13 Update

Update-Info: v.Soft Cirrina 3.1

Es ist ein Update zu v.Soft Cirrina verfügbar. Die neue Version 3.1 beinhaltet unter anderem neue Farbschemata sowie Schnittstellen zu Docuware und Digistore.

  1. Allgemein: Benutzeroberfläche
  2. Einkauf
  3. Verkauf & Marketing
  4. Service & Werkstatt
  5. Finanzmanagement
  6. Personalwesen
  7. Schnittstellen
  8. v.App
  9. Sonstiges

1. Allgemein: Benutzeroberfläche

1.1 Neue Themes in v.Soft

Folgende Farb-Oberflächen-Themes sind für v.Soft 3.0 Cirrina verfügbar:

  • Modern (Standard)
  • Pinky
  • Dark
  • Colored

Die Darstellungsoption Colored stellt eine Mittellösung zwischen dem hellen Modern und dem dunklen Dark-Theme dar. Das Theme blendet nicht und ist auch dann hilfreich, wenn die Grautöne auf einem Bildschirm schlecht dargestellt werden.

Den Modus kannst du in den Grundeinstellungen auswählen unter:

Benutzer-Einstellungen -> Allgemein unter Oberflächen-Theme

Das Theme Colored:

1.2 Anpassung der Bildschirm-Auflösung

v.Soft 3.0 Cirrina passt sich bei kleinen Monitoren oder bei hoher Skalierung an die Bildschirmauflösung an (Einstellung: „“Automatisch“). Zusätzlich sind folgende manuelle Einstellungen möglich:

Standard für große Bildschirme (ohne automatische Anpassung)

Kompakt (kleinere Darstellung der Elemente, Schriftgrößen, etc.)

Small (für kleine Bildschirme)

2. Einkauf

2.1 Die Meldebestands-Meldungen wurden verbessert

Die Meldebestandsmeldungen werden nur noch bei weiteren Bestandsminderungen zugestellt.

3. Verkauf und Marketing

3.1 Neue Auftragsart „Komissionslieferung“ und Erweiterung Buchungslogik

Die Kundenmaske wurde unter „Lieferung“ um ein neues Feld „Kommissions-Lagerort“ erweitert. Hier kann ein Lagerort ausgewählt werden, auf den die Ware bei einer Kommissionslieferung umgebucht wird. Über Lagerberichte (z.B. Lagerbestand, Lagerwert) kann jederzeit geprüft werden, welche Artikel in welcher Stückzahl beim Kunden auf Lager liegen.

Bei den Aufträgen wurde eine neue  Auftragsart „Kommissionslieferung“ eingeführt. Das Ändern der Auftragsart hat auf bereits vorhandene oder neu angelegt Positionen den folgenden Effekt:

– Der Nettopreis (und damit alle anderen Preise) werden auf 0 gesetzt, analog der anderen zusätzlichen Auftragsarten

– Die Fakturierungsmenge (‚fakturieren‘, ‚zu fakturieren‘) wird auf 0 gesetzt.

Preis und Fakturierungsmengen können nicht verändert werden. Die Änderung betrifft nur Artikelpositionen und dabei auch nur Artikel mit Bestandsführung. Es ist also möglich, zusätzlich zu den Umbuchungspositionen dem Kunden Versandkosten o.ä. direkt in Rechnung zu stellen.

Bei Buchen des Auftrags – egal ob via manuell oder via Warenausgang – wird geprüft, ob dem Kunden ein Kommissions-Lager zugeordnet ist. Die Prüfung erfolgt beim Warenausgang schon beim Erstellen der VK-Kommissionier-Aufträge.

Anschließend wird der Auftrag normal gebucht. Dabei wird allerdings kein Bestand abgebucht wie bei einer normalen Lieferung (Verkaufsposten) sondern – falls die Buchung ansonsten erfolgreich ist – eine Lagerumbuchung vom gewählten Lagerort/Lagerplatz auf das Kommissionslager des Kunden durchgeführt. Der Lagerplatz wird dabei automatisch ermittelt (erster gepflegter Lagerplatz des Lagerorts).

Alle weiteren Prozesse (Erstellen von Lieferschein, Druck von Paketlabels etc.) bleiben unverändert.

3.2 Artikelinfo – VK Rückstand: Neue Spalten „Bestellung“ und „Verkaufskanal“

Die Artikelinfo im Bereich Verkauf – Rückstand wurde um neue Spalten erweitert:

  1. a) das Feld „Bestellung“ (Auftrag -> Beleg -> Belegdaten)

Hier wird bei eCommerce-Bestellungen der Shop und die Auftragsnummer erfasst, also z.b. Shopware Bestellnr.: #12345

  1. b) den Verkaufskanal (Auftrag -> Beleg -> Sonstiges)

Hier wird direkt der jeweilige Verkaufskanals erfasst aus dem der Auftrag stammt, also z.b. SalesTeam (Manuell)

So kann der Mitarbeiter direkt in der Artikelinfo alle wesentlichen Informationen zu dem jeweiligen Auftrag sehen – z.B., ob es sich um eine Shop- oder eine Sales-Bestellung handelt.

3.3 Neues Sonderrecht „Kundengruppe ändern“

In der Rechteverwaltung wird ein neues Sonderrecht „Kundengruppe ändern“ eingefügt. Wird das Recht entzogen, so wird die Kundengruppe nur noch angezeigt, kann aber nicht mehr geändert werden. So wird verhindert, dass Sales-Mitarbeiter die Preisstaffeln verändern können.

4. Service & Werkstatt

4.1 Verbesserungen der Plantafel

Die Plantafel wurde verbessert und beschleunigt.

5. Finanzmanagement

5.1 Prüfung und Warnung bei Fibu-Schlüssel-Änderungen

Um unbewusste Änderungen oder falsche Änderungen des Steuerschlüssels dem Benutzer aufzuzeigen, findet bei Änderung des Steuerschlüssels eine Prüfung statt. Dabei wird geprüft, ob der Steuerschlüssel und das Lieferland (mit und ohne UST-ID) übereinstimmen. Wird eine Unstimmigkeit erkannt, wird eine Warnung /Frage ausgegeben, ob der Benutzer die Änderung wirklich durchführen will. Die Prüfung kann nur für Steuerschlüssel erfolgen, die gewöhnlich von der Lieferadresse abhängig sind. So wird z.B. bei §13b, Dreiecksgeschäft oder Nato-Lieferungen aus Sicherheitsgründen OHNE Prüfung eine Warnung ausgegeben. Die Prüfung wird für alle Verkaufsbelege (Angebot, Auftrag, Rechnungserfassung, Gutschrifterfassung, Retoure und Verkaufskasse) realisiert.

5.2 Summen und Salden-Liste mit Monatsverlauf

Der Bericht „Summen- und Saldenliste“ wurde um die neuen Option-Berichtstypen „Monatsverlauf“ und „Regulär“ erweitert. Wird „Monatsverlauf“ ausgewählt, ist es möglich, ein Von- und ein Bis-Datum (analog der BWA) zu wählen, das außerhalb des gewählten Wirtschaftsjahres liegt. Weiter werden im gewählten Zeitraum je Monat die SuSa-Positionen (Konten) berechnet und als Tabelle analog der BWA mit Monatsverlauf angezeigt – d.h. je Monat wird eine Spalte hinzugefügt. Es werden nur noch die Monatssalden (keine Soll, Haben oder Kumulierung) angezeigt.

5.3 Neuer Fibu-Schlüssel „Nato-Lieferung“

Lieferungen an US-Truppen sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Deswegen wurde ein neuer Fibu-Schlüssel „NATO-Lieferung (steuerfrei)“ eingefügt.

Bei Auswahl eines solchen Schlüssels werden die Belegpositionen (analog der Ausfuhr) auf 0% UST gesetzt und neu berechnet.

Weiter wird ein zusätzlicher Steuervermerk auf den VK-Belegen „Umsatzsteuerbefreit nach Art. 67 Abs. 3 NATO-ZAbk“ angedruckt bzw. in die Bezeichnungseinstellungen hinzugefügt.

Zudem werden die Buchungsgruppen um ein Erlöskonto „Nato-Lieferung“ erweitert. D.h. VK-Belege mit diesen Steuerschlüssel wird das Nato-Lieferung-Erlöskonto der Buchungsgruppe des Artikels verwendet.

5.4 ELSTER-Update

Für die UST-VA und die Zusammenfassenden Meldungen wird ein Elster-Update zur Verfügung gestellt.

6. Personalwesen

6.1 Überarbeitete Abwesenheitsmeldungen

Die Abwesenheitsmeldungen wurden überarbeitet. Zudem erhält der Antragsteller Feedback bei Genehmigung.

7. Schnittstellen

7.1 Vertriebsplattform Digistore

Es wurde eine neue Schnittstelle zu Digistore geschaffen. Dabei handelt es sich um eine Vertriebsplattform für digitale Produkte.

Die Schnittstelle wurde analog zu den anderen eCommerce-Schnittstellen entwickelt. Dabei wurde eine REST-Api programmiert.

Neue Bestellungen werden aus Digistore über einen Zeitstempel abgerufen – also alle Bestellungen seit dem letzten Abgleich. Anschließend wird pro Bestellung geprüft, ob die Bestelldaten vollständig sind und ob jede Bestellposition einem Kurstermin in v.Soft zugeordnet werden kann.

Ist die Prüfung erfolgreich wird der zugehörige Kunde in v.Soft über die E-Mail Adresse aus den Bestelldaten gesucht. Wenn kein Kunde gefunden wurde, wird ein neuer Kundendatensatz mit den Daten aus Digistore und dem Vorlagekunden aus der Konfiguration erstellt.

 Im nächsten Schritt wird ein neuer Auftrag mit den Kundendaten und dem Verkaufskanal/Mitarbeiter/VB aus der Konfiguration erstellt. Als Auftragsposition wird der der Artikel aus der Kursreihe des Kurstermins erstellt.

Der Kunde wird im nun dem Kurs als neuer Kursteilnehmer hinterlegt. Die normalen Funktionen beim hinzufügen eines Kursteilnehmers zu einem Kurstermin werden dabei ebenfalls ausgeführt (z.B. E-Mail an Kursleiter/Kursort)

Alle Bestellungen, Kundenanlagen sowie Änderungen an Belegen und Kursterminen werden in einem Protokoll erfasst und wie bei den anderen ECommerce-Schnittstellen protokolliert (natürlich inkl. E-Mail-Versand via Dienst und speichern in einem Verzeichnis)

Kunden werden aus Digistore nur in Zusammenhang mit einer Buchung abgerufen. Ein normaler Kundenabgleich ist nicht vorgesehen.

Bestellungen, bei denen es zu Fehlern gekommen ist (z.B. Kurstermin fehlt) werden in einem separaten Protokoll erfasst und beim nächsten Abgleich ohne Benutzerinteraktion erneut abgerufen.

7.2 DMS Docuware

Es wurde eine Schnittstelle zur SmartInvoice-Software von Docuware geschaffen. Diese liest die Dokumente aus verschiedenen Quellen digital ein und unterzieht die EK-Rechnungen einer ersten semantischen und kaufmännischen Prüfung. Diese Prüfung wird durch Daten aus v.Soft unterstützt, indem die aktuellen Bestellungen inkl. Lieferantendaten an smartInvoice übergeben werden.

Die eingelesenen Rechnungen werden im Anschluss von smartInvoice in maschinenlesbarer Form exportiert und in v.Soft als EK-Rechnungserfassung (Proforma-Rechnung) angelegt. Wenn die Rechnungserfassung mit der Bestellung übereinstimmt, wird die Rechnung automatisch verbucht.

Im letzten Schritt werden durch die Buchhaltung beglichene Rechnungsnummern exportiert, damit in Docuware ein Zahlungsabschluss generiert und die Rechnung archiviert werden kann.

Datenaustausch:

Der Datenaustausch zwischen v.Soft und smartInvoice erfolgt über Dateien, die beide Systeme in geteilte Verzeichnisse ablegen. Das jeweils andere System kann die Dateien dann aus diesem Verzeichnis abholen. Das System, dass die Dateien abholt ist dafür zuständig, nicht benötigte Dateien nach erfolgreichen Import zu löschen. Die Dateien liegen im .csv bzw. .xml-Format vor.

 Konfigurationsmaske:

Für die Schnittstelle zu smartInvoice/Docuware wurde eine Konfigurationsmaske entwickelt, in der alle Einstellungen für die Schnittstelle getroffen werden können. Dazu gehören:

– Zeitpunkt und Intervall in der die Daten exportiert/importiert werden können.
– Toleranzgrenzen für das automatische Verbuchen der Rechnungen
– Verzeichnisse/Order in denen die Dateien abgelegt/ausgelesen werden.

Protokoll:

Durch eine ausführliche Protokollierung ist genau nachvollziehbar, welche Aktionen die Schnittstelle durchgeführt hat.

7.3 Docuware: Export von Bestell- und Stammdaten

In regelmäßigen Abständen werden die Stamm- und Bewegungsdaten in ein für smartINVOICE geeignetes Format exportiert. Die Daten werden von smartINVOICE im Anschluss importiert und dienen der Prüfung der Rechnungen.

Da smartINVOICE immer einen Komplettimport ausführt, werden bei jedem Export ALLE Daten neu exportiert/übertragen.

Exportiert werden:

– Stammdaten Rechnungsempfänger

Über die Unternehmensdaten und die Filialverwaltung werden alle gültigen Rechnungsempfänger übertragen. Der Export beinhaltet Anschrift(en), Unternehmensname sowie Steuernummer und USt.-ID

– Kreditor-Stammdaten (via Lieferanten)

Über die Lieferanten werden aktiven Lieferanten an smartINVOICE übermittelt . Der Export beinhaltet die Stammdaten der Lieferanten wie Lieferantennummer, Anschrift, Bankverbindung sowie Steuernummer und USt.-ID

– Bestellungen

Alle aktiven Bestellungen werden an smartINVOICE exportiert. Der Export erfolgt direkt auf Positionsebene. Übermittelt werden EK-Bestellnummer, Lieferantennummer sowie die einzelnen Positionsdaten. (Artikelnummer und Artikelbeschreibung, Positionsnummer, Bestellmenge, Gesamt-Netto/Brutto).

Übermittelt wird auch, ob die Position nur bestellt oder bereits geliefert wurde.

7.4 Docuware: Import und Verarbeitung von Rechnungsdaten

Ebenfalls in regelmäßigen Abständen stellt smartInvoice die gescannten Rechnungsdaten zur Verfügung. Die Daten liegen im .xml-Format vor und enthalten die komplette Rechnung in maschinenlesbarem Format. Die .xml-Daten werden von v.Soft ausgelesen und via Bestellnummer/Lieferantenummer einer Einkaufs-Bestellung zugeordnet.

Bei erfolgreicher Zuordnung wird für jedes Rechnungs-Dokument in v.Soft eine Rechnungserfassung (Proforma-Rechnung) angelegt. Im Anschluss daran werden alle Positionszeilen, die in gewissen Toleranzgrenzen (z.B. +/- 10% der Positionssumme) der Position der Bestellung entsprechen der Rechnung hinzugefügt und die Rechnung anschließend gebucht.

Beim Erzeugen der Rechnungserfassung wird in einer Zusatztabelle die Bestellnummer, Rechnungsnummer, DocID (Id von Docuware) und StackID (Id von smartInvoice) gespeichert

7.5 Docuware: Export von Bezahldaten

Dazu wird bei allen via smartInvoice verarbeiteten Dokumenten (mit docID) geprüft, ob die Rechnung bereits bezahlt wurde. Über die Buchhaltung wird geprüft, ob der offene Posten der Rechnung beglichen wurde. Ist der offene Posten ausgeglichen, wird ein .xml-Dokument mit Ausgleichsdatum, Ausgleichsbetrag und DocID erzeugt und exportiert.

7.6 Erweiterung Shopware-Schnittstelle: Unterstützung aller Zahlungsworkflows

Die Shopware-Schnittstelle unterstützt nun sowohl das Abholen von Bestellungen, die von Shopware (oder einem Zahlungs-Plugin) auf „Bezahlt“ gestellt werden, als auch Aufträge bzw. Zahlungsarten, bei denen der Kunde erst nach Erhalt der Ware bezahlt (z.B. B2B Rechnungskauf) und/oder bei denen die Prüfung auf vollständige Bezahlung in Cirrina erfolgt.

Die Entwicklung stellt sicher, dass alle denkbaren Zahlungsarten von vornherein unterstützt werden und keine Anpassungen in v.Soft dazu mehr notwendig sind. Zudem werden alle möglichen Auftrags, Zahlungs- und Lieferstatus erfasst und automatisch von einem der beiden Systeme weitergesetzt werden. Neue Zahlungsarten können so ganz einfach eingerichtet werden, wenn in Shopware das passende Plugin installiert wurde und in v.Soft die Art der Zahlungsbedingung festgelegt wurde.

Bei Interesse stellen wir gerne eine grafische Darstellung als PDF zur Verfügung.

7.7 Shopware – Abbruch von offenen Bestellungen mit fehlgeschlagener Bezahlung

In der Konfigurationsmaske für die Shopware-Schnittstelle kommt in den Reiter „Aufträge“ ein neues Feld „Abgebrochene/Fehlgeschlagene Bestellungen abbrechen nach (0 = nie)“. In dieses kann man die Stunden eintragen, nach denen eine Shopware-Bestellung beim Abgleich automatisch auf den Bestellstatus „Abgebrochen“ gesetzt wird, wenn der Zahlungsstatus auf „Abgebrochen“ oder „Fehlgeschlagen“ steht.

7.8 Shopware – Übernahme von Gutscheincodes aus Bestellpositionen

Bei Kundenbestellungen werden nun die  verwendeten Gutscheincodes in die Auftragszeilen geschrieben, um damit weitere Auswertungen vornehmen zu können. Dazu wurde der Auftragsabgleich so erweitert, dass beim Anlegen der Auftragszeilen der Gutscheincode aus den Zeilen der Shopware-Bestellung ausgelesen wird. Dieser wird anschließend in die Spalte „Interne Bezeichnung“ (Name3) geschrieben und das Wort „Code: “ eingefügt – z.B. „Code: VSE124“

7.9 Oxid eshop – Kompatibilität mit Version 6

Die Oxid-Schnittstelle in v.Soft ist auch mit der Oxid eShop-Version 6 kompatibel.

7.10 TSE-Schnittstelle

Die Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV) verlangt die vollständige, unveränderte und manipulationssichere Speicherung von Geschäftsvorfällen und umfasst neue Anforderungen an digitale Aufzeichnungen. Alle digitalen Kassensysteme müssen über eine zertifizierte, technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE)  verfügen. Zusätzlich muss eine digitale Exportschnittstelle geschaffen werden, um die gespeicherten Aufzeichnungen dem Finanzamt zur Verfügung stellen zu können. Vepos hat die Schnittstelle entsprechend umgesetzt und arbeitet bzgl. der benötigten Hardware mit Drucker-Hersteller Epson zusammen. Die Geräte können über Vepos bezogen werden.

8. v.App

8.1 Neue v.App 3.0 für MDE Geräte

Die neue v.App 3.0 für MDE-Geräte wurde um neue Funktionen erweitert. Dazu zählen unter anderem:

  • Barcode-Login für Mitarbeiter
  • Lagerplatz-Info
  • Artikelinfo (Bezeichnungen, Lagerbestand und Lagerorte, letzter verwendeter Lagerort)
  • Inventur
  • Differenzbuchungen
  • Lagerumbuchungen (z.B. aus dem EK- ins VK-Lager)

Geplant sind zudem:

  • Adhoc-Inventur
  • Kommissionierlisten

9. Sonstiges

9.1 Performance-Optimierungen

v.Soft 3.0 Cirrina wurde hinsichtlich der Performance verbessert.

9.2 Mehrmandantenfähigkeit des v.Soft-Dienstes

Der v.Soft Dienst ist nun mehrmandantenfähig.

9.3 Abfangen von Kommafehlern bei Währungskursen

Für VK- und EK-Belege mit Fremdwährung lässt sich der aktuelle Wechselkurs beim Buchen hinterlegen. Bei der Eingabe werden nun Tipp-Fehler abgefangen. Das System warnt, wenn der eingegebene Kurs mehr als das Fünffache des Kurses in der Währungsverwaltung beträgt. So lassen sich Tippfehlern wie zum Beispiel Kommafehler abfangen.

9.4 Refresh-Button bei diversen Masken

Bei vielen Masken ist nun ein Refresh-Button verfügbar. Dieser holt direkt evtl. Änderungen eines Datensatzes aus der Datenbank.

9.5 Neue Tapi-Schnittstelle

Die TAPI-Schnittstelle wurde erneuert.

 

 

 

 

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