Der Bestellvorschlag (auch Bestellrhythmusverfahren genannt) hilft dabei, regelmäßig in einem Intervall (z.B. alle zwei Wochen) zu prüfen, welche Artikel nachbestellt werden sollen. Ziel ist es, möglichst genau so viel Ware auf Lager zu haben, wie in diesen zwei Wochen verkauft werden kann, ohne dass der Bestand ausgeht und Kunden auf ihre Bestellung warten müssen. Gleichzeitig soll nur so wenig Ware auf Lager sein wie nötig. Beim Erzeugen eines Bestellvorschlags prüft v.Soft alle in Frage kommenden Artikel und schlägt vor, welche Artikel in welchen Mengen bestellt werden sollen. So musst du nicht selbst durch das Lager gehen und prüfen, was bestellt werden soll. Wichtig: der Bestellvorschlag liefert nur einen Vorschlag. Alle Werte können noch anpasst werden, bevor Bestellerfassungen für die einzelnen Lieferanten vom System erzeugt werden.
Hinweis: Das Verfahren ist nicht für einen Adhoc-Einkauf gedacht!
1. Voraussetzungen für den Bestellvorschlag: Artikeleinstellungen
Wichtigste Grundvoraussetzung: die Bestandsführung muss im Reiter Artikelprofil aktiviert sein.
Einstellungen im Reiter Einkauf: Finanzen / Disposition
Der Sicherheitsbestand
In der Artikelmaske im Reiter Einkauf kannst du festlegen, ob der Artikel im Bestellvorschlag berücksichtigt werden soll (Haken “ Einbeziehen“). Besonders wichtig ist dabei, einen Sicherheitsbestand zu hinterlegen. Dabei handelt es sich um den Bestand, der immer auf Lager sein sollte. Dies wird folgendermaßen definiert: wenn heute bestellt wird, dann soll der Bestand, der verfügbar ist, bis zum Eintreffen der nächsten Bestellung reichen. Wenn der Bestand zu niedrig gewählt ist, kann es zu Leerverkäufen kommen, bevor die Bestellung eintrifft.
Tool: Sicherheitsbestandsvorschlag
Um passende Sicherheitsbestände festzulegen, unterstützt dich unser Tool Sicherheitsbestand-Vorschlag (Lager & Logistik -> Tools). Das Tool ermittelt, wie viel pro Tag bzw. pro Woche abverkauft wird und wie lange es von einer Bestellung zur anderen es dauert, bis die Ware abverkauft ist. Dafür werden historische Daten herangezogen. Beispiel: Das System prüft, wie viele Artikel im Schnitt in einer Spanne von z.B. 20 Tagen abverkauft werden. Daraus wird dann der Sicherheitsbestand errechnet.
Saisonalitäten
Für diesen Sicherheitsbestand (SHB) kannst du auch Saisonalitäten berücksichtigen – beispielsweise, wenn du Artikel hast, die vor im Winter (z.B. Weihnachtsdeko, Winterkleidung) oder auch besonders im Frühling und Sommer verkauft werden (z.B. Gartenartikel oder Sommermode). In v.Soft legst du dann einen Sicherheitsbestand für einen bestimmten Zeitraum an (beispielsweise 01. Oktober bis 31. Dezember). Zusätzlich kannst du einen abweichenden SBH für die restliche Zeit des Jahres festlegen.
Maximalbestand
In der Praxis benutzt man den Maximalbestand vor allem für teure Artikel, um den Lagerwert zu begrenzen. Dieser wird beispielsweise folgendermaßen berechnet: Ich verkaufe im Jahr 2080 Stück von Artikel xy. Ich benötige dementsprechend 40 Stück pro Woche. Für zwei Wochen benötige ich also ca. 80 Stück. Soll der Maximalbestand nicht zum Tragen kommen, wird ein hoher Wert ausgewählt (zum Beispiel 99999). Dies stellt sicher, dass der Maximalbestand keine Auswirkungen auf den Bestellvorschlag hat, damit Mengen nicht unnötig begrenzt werden.
Wirtschaftliche Bestellmenge
Dieser Wert kann gepflegt werden, wenn Staffelpreise der Händler zum Tragen kommen sollen – beispielsweise, wenn ab einer Bestellung von 500 Artikeln ein guter Rabatt möglich ist.
Unsere Tool-Tipps in v.Soft geben dir weitere Informationen zu den einzelnen Einstellungsmöglichkeiten.
Einstellungen im Reiter Einkauf: Preise / Lieferanten
Um für den Bestellvorschlag herangezogen werden zu können, muss im Artikel mindestens ein Lieferant mit einem EK-Preis eingetragen sein. Bei mehreren Lieferanten für einen Artikel ist es nötig, einen Stammlieferanten auszuwählen. Hilfreich ist es zudem, die Lieferzeit in Tagen pflegen. Die Kriterien Stammlieferant, Günstigster Preis und Kürzeste Lieferzeit können später im Bestellvorschlag herangezogen werden.
2. Der Bestellvorschlag
Rechts oben in der Maske Bestellvorschlag erzeugst du einen neuen Vorschlag.
Anschließend kannst du zwischen den drei Funktionen Bedarfsbestellung, Vorratsbestellung und Prognosebestellung wählen.
2.1 Die Bedarfsbestellung
Die einfachste Form des Bestellvorschlags ist die Bedarfsbestellung. Diese basiert auf den tatsächlichen Daten, die im System hinterlegt sind.
Bei der Bedarfsbestellung kannst du einstellen, ob alle Artikel, nur eine bestimmte Artikelgruppe, nur der Hauptlieferant oder nur Kundenbestellungen herangezogen werden sollen. Du kannst den Bestellvorschlag auch nur für einen bestimmten Lieferanten ausführen. Im Standard werden jedoch mehrere Lieferanten berücksichtigt. Zum Abschluss des Bestellvorschlags wird dann pro Lieferant eine Bestellerfassung erzeugt.
Bei der Einschränkung nur „Kundenbestellungen“ werden nur Artikel berücksichtigt, die sich gerade in Aufträgen befinden.
Dazu kannst du als weitere Kriterien wählen zwischen Stammlieferant, kürzeste Lieferzeit und günstigster Lieferant.
Weitere Optionen für die Bedarfsbestellung
Zusätzlich kann ein Datum ausgewählt werden, bis zu dem die reservierten Aufträge und sowie die vorhandenen Bestellungen für die Bedarfsermittlung herangezogen werden sollen. Voreingestellt ist immer das aktuelle Datum. Aufträge mit Auslieferungen in der Zukunft werden so nicht herangezogen. Ist zum Beispiel das Datum gesetzt bis 14.2. werden Aufträge mit Auslieferdatum 15.02. nicht berücksichtigt.
Wichtig: Damit bereits bestehende Bestellungen berücksichtigt werden können, ist es notwendig, darin ein bestätigtes Lieferdatum zu hinterlegen.
Zusätzlich kannst du angeben, ob die hinterlegten Sicherheitsbestände mit einbezogen werden und ob Nullmengen angezeigt werden sollen oder nicht. Mit der Funktion „Menge begrenzen“ kannst du dazu einstellen, ob der Maximalbestand berücksichtigt werden soll.
Nach dem Klick auf „Bestellvorschlag erzeugen“ werden alle Artikel angezeigt, die das System zur Bestellung errechnet hat.
Unterhalb der Bestellpositionen findest du Informationen zu den einzelnen Artikeln:
- Verfügbarkeit – inkl. Lagerbestand, bestellte und reservierte Mengen sowie das Diagramm Verfügbarkeitsvorschau
- Bewegung – Zugänge und Abgänge des aktuellen und des Vorjahres
- Finanzen – EK- und VK-Preise, Lieferantenpreise und das Diagramm Preisentwicklung
- Einkauf – Kennzahlen und Informationen zu Einkaufsbestellungen
- Lager – Kennzahlen wie verfügbarer Bestand, Lagerumschlagshäufigkeit und durchschnittliche Lagerdauer
- Verkauf – Kennzahlen zum Verkauf und Anzeige von Rückständen
Anhand dieser Daten erhältst du einen umfassenden Überblick über jeden vorgeschlagenen Artikel und kannst so anhand der vorliegenden Daten entscheiden, ob du den Vorschlag des Systems annimmst oder diesen manuell anpasst. So kannst du:
- Die Menge in der Spalte Bestellmengenvorschlag anpassen
- Einen anderen Lieferanten auswählen
- Eine oder mehrere Zeilen aus dem Bestellvorschlag herauslöschen (z.B. über die Aktionen-Spalte)
Hinweis 1: Der Bestellvorschlag muss nicht direkt bearbeitet werden – die Ansicht bleibt solange bestehen, bis du Bestellerfassungen erzeugst oder einen neuen Bestellvorschlag durchführst. Zusätzlich kannst du Zeilen über die Spalte Aktionen markieren – beispielsweise, wenn dazu noch Klärungsbedarf besteht.
Hinweis 2: Manche Spalten werden dabei abhängig von der Bestellvorschlagsart gefüllt:
- „Voraussichtlicher Abverkauf“ wird nur bei Prognosebestellungen und
- „Verkaufte Menge (im letzten Jahr)“ nur bei Vorratsbestellung gefüllt
Wenn du den Bestellvorschlag soweit bearbeitet hast, kannst du daraus über den Button rechts unten Bestellerfassungen erzeugen.
Neben der Bedarfsbestellung gibt es noch zwei weitere Modi im Bestellvorschlag: die Vorratsbestellung und die Prognosebestellung.
2.2 Die Vorratsbestellung
Die Vorratsbestellung ist eine erweiterte Bedarfsbestellung mit Vorstufe zur Prognosebestellung.
Bei der Bedarfsbestellung wird in der Regel für einen begrenzten Zeitraum bestellt, beispielsweise für zwei Wochen.
Die Vorratsbestellung bezieht sich auf längere Zeiträume. Das System zieht dabei aktuelle Bestellungen wie bei der Bedarfsbestellung heran, bezieht aber auch die Daten aus dem Zeitraum Vorjahr mit ein. Die Verkaufszahlen aus dem Zeitraum werden dabei dazugeschlagen.
Zusätzlich kann ein Aufschlag in Bezug auf das Vorjahr mit angegeben werden. Dies ist ein manueller Wert, den du anhand deiner Erfahrung vergeben kannst – war das Vorjahr ein gutes oder ein schlechtes Jahr? Wird im aktuellen Jahr voraussichtlich mehr oder weniger verkauft? Dementsprechend kannst du den Auf- oder Abschlag wählen.
Wenn der Bestellvorschlag erzeugt wurde, siehst du in der Spalte „Verkaufte Menge“ die Zahl der aus dem Vorjahr bestimmten, zusätzlich hinzugefügten Ware.
2.3 Die Prognosebestellung
Die Prognosebestellung eignet sich hauptsächlich für den klassischen Handel mit Saisongeschäft.
Dabei werden zwei unterschiedliche Zeiträume herangezogen, die unterschiedlich gewichtet werden können. Dies dient dazu, damit Ausreißer nach oben oder unten in nur einem Zeitraum weniger Gewicht bekommen.
Einstellungen für die Prognosebestellung
Die Einstellungen werden in den Grundeinstellungen unter Lager & Logistik -> Prognoseverfahren -> Verfügbarkeitsprognose getätigt.
Zeitraum 1 – N Tage für Prognoseverkäufe
Wenn du hier z.B. 7 Tage einträgst, prüft das System, was du in den letzten 7 Tagen verkauft hast. Es kann aber auch ein längerer Zeitraum wie z.B. 30 Tage gewählt werden.
Zeitraum 2 – N Tage für Prognoseverkäufe:
Hier kannst du einen weiteren Zeitraum in die Prognose mit einbeziehen – zum Beispiel die letzten 180 Tage.
Gewichtung Zeitraum 1
Wenn dir beide Zeiträume gleich wichtig sind, stellst du die Gewichtung auf 0,5. Wenn du im ersten Zeitraum 20 Stück und im zweiten Zeitraum 10 Stück verkauft hast, wird das System einen Wert von 15 heranziehen.
Wenn dir Zeitraum 1 wichtiger ist als Zeitraum 2, kannst du z.B. den Wert 0,8 wählen. Dann wird der Zeitraum 1 zu 80 Prozent und Zeitraum 2 nur zu 20 % gewertet.
Berechnung im Bestellvorschlag
v.Soft errechnet anhand der Zeiträume und der Gewichtung, was pro Tag verkauft wurde. Die Menge im Bestellvorschlag wird somit um den Wert erhöht, der sich aus der Anzahl der Tage im Prognosezeitraum multipliziert mit dem errechneten Durchschnittsverkaufswert ergibt.
Beispiel: Wenn du eine Prognose für 60 Tage eingestellt hast und pro Tag durchschnittlich 18 Stück verkauft werden sollen, erhöht sich die Menge im Bestellvorschlag um 1080 (da 18×60).
Wenn ein Artikel im eingestellten Zeitraum einen Lagerbestand <= 0 erreicht, wird dieser Artikel in der Spalte „Ausverkauf“ mit „ja“ markiert. So kann entsprechend reagiert werden.
Hinweis: Es kann vorkommen, dass für manche Artikel, die in naher Zukunft ausverkauft sind, bereits eine Bestellung/Lieferung geplant ist. Auch wenn die Lager- und die Bestellmenge reichen würde, wird der Artikel trotzdem mit „ja“ = Ausverkauf markiert. Die restlichen Berechnungen erfolgen analog der Bedarfsbestellung.
Beispiel für ein Ergebnis der Prognosebestellung
3. Abschluss des Bestellvorschlags
Der Bestellvorschlag wird mit Klick auf „Bestellerfassungen erzeugen“ abgeschlossen. Dabei werden unter Einkauf -> Bestellerfassungen die ausgewählten Artikel dem jeweiligen Lieferanten zugeordnet. Nach einer Prüfung und ggf. einem volumenrechtegestützten Freigabeprozess werden die Bestellungen sodann zum Lieferanten geschickt.
4. Exkurs: Die Bestelleskalation
Für den Handel ist der Bestellvorschlag ein gutes Mittel, um ausreichend Waren einzukaufen und den Lagerbestand zu optimieren. Im Projektgeschäft werden jedoch oft große Stückzahlen auf einmal benötigt, um einen Auftrag beliefern zu können. In diesem Fall ist die Funktion Bestelleskalation sinnvoll. Wenn das Bestellrhythmusverfahren nur alle zwei Wochen ausgeführt wird, kann es sein, dass durch einen Auftrag mit hohen Stückzahlen der Artikel deutlich früher ausverkauft ist als gedacht – ohne, dass es direkt bemerkt wird.
Die Funktion Bestelleskalation führt jede Nacht eine Prüfung durch, ob die Bestellmengen noch ausreichen, wenn du den Bestellprozess, so wie er ist, beibehältst.
Die Einstellung erfolgt in der Lieferantenmaske. Hier lässt sich das Bestellintervall eingeben (z.B. alle zwei Wochen). Zusätzlich kann ein verantwortlicher Mitarbeiter sowie ein Vertreter hinterlegt werden. Dieser Mitarbeiter wird automatisch informiert, wenn der Bestand bei einem oder mehreren Artikeln bis zur nächsten Bestellung nicht ausreicht. So kann der Mitarbeiter den Artikel zügig bestellen und Lieferverzögerungen an die Kunden entweder komplett verhindern oder zumindest zu beschränken.
Wichtig ist hierfür, dass die Lieferzeiten der Artikel gepflegt werden.
5. Warum erscheint mein Artikel nicht im Bestellvorschlag?
Wenn Artikel nicht im Bestellvorschlag erscheinen, liegt das oft an den getätigten Einstellungen.
Fehlende Einstellungen in der Artikelmaske
Der Artikel hat keine Bestandsführung
Im Reiter Einkauf unter Bestellvorschlag:
- Der Haken „Einbeziehen“ ist nicht gesetzt
- Der hinterlegte Maximalbestand schränkt den Bestellvorschlag ein (wähle ggf. eine hohe Zahl wie 9999, um dies zu vermeiden)
Im Reiter Einkauf – Preise / Lieferanten:
Es ist kein Lieferant bzw. bei mehreren Lieferanten kein Stammlieferant hinterlegt worden
Es werden nicht alle Bestellungen berücksichtigt
In diesem Fall kann es sein, dass das ausgewählte Datum in der Bedarfsbestellung nicht richtig gewählt ist. Aufträge mit Auslieferungen in der Zukunft werden nicht herangezogen. Ist zum Beispiel das Datum gesetzt bis 14.2. werden Aufträge mit Auslieferdatum 15.02. nicht berücksichtigt.
Zusätzlich kann es sein, dass in bereits bestehenden Bestellungen kein bestätigtes Lieferdatum hinterlegt wurde, sodass der Zeitraum nicht greift.