Aktivierung Schnittstelle zu projectfacts für CRM und Stammdatenverwaltung

Mit dieser Schnittstelle ermöglicht v.Soft eine automatische Synchronisation zu projectfacts.
Änderungen in v.Soft werden dabei in Echtzeit an projectfacts übertragen, wodurch doppelte Pflegearbeiten entfallen und Daten jederzeit aktuell bleiben.
Darüber hinaus unterstützt die Schnittstelle die DSGVO-konforme Anonymisierung von Kontaktdaten direkt aus v.Soft heraus.

1. Funktionsumfang

1.1 Grundfunktionen

Änderungen oder Neuanlagen von Kunden, Lieferanten und Kontakten in v.Soft werden unbemerkt für den Benutzer in Echtzeit an projectfacts übertragen.
v.Soft ist das führende System für alle Stammdaten – damit ist sichergestellt, dass projectfacts stets die aktuellen Informationen enthält.
Daten müssen nur noch einmal in v.Soft erfasst werden, wodurch Aufwand und Fehlerquellen reduziert werden.
Über einen Button in der Schnittstellenkonfiguration können Kontakte mit abgelaufener Löschfrist abgerufen, in v.Soft anonymisiert und automatisch wieder an projectfacts übertragen werden.

1.2 Einschränkungen & Ausnahmen

Es werden ausschließlich Daten von v.Soft zu projectfacts übertragen (keine Rückübertragung).
Verwaltung der Löschfristen erfolgt weiterhin ausschließlich in projectfacts.
Die DSGVO-Anonymisierung muss in v.Soft manuell ausgelöst und bestätigt werden.
Bei Verbindungsproblemen bleibt der Datensatz in v.Soft erhalten; die Synchronisation kann nachträglich erneut angestoßen werden.
Die übertragene Organisation wird zusätzlich nochmal als Kontakt in projectfacts angelegt.

1.3 Optionen & Rahmenbedingungen

Die Aktivierung kann für jeden Mandanten einzeln erfolgen.
Synchronisationsvorgänge und eventuelle Unstimmigkeiten werden im System protokolliert und sind in der Konfiguration einsehbar.

2. Voraussetzungen

Ein gültiger projectfacts-Zugang mit aktivierter REST-API ist erforderlich.
In projectfacts muss ein Gerät angelegt werden, über das Benutzername und Passwort für die Schnittstelle generiert werden.
In v.Soft müssen die Zugangsdaten (API-URL, Benutzername, Passwort) hinterlegt und die Schnittstelle aktiviert werden.

Hinweis: Die nachfolgende Anleitung zur projectfacts Oberfläche dient lediglich als Orientierungshilfe. Einstellungen und deren Positionierung in der Plattform können sich ggf. in Zukunft ändern.

3. Einstellungen in projectfacts

Die Project Facts Plattform wird wie gewohnt unter folgendem Link aufgerufen:
https://<Name>.projectfacts.de/

Klicke dort auf das Benutzer Icon rechts oben und anschließend auf Persönliche Einstellungen.

Klicke anschließend auf den Reiter Geräte und dann das (+) um ein neues Gerät hinzuzufügen.

Es öffnet sich nun folgendes Fenster:

Notiere dir Benutzername und Passwort. Bitte berücksichtige, dass das Speichern des Passwortes zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr möglich ist. Betätige anschließend den Button Speichern.

4. Schnittstellenspezifische Einstellungen in v.Soft

Unter Konfiguration -> Schnittstellen -> Sonstiges findest du die freigeschaltete Schnittstelle projectfacts (diese muss im Vorfeld erworben werden).

4.1 Reiter Konfiguration

4.1.1 Zugangsdaten:

API-URL
Hier trägst du die URL zur projectfacts Plattform ein (Schreibweise https://<Name>.projectfacts.de/)

Benutzername
Der Benutzername der sich aus dem neu angelegten Gerät in projectfacts (siehe Punkt 3) ergibt.

Passwort
Das Passwort das sich aus dem neu angelegten Gerät in projectfacts (siehe Punkt 3) ergibt.

4.1.2 Anonymisierung (Sektion):

Anonymisierungs-Alias
Hier wird festgelegt, wie die Ersetzung der Kunden- , Lieferanten-, und Kontaktdaten gemäß DSGVO Anonymisierung erfolgen soll.

4.2 Reiter Protokoll

Unter diesem Reiter sieht man den Verlauf aller Neuanlagen, Änderungen und Löschungen in projectfacts. Von hier aus können bei Bedarf per Rechtsklick auf den Datensatz sowohl der entsprechende Eintrag in v.Soft als auch in projectfacts aufgerufen werden.

Über den Button Aktionen können ggf. fehlerhafte Datensätze erneut synchronisiert werden. Mit der Funktion Globale Kontakt anonymisieren werden alle Kontakte mit abgelaufener Löschfrist aus projectfacts abgerufen. Diese Kontakte werden anschließend in v.Soft gemäß den Einstellungen anonymisiert.

Hinweis: Die Löschfristen selbst werden nur in projectfacts verwaltet.

5. Allgemeine Funktionen in v.Soft

In Kunden und Lieferanten findet sich im Profil der neue Bereich projectfacts. Hier können die ID der Organisation (Kunde/Lieferant) sowie die Kontakt-ID (projectfacts legt die Organisation nochmals als eigenen Kontakt an) eingesehen sowie über einen Button direkt in projectfacts aufgerufen werden.