04 Einkauf

Der Bestellvorschlag in v.Soft

Der Bestellvorschlag (auch Bestellrhythmusverfahren genannt) hilft dabei, regelmäßig in einem Intervall (z.B. alle zwei Wochen) zu prüfen, welche Artikel nachbestellt werden sollen. Ziel ist es, möglichst genau so viel Ware auf Lager zu haben, wie in diesen zwei Wochen verkauft werden kann, ohne dass der Bestand ausgeht und Kunden auf ihre Bestellung warten müssen. Gleichzeitig soll nur so wenig Ware auf Lager sein wie nötig. Beim Erzeugen eines Bestellvorschlags prüft v.Soft alle in Frage kommenden Artikel und schlägt vor, welche Artikel in welchen Mengen bestellt werden sollen. So musst du nicht selbst durch das Lager gehen und prüfen, was bestellt werden soll. Wichtig: der Bestellvorschlag liefert nur einen Vorschlag. Alle Werte können noch anpasst werden, bevor Bestellerfassungen für die einzelnen Lieferanten vom System erzeugt werden.

Hinweis: Das Verfahren ist nicht für einen Adhoc-Einkauf gedacht!

1. Voraussetzungen für den Bestellvorschlag: Artikeleinstellungen

Wichtigste Grundvoraussetzung: die Bestandsführung muss im Reiter Artikelprofil aktiviert sein.

Einstellungen im Reiter Einkauf: Finanzen / Disposition

Der Sicherheitsbestand

In der Artikelmaske im Reiter Einkauf kannst du festlegen, ob der Artikel im Bestellvorschlag berücksichtigt werden soll (Haken “ Einbeziehen“). Besonders wichtig ist dabei, einen Sicherheitsbestand zu hinterlegen. Dabei handelt es sich um den Bestand, der immer auf Lager sein sollte. Dies wird folgendermaßen definiert: wenn heute bestellt wird, dann soll der Bestand, der verfügbar ist, bis zum Eintreffen der nächsten Bestellung reichen. Wenn der Bestand zu niedrig gewählt ist, kann es zu Leerverkäufen kommen, bevor die Bestellung eintrifft.

Tool: Sicherheitsbestandsvorschlag

Um passende Sicherheitsbestände festzulegen, unterstützt dich unser Tool Sicherheitsbestand-Vorschlag (Lager & Logistik -> Tools). Das Tool ermittelt, wie viel pro Tag bzw. pro Woche abverkauft wird und wie lange es von einer Bestellung zur anderen es dauert, bis die Ware abverkauft ist. Dafür werden historische Daten herangezogen. Beispiel: Das System prüft, wie viele Artikel im Schnitt in einer Spanne von z.B. 20 Tagen abverkauft werden. Daraus wird dann der Sicherheitsbestand errechnet.

Saisonalitäten

Für diesen Sicherheitsbestand (SHB) kannst du auch Saisonalitäten berücksichtigen – beispielsweise, wenn du Artikel hast, die sich vor allem als Weihnachtsgeschenke eigenen (z.B. Kerzen, Winterkleidung) oder auch besonders im Frühling und Sommer verkaufen (zum Beispiel Gartenartikel oder Sommermode). In v.Soft legst du dann einen Sicherheitsbestand für einen bestimmten Zeitraum an (beispielsweise 01. Oktober bis 31. Dezember). Zusätzlich kannst du einen abweichenden SBH für die restliche Zeit des Jahres festlegen.

Maximalbestand

In der Praxis benutzt man den Maximalbestand vor allem für teure Artikel, um den Lagerwert zu begrenzen. Dieser wird beispielsweise folgendermaßen berechnet: Ich verkaufe im Jahr 2080 Stück von Artikel xy. Ich benötige dementsprechend 40 Stück pro Woche. Für zwei Wochen benötige ich also ca. 80 Stück. Soll der Maximalbestand nicht zum Tragen kommen, wird ein hoher Wert ausgewählt (zum Beispiel 99999). Dies stellt sicher, dass der Maximalbestand keine Auswirkungen auf den Bestellvorschlag hat und Mengen unnötig begrenzt werden.

Wirtschaftliche Bestellmenge

Dieser Wert kann gepflegt werden, wenn Staffelpreise der Händler zum Tragen kommen sollen – beispielsweise, wenn ich ab einer Bestellung von 500 Artikeln einen guten Rabatt bekomme.

Unsere Tool-Tipps in v.Soft geben dir weitere Informationen zu den einzelnen Einstellungsmöglichkeiten.

Einstellungen im Reiter Einkauf: Preise / Lieferanten

Um für den Bestellvorschlag herangezogen werden zu können, muss im Artikel mindestens ein Lieferant mit einem EK-Preis eingetragen sein. Bei mehreren Lieferanten für einen Artikel ist es nötig, einen Stammlieferanten auszuwählen. Hilfreich ist es zudem, die Lieferzeit in Tagen pflegen. Die Kriterien Stammlieferant, Günstigster Preis und Kürzeste Lieferzeit können später im Bestellvorschlag herangezogen werden.

2. Der Bestellvorschlag

Rechts oben in der Maske Bestellvorschlag erzeugst du einen neuen Vorschlag. Anschließend kannst du zwischen den drei Funktionen Bedarfsbestellung, Vorratsbestellung und Prognosebestellung wählen.

2.1 Die Bedarfsbestellung

Die einfachste Form des Bestellvorschlags ist die Bedarfsbestellung. Diese basiert auf den tatsächlichen Daten, die im System hinterlegt sind.

Bei der Bedarfsbestellung kannst du einstellen, ob alle Artikel, nur eine bestimmte Artikelgruppe, nur der Hauptlieferant oder nur Kundenbestellungen herangezogen werden sollen. Ich kann den Bestellvorschlag auch nur für einen bestimmten Lieferanten ausführen. Im Standard werden jedoch mehrere Lieferanten berücksichtigt. Zum Abschluss des Bestellvorschlags wird dann pro Lieferant eine Bestellerfassung erzeugt.

Bei der Einschränkung nur „Kundenbestellungen“ werden nur Artikel berücksichtigt, die sich gerade in Aufträgen befinden.

Dazu kann ich als weitere Kriterien wählen zwischen Stammlieferant, kürzeste Lieferzeit und günstigster Lieferant.

Menge begrenzen: soll der Maximalbestand berücksichtigt werden?

Es wird geprüft:

Wie viel haben wir auf Lager? Ist schon etwas bestellt? Wichtig: Damit bereits bestehende Bestellungen berücksichtigt werden können, ist es notwendig, darin ein bestätigtes Lieferdatum zu hinterlegen.

Welche Aufträge will ich berücksichtigen? Beispiel: alles, was ich innerhalb von 14 Tagen ausliefern möchte.

Wichtig ist in jedem Fall, das richtige Datum auszuwählen, bis zu dem die reservierten Aufträge und sowie die vorhandenen Bestellungen für die Bedarfsermittlung herangezogen werden sollen. Voreingestellt ist immer das aktuelle Datum. Aufträge mit Auslieferungen in der Zukunft werden so nicht herangezogen. Ist zum Beispiel das Datum gesetzt bis 14.2. werden Aufträge mit Auslieferdatum 15.02. nicht berücksichtigt.

Zusätzlich kannst du angeben, ob die hinterlegten Sicherheitsbestände mit einbezogen werden und ob Nullmengen angezeigt werden sollen oder nicht.

Im Ergebnis werden alle Artikel angezeigt, die das System zur Bestellung errechnet hat. Diese kann ich nun prüfen und anpassen:

  • Bestellmenge
  • Lieferant

Farben:

rot: wurde auf den maximalen Bestellmenge begrenzt

grün: wurde auf wirtschaftliche Bestellmenge erhöht

Dazu habe ich verschiedene Ansichten und Kennzahlen zu meinem Artikel. So sehe ich z.B., welche Aufträge und Bestellungen berücksichtigt wurden.

Im Reiter Finanzen sehe ich zudem, welche Lieferanten dem Artikel zugeordnet sind. In der Spalte Lieferant kann ich dazu jederzeit einen anderen Lieferanten auswählen.

Dazu kann ich die Bestellmengen anpassen oder auch Zeilen komplett löschen.

Ich kann den Bestellvorschlag auch so belassen und erst am nächsten Tag weiterarbeiten. Dazu kann ich Zeilen markieren, beispielsweise, wenn ich Rückfragen zu Artikeln habe.

Wenn ich den Bestellvorschlag soweit bearbeitet habe, kann ich daraus Bestellerfassungen erzeugen.

2.2 Die Vorratsbestellung

Die Vorratsbestellung ist eine erweiterte Bedarfsbestellung mit Vorstufe zur Prognosebestellung.

Bei der Bedarfsbestellung wird in der Regel für einen begrenzten Zeitraum bestellt, beispielsweise für zwei Wochen.

Die Vorratsbestellung bezieht sich auf längere Zeiträume. Das System zieht dabei aktuelle Bestellungen wie bei der Bedarfsbestellung heran, bezieht aber auch die Daten aus dem Zeitraum Vorjahr mit ein. Die Verkaufszahlen aus dem Zeitraum werden dabei dazugeschlagen.

Zusätzlich kann ein Aufschlag in Bezug auf das Vorjahr mit angegeben werden. Dies ist ein manueller Wert, den ich anhand meiner Erfahrung vergebe, indem ich mich frage: war das Vorjahr ein gutes oder ein schlechtes Jahr? Werde ich in diesem Jahr voraussichtlich mehr oder weniger verkaufen? Dementsprechend wähle ich den Auf- oder Abschlag.

Wenn der Bestellvorschlag erzeugt wurde, sehe ich in der Spalte „Verkaufte Menge“ die Zahl der aus dem Vorjahr bestimmten, zusätzlich hinzugefügten Ware.

2.3 Die Prognosebestellung

Bei der Prognosebestellung setze ich ebenfalls ein Datum für einen längeren Zeitraum. Dabei werden nicht einfach nur die Daten aus dem Vorjahr herangezogen. Das Tool eignet sich hauptsächlich für den klassischen Handel mit Saisongeschäft.

Die Einstellungen dafür werden in den Grundeinstellungen unter Lager & Logistik -> Prognoseverfahren -> Verfügbarkeitsprognose getätigt.

Zeitraum 1 – N Tage für Prognoseverkäufe. Wenn ich z.B. 7 Tage eintrage, prüft das System, was ich in den letzten 7 Tagen verkauft habe. Ich kann aber auch einen längeren Zeitraum wie z.B. 30 Tage wählen. Allerdings kann es immer Ausreißer nach oben oder unten geben.

Deswegen kann ich zusätzlich Werte, die noch weiter zurückliegen, ebenfalls in die Prognose mit einbeziehen – zum Beispiel die letzten 180 Tage.

So habe ich in den beiden Zeiträumen jeweils einen unterschiedlichen Wert, was ich pro Tag verkauft habe.

Zusätzlich kann ich noch eine Gewichtung für Zeitraum 1 hinzufügen.

Wenn mir beide Zeiträume gleich wichtig sind, stelle ich die Gewichtung auf 0,5.

Wenn ich in Zeitraum 1 20 Stück und im Zeitraum 2 10 Stück verkauft habe, wird das System einen Wert von 15 heranziehen.

Wenn mir Zeitraum 1 wichtiger ist als Zeitraum 2, kann ich den Wert 0,8 wählen. Dann wird der Zeitraum 1 zu 80 Prozent und Zeitraum 2 nur zu 20 % gewichtet. In unserem Beispiel erhöht sich der vorgeschlagene Wert somit auf etwa 18.

Wir rechen, was pro Tag verkauft wurde. Die Menge im Bestellvorschlag wird somit um den Wert erhöht, der sich aus der Anzahl der Tage im Prognosezeitraum multipliziert mit dem errechneten Durchschnittsverkaufswert ergibt.

Beispiel: Wenn ich eine Prognose für 60 Tage wünsche und pro Tag durchschnittlich nach meinen Einstellungen 18 Stück verkauft werden sollen, erhöht sich die Menge im Bestellvorschlag um 1080 (da 18×60).

 

 

Dabei prüft v.Soft auf Tagesbasis, ob ein Artikel im eingestellten Zeitraum einen Lagerbestand <= 0 erreicht. Diese Artikel werden in der Spalte „Ausverkauf“ mit „ja“ markiert. So kann entsprechend reagiert werden.

Es kann somit vorkommen, dass für manche Artikel, die in naher Zukunft ausverkauft sind, bereits eine Bestellung/Lieferung geplant ist. Auch wenn die Lager- und die Bestellmenge reichen würde, wird der Artikel trotzdem mit „ja“ = Ausverkauf markiert. Die restlichen Berechnungen erfolgen analog der Bedarfsbestellung.

 

 

2.4 Bestellpositionen und Kennzahlen im Bestellvorschlag

Die Spalten lassen sich beliebig verschieben und anpassen.Dabei kannst du beispielsweise:

  • Die Menge pro Spalte ändern
  • Einen anderen Lieferanten auswählen
  • Eine oder mehrere Zeilen aus dem Bestellvorschlag herauslöschen

Manche Spalten werden dabei abhängig von der Bestellvorschlagsart gefüllt:

  • „Voraussichtlicher Abverkauf“ wird nur bei Prognosebestellungen
  • „Verkaufte Menge (im letzten Jahr)“ nur bei Vorratsbestellung gefüllt

Zusätzlich zu den Bestellvorschlagspositionen lassen sich je Artikel weitere Kennzahlen darstellen. Dazu gehören unter anderem:

  • Verfügbarkeit mit Lagerbeständen und Verfügbarkeitsvorschau als Diagramm
  • Bewegungskennzahlen pro Monat mit Bewegungsdiagramm
  • EK- und VK-Preise
  • EK- und VK-Kennzahlen
  • Lagerkennzahlen (z.B. durchschnittliche Lagerdauer und Lagerumschlagshäufigkeit)
  • Verkaufsdaten mit Auftragsübersicht
  • Einkaufsdaten mit Bestellübersicht

So erhältst du bei Bedarf einen umfassenden Überblick  über jeden vorgeschlagenen Artikel und kannst so anhand der vorliegenden Daten entscheiden, ob du den Vorschlag des Systems annimmst oder diesen manuell anpasst.

 

2.5 Beispiele für Artikel-Auswertungen

Bewegungsdiagramm im Bestellvorschlag

 

Verfügbarkeitsvorschau eines Artikels

 

Exkurs: Bestelleskalation

Für den Handel ist der Bestellvorschlag ein gutes Mittel, um ausreichend Waren einzukaufen und den Lagerbestand zu optimieren. Bei Projektgeschäft werden jedoch oft große Stückzahlen auf einmal benötigt, um einen Auftrag beliefern zu können. In diesem Fall ist die Funktion Bestelleskalation sinnvoll. Wenn das Bestellrhythmusverfahren nur alle zwei Wochen ausgeführt wird, kann es sein, dass durch einen Auftrag mit hohen Stückzahlen der Artikel deutlich früher ausverkauft ist als gedacht – ohne, dass es direkt bemerkt wird.

Die Funktion Bestelleskalation führt jede Nacht eine Prüfung durch, ob die Bestellmengen noch ausreichen, wenn Sie den Bestellprozess, so wie er ist, beibehalten.

Die Einstellung erfolgt in der Lieferantenmaske. Hier lässt sich das Bestellintervall eingeben (z.B. alle zwei Wochen). Zusätzlich kann ich einen verantwortlichen Mitarbeiter sowie einen Vertreter hinterlegen. Dieser Mitarbeiter wird automatisch informiert, wenn der Bestand bei einem oder mehreren Artikeln nicht ausreicht bis zum nächsten Bestellung. So kann er zügig den Artikel bestellen und entweder Lieferverzögerungen komplett verhindern oder zumindest zu beschränken.

Wichtig ist hierfür, dass die Lieferzeiten der Artikel gepflegt werden.

3. Abschluss des Bestellvorschlags

Der Bestellvorschlag wird mit Klick auf „Bestellerfassungen erzeugen“ abgeschlossen. Dabei werden unter Einkauf -> Bestellerfassungen die ausgewählten Artikel dem jeweiligen Lieferanten zugeordnet. Nach einer Prüfung und ggf. einem volumenrechtegestützten Freigabeprozess werden die Bestellungen sodann zum Lieferanten geschickt.

Zusätzlich zum Bestellvorschlag unterstützt dich auch die Funktion Bestelleskalation. Durch ein Prognoseverfahren ermittelt v.Soft automatisiert anhand von Verkäufen und der hinterlegten Lieferdauer, ob die Menge der vorrätigen Mittel bis zum nächsten Bestelltermin ausreichen wird. Ist dies nicht der Fall, benachrichtigt das System proaktiv den Einkäufer, damit dieser frühzeitig Ware nachbestellen kann.

4. Warum erscheint mein Artikel nicht im Bestellvorschlag?

Wenn Artikel nicht im Bestellvorschlag erscheinen, liegt das oft entweder am gewählten Sicherheitsbestand (Artikelmaske -> Reiter Einkauf) oder am gewählten Datum.

 

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