedoch trotzdem das Tool „Umsatzsteuerwechsel“ wie eben beschrieben durchzuführen, damit alle Steuersätze auf den neuesten Stand sind. Erst anschließend können die Bruttopreise eingelesen werden. Gerne unterstützt dich unser Support bei der Umstellung und Einspielung der Preise!

Für Kunden mit Anbindung an eCommerce-Kanäle empfehlen wir dringend, das Update der Preise und die anschließende Aktualisierung der Preise in den Kanälen in Absprache mit unserem Support durchzuführen.

An folgende Kanäle werden die Umsatzsteueränderungen an v.Soft weitergegeben, soweit diese über ein Artikel-Update eingespielt wurden:

  • Oxid
  • v.Shop
  • Connect / S4T (via Konfig-Zuordnung)
  • Shopware

Insgesamt ist natürlich in allen eCommerce-Kanälen darauf zu achten, dass die Steuersätze auch dort korrekt gepflegt sind. Beim Abgleich von Aufträgen wird bei folgenden Kanälen wie folgt verfahren:

  • Oxid: v.Soft-Steuersatz wird benutzt (außer bei Rabatten, Liefer- und Zahlungsgebühren – ggf. geändertes Verhalten für bestimmte Kunden)
  • v.Shop: v.Shop-Steuersatz wird übernommen
  • WooCommerce: v.Soft-Steuersatz wird benutzt
  • Shopify: v.Soft-Steuersatz wird benutzt
  • Magento: Magento-Steuersatz wird übernommen
  • Connect/S4T: v.Soft-Steuersatz wird benutzt
  • Shopware: v.Soft-Steuersatz wird benutzt

 

Belege- Steuersätze ändern / Netto- bzw. Bruttopreise berichtigen

Die Änderung der Steuersätze und Berichtigung der Preise ist manuell durchzuführen. Gerne unterstützt dich unser Support mit Massenänderungen, sofern dies von dir gewünscht und möglich ist. Generell ist jedoch erstmal deine Strategie der Preisberichtigung entscheidend: sollen die Netto- oder die Bruttopreise bestehen bleiben? Dies kann sogar innerhalb deines Unternehmen abhängig vom Kunden (Händler-Kunde/Endverbraucher) unterschiedlich ausfallen (Welcher Preis ist dem Kunden bekannt/wichtig?).

In folgenden Belegen sollten die Steuersätze und Preise geprüft und ggf. angepasst werden:

  • Angebote,
  • Rechnungen
  • Gutschriften
  • Wiederkehrende Rechnungen
  • Aufträge:
    • Bei den Aufträgen sind neben der allgemeinen Strategie auch noch weitere Faktoren zu berücksichtigen:
      • Leistungszeitraum: Wurde der Auftrag schon (teil-)geliefert bzw. geleistet? Welche Positionen sind betroffen? (Entscheidung, welcher Steuersatz zu setzen ist)
      • Zahlungsdienstleister:  Wurden die Aufträge bereits bezahlt (z. B. via Paypal, Vorauszahlung usw.)? Ist es empfehlenswert, den Bruttopreis beizubehalten und den Nettopreis anzupassen, damit die Rechnung auch der Zahlung entspricht? (Entscheidung, welcher Preis berichtigt werden soll)

Steuersätze-Zuweisung ändern

Nachdem die neuen Steuersätze schon vorher angelegt wurden, ändert sich nun zum 01.07. die Zuweisung der Steuersätze. D.h., 19% und 7% sind auf „(alt)“ umzuschlüsseln, 16% und 5% entsprechend auf normal und ermäßigt. Ab diesem Zeitpunkt behandelt die Finanzbuchhaltung von v.Soft die neuen Steuersätze als Standard-Steuersätze (z.B. auch bei EG-Erwerbsbuchungen usw.).

Im Menü Finanzmanagement/Einrichten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuersätze kannst du die Steuersatz-Zuweisung aktualisieren:

Steuerfunktion in Buchungskonten prüfen / ändern

Nachdem die Steuersätze neue Zuweisungen bekommen haben, müssen die Konten bzw. deren Steuerfunktion daraufhin geprüft werden, ob auf diese Konten auch weiterhin der „normale“ oder „ermäßigte“ Steuersatz (also jetzt 16% oder 5% ) gebucht werden soll. Dies betrifft generell nur „Automatik-Konten“. Vor allem die automatischen Erlöskonten sind hier zu prüfen und ggf. zu ändern.

Beispiel: Konto 8400, Erlöse 19%: Die Steuerfunktion ist von „automatische Umsatzsteuer (Normaler Satz)“ auf „automatische Umsatzsteuer (Alter normaler Satz)“ zu ändern, da hier ja jetzt der alte 19% Steuersatz verbucht werden soll.

Auch für die Sammelkonten muss ein Umstellung der Steuerfunktion erfolgen:

Beispiel: 1776 – Umsatzsteuer 19%

Neue Konten in den Buchungsgruppen hinterlegen

Damit die Verbuchung der Artikel sowohl für 19% als auch 16% Steuersätze gleichzeitig funktioniert, müssen die Buchungsgruppen entsprechend konfiguriert werden.

Dazu muss je Buchungsgruppe die Option „Alte UST-Sätze auf extra Erlöskonten buchen“ aktiviert werden. Weiter muss das alte Erlöskonto für „Steuerpflichtige Erlöse“ in das Feld „Alter ….“ eingetragen werden. Das bereits neu angelegt Erlöskonto mit 16% muss in das Feld „Steuerpflichtige Erlöse“ eingetragen werden.

Sollten bei den Einkaufskonten je Buchungsgruppe z.B. 16% und 19% Einkäufe gebucht werden, so ist dringend darauf zu achten, dass hier KEINE Automatik-Konten hinterlegt werden. Automatik-Konten erlauben jeweils nur den hinterlegten Steuersatz. Buchungen mit anderen Steuersätzen lehnt das System ab und verhindert eine Buchung des Belegs.

Du findest die Buchungsgruppen unter Finanzmanagement/Einrichten/Buchungsgruppen

Anpassung von Wiederkehrenden Buchungen

Zu guter Letzt sind noch die bereits gepflegten wiederkehrenden Buchungen (sofern vorhanden) auf korrekte Beträge und Steuerschlüssel zu prüfen und ggf. abzuändern.

 

 

 

 

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