15 Updates

Update-Info: v.Soft 3.2025 Cirrina

Hier finden Sie alle neuen Funktionen, Schnittstellen und Anpassungen der aktuellen Version von v.Soft Cirrina 2025.

Inhalt

1. Management & Controlling

Neue Widgets und Funktionen im Manager-Cockpit in v.Soft

Das Manager-Cockpit in v.Soft wurde um praktische Widgets und Funktionen erweitert, die noch mehr Übersicht und Analysemöglichkeiten bieten:

  • Auftragsstundenüberwachung: Ähnlich wie bei den Projektstunden-Widgets kann man nun nach einzelnen Aufträgen filtern und die Stundenübersicht direkt einsehen.
  • Zeitgruppenanalyse: Dieses Widget zeigt die Zeitgruppenanalyse als übersichtliches Diagramm an, basierend auf den bestehenden Berichten. Die Anzeige kann nach Anzahl der Monate, Gesamtstunden oder Prozentwerten konfiguriert werden, und es kann zwischen der ersten und zweiten Ebene der Zeitgruppen gewählt werden.
  • Zeitkonto: Dieses Widget entspricht dem Zeitkonto in der Zeiterfassung und gibt direkten Zugriff auf die Zeitkonteninformationen.

Zusätzlich wurden neue Einstellungsmöglichkeiten in den Benutzereinstellungen und Rechte für die Widgets integriert, um die Nutzung individuell anzupassen.

Mit diesen Neuerungen erhalten Sie eine noch detailliertere und anpassbare Übersicht über Aufträge, Zeiten und Zeitgruppen – direkt im Manager-Cockpit.

2. Einkauf

Neue globale Option: Positionsbezeichnungen bei Bestellungen aus Aufträgen/Tickets übernehmen

Wenn Warenbestellungen aus Tickets oder Aufträgen erzeugt werden und Positionsdaten (z. B. die Warenbezeichnung) bereits in den Aufträgen geändert wurden, kann mit der neuen Einstellung diese geänderte Bezeichnung direkt in die Bestellung übernommen werden. Die Einstellung heißt „Positionsbezeichnungen bei Bestellungen aus Aufträgen/Tickets übernehmen“ und ist über „Konfiguration -> Grundeinstellungen -> Globale Einstellungen -> Einkauf -> Einkaufsbelege -> Bestellung“ aktivierbar.

3. Lager & Logistik

Seriennummern aus Zwischenablage einfügen

Das Hinzufügen von Seriennummern zu Belegpositionen wird wesentlich schneller: Bei der Erfassung von Seriennummern können jetzt ganze Seriennummernlisten direkt eingefügt werden.

Die Nummern werden hierfür beispielsweise aus einer Excel-, CSV- oder Textdatei kopiert. Bitte dabei darauf achten, dass keine sonstigen Texte (z. B. Spaltenüberschriften) in die Zwischenablage kopiert werden, da diese sonst ebenfalls übernommen werden. Die Seriennummern aus der Zwischenablage werden hier automatisch mit gängigen Trennzeichen untergliedert (z. B. Zeilenumbruch, Tab, Komma, Strichpunkt, Leerzeichen).

Die Funktion ist nur für Anwender mit dem aktivierten Sonderrecht „Seriennummern aus Zwischenablage einfügen“ verfügbar.

Kennzeichnungsmöglichkeit für E/V-Artikel

Wir haben die Artikelmaske um ein neues Sonderkennzeichen erweitert. Im Bereich „Service“ können ab sofort Artikel zu Auswertungszwecken als Ersatzteil/Verbrauchsmaterial gekennzeichnet werden.

Über einen Power-BI-Bericht kann ausgewertet werden, wie viele und welche E/V-Artikel an welche Kunden verkauft wurden. Die Auswertung ist aktuell nur über Microsoft Power BI verfügbar. Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn Sie Power BI verwenden wollen.

Werkbankstücklisten im Stücklistenimport ermöglichen

Der Stücklistenkomponentenimport wurde erweitert, sodass nun alle Stücklistentypen – manuelle Stückliste, automatische Stückliste und Werkbankstückliste – unterstützt werden. Die Komponenten werden dabei automatisch dem passenden Stücklistentyp des importierten Artikels zugeordnet.

Darüber hinaus ergänzt der Import die bestehenden Einträge um die neuen, importierten Komponenten. Falls erforderlich, können bestehende Einträge wie gewohnt manuell geändert, gelöscht oder entfernt werden – ohne die Nutzung des Stücklistenkomponentenimports.

Zusätzlich wurde der Artikelimport erweitert und um drei Typen-Felder ergänzt, die es ermöglichen, auch Stücklistenartikel zu importieren. Diese Felder können jeweils mit „Ja“ oder „Nein“ belegt werden.

Beispiel: Wird ein Artikel importiert, der eine Werkbankstückliste darstellt, müssen die Felder wie folgt belegt sein:

  • Manuelle Stückliste: „Nein“
  • Automatische Stückliste: „Nein“
  • Werkbankstückliste: „Ja“

4. Verkauf & Marketing

Erweiterung der Deals-Maske: Das Dealboard

Die v.Soft-Deals wurden um eine neue Ansicht, das Dealboard, erweitert. Hier werden die Deals in einer grafischen Übersicht dargestellt. Für jeden Deal werden Titel, die ersten Zeichen der Beschreibung, Kunde, Deal-Art (farblich hervorgehoben) sowie das Deal-Volumen in Euro angezeigt. Auch die Projektbeleg-Maske wurde um die Darstellung von Deals erweitert.

Die Deals sind entsprechend ihrer Dealphase gruppiert und lassen sich per Drag & Drop in die nächste Phase verschieben. Dabei wird, je nach Konfiguration, die Dealchance automatisch in Euro angezeigt.

Deals können zudem in der Detailansicht geöffnet und bearbeitet werden. Ein weiteres neues Feature ist die Zuordnung von Deals zu Projekten. Das bedeutet, dass innerhalb eines Deals das zugehörige Projekt ausgewählt werden kann. Wird der Deal in ein Angebot umgewandelt, bleibt diese Zuordnung bestehen.

VK-Rechnung: Lieferadresse der Anlage übernehmen

Beim Hinzufügen einer Anlage wird in den VK-Rechnungen nun automatisch abgefragt, ob die Anlagen-Adresse in die Lieferadresse der Rechnung übernommen werden soll. Zusätzlich haben wir einen Button integriert, der es ermöglicht, diese Übernahme auch nachträglich durchzuführen.

Erweiterung der Prozessverfolgung um Verlinkung der Belege

Ab sofort ist es in der Prozessverfolgung möglich, über das Kontext-Menü (Rechtsklick) direkt den Beleg des jeweiligen Prozessschrittes zu öffnen. Damit kann man beispielsweise aus dem Verkaufsbereich in die Dokumente des EK-Bereichs springen oder bei einem Auftrag, der aus verschiedenen Angebotsversionen entstanden ist, direkt alle Angebotsversionen öffnen. Das Öffnen funktioniert aber nur dann, wenn für den Prozessschritt ein eindeutiger Beleg hinterlegt ist.

5. Finanzmanagement

Neuer FiBu-Schlüssel: Ausland USt-pflichtig (Steuerpflicht im Drittland)

Sind Sie in einem Drittland bzw. einem Land, welches nicht zur Europäischen Union gehört, tätig, kann es vorkommen, dass die Umsatzsteuer direkt in jenem Land abgeführt werden muss. Dafür gibt es jetzt den FiBu-Schlüssel „Ausland USt-pflichtig (Steuerpflicht im Ausland)“.

Der FiBu-Schlüssel ermöglicht es, die von v.Soft automatisch erzeugten VK-Buchungen steuerlich korrekt abzubilden. Die Buchungen sind analog zur Verbuchung bei der DATEV gestaltet.

Daraus ergeben sich folgende Änderungen.

  • Eine neue Kontenfunktion: „Lieferungen im Drittland steuerpflichtig und Sammelkonto ausländische Umsatzsteuer aus Drittland-Lieferungen“
  • In den Buchungsgruppen eine neue Option für das Erlöskonto: „Erlöse Drittland steuerpflichtig.“
  • Die Auswahl des umsatzsteuerpflichtigen Landes in EK- und VK-Belegen analog zum FiBu-Schlüssel: „EU-Ausland USt-pflichtig (Steuerpflicht im EU-Ausland)“.

Verbesserung des Kontoauszugsmanagers bei Nutzung von Konten mit abweichender Währung

Beim Ein- und Verkauf im Ausland kann es sinnvoll sein, ein zusätzliches Unternehmenskonto in der Landeswährung zu führen. Daher ist der Kontoauszugsmanager nun entsprechend angepasst:

  • Das System zeigt direkt im Kontoauszugsmanager die Kontowährung und den aktuell eingetragenen Wechselkurs zur Unternehmenswährung an.
  • Die Felder und Spalten im Kontoauszugsmanager sind so benannt, dass sofort ersichtlich ist, welcher Betrag in der Unternehmenswährung (i. d. R. €) und in der Kontowährung (z. B. $, £, CHF) dargestellt ist.
  • Bei den OPOS sind der Bankbetrag, OPOS und die Differenz in der Unternehmens- und der Kontowährung ersichtlich.
  • Falls es in der Unternehmenswährung eine Differenz zwischen Bankbetrag und OPOS gibt, kann das neue Verfahren „Währungsdifferenz“ genutzt werden, um die Posten auszugleichen. Die Differenz, die sich aus den unterschiedlichen Währungskursen ergibt, wird damit automatisch auf ein FiBu-Konto mit der neuen Kontofunktion „Ausbuchung Währungsdifferenzen“ gebucht.

Kostenstellen-Budgets

Für die Kontobudgets wurde die Möglichkeit geschaffen, diese nach Kostenstellen unterteilt zu verwalten. Hierfür wurde die neue Maske „Kostenstellen-Budgets“ erstellt. Damit können z. B. Soll-Zahlen für Kostenstellen auf Sachkontenbasis hinterlegt werden.

Entsprechend der bereits bestehenden Berichte zu den Kontobudgets gibt es für die Kostenstellen-Budgets den neuen Bericht „Betriebsw. Auswertung (Kostenstellen-Budget)“, in welchem die BWA auf Kostenstellenbasis ausgewertet werden kann.

6. Personalwesen

Erweiterung der Reisekostenabrechnung um freiwillige AG-Zulage und Abzug von Frühstück

Die Reisekostenerfassung wurde um zwei neue Funktionen erweitert. Zum einen kann nun eine freiwillige Arbeitgeberzulage eingetragen werden, zum anderen lässt sich der Verpflegungsmehraufwand aufgrund von Arbeitnehmerbewirtung kürzen.

  • Freiwillige Arbeitgeberzulage: Um eine freiwillige Arbeitgeberzulage hinzuzufügen, ist es zunächst erforderlich, in den globalen Einstellungen den Betrag anzugeben, welcher dem Arbeitnehmer pro Tag gewährt wird. In den Einstellungen unter „Personalwesen -> Nebenkostenabrechnung“ befinden sich die neuen Felder, in denen für alle Stufen jeweils ein Betrag zugewiesen werden kann. In der Reisekostenerfassungsmaske wird dieser Betrag automatisch in Höhe der eingegebenen Tage einberechnet.
  • Kürzung durch Arbeitnehmerbewirtung: Unterhalb des Akkordeons „Mehraufwand für Verpflegung“ befindet sich nun der Punkt „Kürzung Mehrverpflegungsaufwand durch Arbeitnehmerbewirtung“. Diese Kürzung ist aufgeteilt in Frühstück, Mittag- und Abendessen.

Die gesetzlich vorgeschriebenen Anteile lassen sich in der Konfiguration unter „Globale Einstellungen -> Personalwesen -> Nebenkostenabrechnung -> Kürzung Verpflegungspauschale“ ändern. Dort können der anzuwendende Betrag, der prozentuale Anteil sowie der Artikel hinterlegt werden. Sollte hier etwas verändert werden, starten Sie v.Soft bitte neu, um die Änderung sichtbar zu machen.

Reisekosten ohne OPOS-Erzeugung

Diese neue Funktion erlaubt es, Reisekosten zu verbuchen, ohne dass beim Mitarbeitenden offene Posten erzeugt werden. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn dem Mitarbeiter die Reisekosten direkt über das Gehalt ausbezahlt werden.

Die Einstellung ist standardmäßig deaktiviert, d. h. es werden offene Posten erzeugt, wenn Reisekosten verbucht werden. Aktivierbar ist sie unter „Globale Einstellungen -> Personalwesen -> Nebenkostenabrechnung -> Mitarbeiter-Reisekosten nicht als OPOS und nicht in der FiBu erfassen“.

7. Projektmanagement

Neue Funktion: Kalkulation von Projekten und Angeboten

Das Projektmodul von v.Soft war bisher für die Verwaltung und Budgetierung von Projekten sowie die Nachkalkulation von abgeschlossenen Projekten gedacht. Damit Sie Ihre Projekte schon in der Angebotsphase (vor)kalkulieren und Ihre Angebote grundsätzlich besser kalkulieren können, haben wir als neues Feature die Kalkulation in v.Soft eingeführt.

Das Kalkulationsmodul bietet die Möglichkeit, Personal- und Materialkosten für ein Projekt in Tabellen zu pflegen. Beim Material werden die Einkaufskosten hinterlegt, der Personaleinsatz kann auf Basis der geschätzten Stunden automatisch berechnet werden. Zusätzlich können hier auch die Reisekosten für das Projekt einfließen.

Für eine bessere Strukturierung können die Personal- und Materialkosten gruppiert bzw. in Pakete zusammengefasst werden (z. B. bei Personalkosten „Projektleitung“ oder „Installation“). Diese Pakete können dann bei ähnlichen Projekten als Vorlage übernommen werden.

Wenn die Kosten auf diese Art aufgebaut wurden, kann nun im Kalkulationsmodul festgelegt werden, wie das Angebot (für Kunden) und die Projektbudgets (für die interne Überwachung der Projektkosten) aufgebaut werden sollen. Anschließend können Personal-, Reise- und Materialkosten den jeweiligen Projektbudgets und Angebotspositionen zugeordnet werden. Das System summiert die gewählten Material-/Personalkosten und Sie erhalten sowohl für Ihre Angebotspositionen als auch für das Projektbudget den zu erwartenden Personal- und Materialeinsatz.

Auf Basis der Einkaufspreise errechnet die Kalkulation nun automatisch Verkaufs- und Angebotspreise. Dazu können in der Kalkulation selbst oder in der abhängigen Kalkulationskonfiguration prozentuale Zuschläge für Selbstkosten, ein Risiko- und Gewinnzuschlag sowie eine prozentuale Verhandlungsmasse eingetragen werden. Das System errechnet dann automatisch die Selbstkosten (Einkaufsbetrag + Selbstkosten und Risikozuschlag), den Zielverkaufsbetrag (Selbstkosten + Gewinn) und den Angebotsverkaufsbetrag (Ziel-VK + Verhandlungsmasse).

Alle Zuschläge werden vorgeschlagen und können von Ihnen pro Budgetzeile frei verändert werden. Bei den Zuschlägen für das Material sind außerdem unterschiedliche Zuschläge pro Artikelgruppe festlegbar.

Aus den so entstandenen, mit Einkaufs- und Verkaufspreisen kalkulierten Projektbudgets und Angebotspositionen können nun ein Angebot und ein Projekt erzeugt werden. Falls ein Prozess mit einem Angebot starten soll, können Sie auch nur ein Projekt mit den Budgets erzeugen und die (neu kalkulierten) Angebotspreise in das Angebot übernehmen.

Durch das Kalkulieren der Projekte und Angebote in v.Soft ergeben sich viele Vorteile:

  • Aus der Kalkulation können direkt ein Projekt (für die interne Budgetverwaltung) und ein Angebot (für die externe Darstellung für Kunden) erstellt werden.
  • Die Kalkulation kann direkt auf die in v.Soft vorhandenen Einkaufspreise für Materialien und Dienstleistungen zurückgreifen.
  • In der Kalkulationskonfiguration können die Kalkulationsgrundlagen für verschiedene Projektarten erstellt werden. Hier können Risiko- und Gewinnzuschläge, Reise- und Verpflegungskosten, Stundensätze für Mitarbeiter und Zuschläge für Artikelgruppen hinterlegt werden.
  • Das System errechnet die Einkaufspreise und Verkaufspreise automatisch über die Zuschläge.
  • Die integrierte Berechnung von Reise- und Verpflegungskosten, die sich nach dem Projektstandort und der Anzahl der Mitarbeiter richtet, ermöglicht eine transparente und automatisierte Kostenkalkulation.
  • Einzelne Arbeits- und Materialpakete können von bereits erstellten Kalkulationen übernommen werden und müssen nicht neu aufgebaut werden.
  • Durch die Risiko- und Gewinnzuschläge können Sie sicherstellen, dass Projekte nicht zu knapp kalkuliert werden. Über das Rechtesystem wird bestimmt, wer die Zuschläge verändern darf.
  • Da Angebot und Projektbudget die gleiche Berechnungsgrundlage haben, laufen die angebotenen/verkauften Budgets nicht mit den Projektbudgets auseinander.

Neue Einstellung: Ressourcenplanung bei aktiver Ticket-Plantafel anzeigen

In v.Soft gibt es aktuell zwei Möglichkeiten, wie Tickets eingeplant und mit diesen gearbeitet werden kann:

  • Über die Plantafel: Bei dieser Methode werden die Tickets über die Plantafel eingeplant und verwaltet. Diese Option ist hauptsächlich für Termine (außer Haus) und Einsätze der Service-Techniker gedacht.
  • Über die Ressourcenplanung: Hier werden die Tickets nicht mit Terminen fixiert, es wird vielmehr ein geplanter Aufwand hinterlegt und dann einem Mitarbeiter zugewiesen. Über die Ressourcenplanung und die Kapazitätsübersicht wird die Auslastung der Mitarbeiter gesteuert. Diese Methode wird normalerweise in Verbindung mit dem Projektmanagement oder für Inhouse-Services verwendet.

Für Unternehmen, die mit beiden Methoden arbeiten möchten, haben wir eine globale Option namens „Ressourcenplanung bei aktiver Ticket-Plantafel anzeigen“ eingeführt.

Ist diese Option aktiv, werden auf der Ticket-Plantafel zusätzlich die Felder für die Ressourcenplanung angezeigt. Jetzt kann unterschieden werden, ob das Ticket über die Plantafel eingeplant oder es einem Mitarbeiter direkt zugewiesen wird und dieser das Ticket dann pflegen soll.

Damit kann das v.Soft-Ticketsystem sowohl für die Einsatzplanung außer Haus als auch für die interne Aufgabenplanung verwendet werden. Bitte kommen Sie auf uns zu, wenn Sie diese Option nutzen wollen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung und Konfiguration.

8. Servicemanagement

Zusammenfassung von Einsätzen in der Plantafel

Die Plantafel wurde erweitert, um die Planung von mehreren Tickets, die sich auf einen Standort beziehen, zu erleichtern:

  • Tickets, die zu unterschiedlichen Anlagen, aber zum selben Standort bzw. Einsatzort (PLZ, Ort und Straße) gehören, werden zusammen geplant: Die Maske „Ticketplanung (Massenzuweisung)“ wurde so erweitert, dass nur das erste der markierten Tickets eingeplant werden muss. Die restlichen, zugeordneten Tickets werden automatisch mit derselben Zeit und denselben Mitarbeitern geplant. Änderungen an einem Ticket können auf die anderen Tickets angewendet werden, um z. B. bei einer zeitlichen Verschiebung alle betroffenen Tickets ebenfalls anzupassen.
  • Die visuelle Übersicht der Plantafel passt sich an die Anzahl der Termine an: Bei mehr als N (selbst festlegbare Zahl, z. B. 4) parallelen Terminen je Mitarbeiter wird die Zeilenhöhe nicht mehr vergrößert. Stattdessen wird die Anzahl der weiteren Termine in einem grauen Kasten angezeigt (z. B. „+6“ bei 10 parallelen Terminen). Durch Klicken auf den grauen Kasten können alle Termine eingeblendet und die Zeilenhöhe entsprechend vergrößert werden.

Plantafel um Hinweise erweitert

In jedem Plantafel-Termin ist ab sofort ein Hinweis hinterlegbar, um z. B. Techniker auf eine Besonderheit bei einem Einsatz hinzuweisen. Die verfügbaren Hinweise können in einer eigenen Maske fest hinterlegt werden. Je Hinweis kann hier auch ein Icon definiert werden, welches dann sowohl in der Plantafel als auch in der v.App zusätzlich beim Hinweis angezeigt wird.

Schutzvorkehrungen von Anlagen in Tickets einsehbar machen

Die Plantafel wurde wie folgt erweitert: Es können nun kurze Zusatzinformationen als Hinweis hinterlegt werden. Hierfür kann eine Liste mit einer Auswahl an Hinweisen erstellt werden.

Diese Hinweise können mit Symbolen bzw. Icons versehen werden, die dann in der Plantafel sichtbar sind, z. B. Warnsymbole für entsprechende Sicherheitshinweise. Informationen aus dem Anlagenfeld „Info“ werden bei der Ticketerstellung jetzt rot markiert.

Serientickets um Material erweitert

Ist die Service-Steuerung aktiviert, kann in den Serientickets jetzt Material hinterlegt werden, das zu den erzeugten Tickets automatisch hinzugefügt wird. Diese Funktion ist in den Einstellungen aktivierbar.

So können regelmäßig anfallende Rechnungen – wie z. B. leistungsabhängige Rechnungen – erstellt werden. Im Gegensatz zu wiederkehrenden Rechnungen wird die finale Rechnung jedoch nicht zeitabhängig, sondern erst nach erfolgter Wartung/Leistung erstellt.

Der Vorteil an diesem Konzept ist, dass bei der Abrechnung der Wartung keine Besonderheiten entstehen. Die Mitarbeiter (sowohl die Service-Techniker als auch das Backoffice) können alle Wartungen im gleichen Prozess abarbeiten. Zudem wird eine klare Trennung zwischen zeitabhängigen Wartungsverträgen (Abrechnung über WKR) und leistungsabhängigen Verträgen (Abrechnung über Ticket-Prozess) geschaffen.

Verbesserungen Serientickets / Vertragsverwaltung

Die Nutzung der Serientickets ist jetzt flexibler, transparenter und noch zuverlässiger. Neue Funktionen und Verbesserungen wurden an den folgenden Punkten umgesetzt:

1. Bessere Übersicht

  • Einblenden zusätzlicher Spalten möglich, z. B. Ticketart, Mitarbeiter und Kunde
  • Beendete Serien werden farblich hervorgehoben (rot)
  • Die Suchleiste wird standardmäßig angezeigt

2. Serienprotokoll

Das neue Serienprotokoll ergänzt das bisherige Änderungsprotokoll und erfasst wichtige Ereignisse, darunter:

  • Beendigung einer Serie (inkl. Grund)
  • Berechnung des nächsten Serientermins
  • Erstellung neuer Tickets (inkl. Angabe des ausführenden Benutzers)
  • Änderungen an Serientickets, Serienmustern oder Serienenden durch Benutzer

3. Neue Option für Verträge / Anlagen

Neue Konfigurationsmöglichkeiten erlauben es, Serien unter bestimmten Bedingungen weiterlaufen zu lassen. So können diese nun fortgeführt werden, auch wenn der zugehörige Vertrag ungültig oder die Anlage inaktiv ist. Neue Tickets werden in diesem Fall jedoch nicht mehr automatisch zugewiesen.

4. Eskalationen als v.Soft-Nachrichten

Eskalationen können jetzt per Nachrichtensystem an Mitarbeiter und bis zu zwei Vertreter gesendet werden. Die Benachrichtigungen erfolgen bei:

  • Beendigung einer Serie (inkl. Grund)
  • Fortführung einer Serie mit inaktivem Vertrag oder Anlage

5. Fehlerhandling und Eskalation bei Serienberechnung

Bei einem Fehler in der Serienberechnung oder der Ticket-Erstellung wird die Serie automatisch beendet. Dadurch wird verhindert, dass fehlerhafte Serien weiterlaufen oder falsche Tickets erstellt werden.

Wichtig: Eine Eskalationsnachricht mit der Fehlermeldung wird automatisch als v.Soft-Nachricht verschickt. Es sollte stets mindestens ein Mitarbeiter als Eskalationspartner hinterlegt sein, selbst wenn Eskalationen normalerweise nicht genutzt werden.

Neue Funktion: Technische Protokolle

Wir haben den Servicebereich um ein neues Feature für die Protokollierung von Einsätzen, Wartungen und Installationen durch Techniker erweitert.

Um die technischen Protokolle zu verwenden, muss für jede gewünschte Protokollart eine Protokollvorlage erstellt werden. Die Protokollvorlage kann mit Überschriften und Positionsnummern strukturiert werden. Pro Protokollposition wird festgelegt, wie protokolliert werden soll. Zur Auswahl stehen ein- und mehrzeilige Textfelder, Datum/Zeit, Checkbox (Hakenfelder), Zahlen sowie frei definierbare Auswahlfelder. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob eine Position von den Technikern beim Rückmelden eines Tickets zwingend ausgefüllt werden muss (Pflichtfeld) und ob eine Position in den Einsatzzusammenfassungen erscheinen soll.

Anschließend kann den Anlagenarten bzw. einzelnen Anlagen zugewiesen werden, welches technische Protokoll bei welcher Ticketart verwendet werden soll. So kann bei einer Störungsbehebung durch die Techniker z. B. ein anderes Protokoll verwendet werden als bei einer turnusgemäßen gesetzlichen Wartung.

Beim Zuweisen eines Tickets an Mitarbeiter generiert v.Soft nun über die gewählte Ticketart und Anlage das gewünschte technische Protokoll. Servicetechniker können das Protokoll dann entweder in v.Soft oder in der v.App ausfüllen. Die Software bzw. die App stellt dabei sicher, dass in den Positionen nur der vorgegebene Datentyp (Zahl, Datum, Text usw.) eingegeben wird und dass der Techniker vor der Rückmeldung des Tickets alle Pflichtfelder ausgefüllt hat. Anders als bei technischen Feldern kann der Techniker das Protokoll nicht verändern, ergänzen oder neue Positionen hinzufügen.

Nach dem technischen Abschluss werden die ausgefüllten Protokolle in den Abschlussdokumenten der Tickets angedruckt und können zur internen Dokumentation und zur Dokumentation für Kunden genutzt werden.

9. v.App Servicemanagement

Neuer Bericht für Einsatzzusammenfassungen

Ab sofort können Techniker direkt mit der v.App eine übersichtliche Zusammenfassung ihrer Einsätze erstellen und an Kunden als E-Mail versenden. Diese neue Funktion sorgt für eine klare Kommunikation und ermöglicht eine professionelle Nachbereitung von Serviceeinsätzen.

Der Bericht „Protokollzusammenfassung“ wird in den Berichtsgruppen von v.Soft geführt und kann ausschließlich über die v.App erstellt und versendet werden. Um die Zusammenfassung zu versenden, wählt der Techniker die abgeschlossenen Tickets aus, die in der Zusammenfassung enthalten sein sollen. Die Kundendaten, wie die Rechnungsadresse, sowie Informationen zum Techniker, der die Zusammenfassung versendet, werden automatisch in den Bericht übernommen.

Die Grundlage der Zusammenfassung ist die verrichtete Arbeit des Technikers bei den verschiedenen Serviceeinsätzen. Während dieser Einsätze bearbeitet der Techniker mehrere Tickets, die sich auf unterschiedliche Anlagen eines Kunden beziehen. Dabei arbeitet er technische Protokolle ab, die für die Zusammenfassung ausgewählte Positionen enthalten. Die Positionen, die für die Zusammenfassung markiert wurden, fließen in den Bericht ein und bieten dem Kunden eine kompakte Übersicht über die geleistete Arbeit.

Die Zusammenfassung selbst zeigt die gewählten Tickets übersichtlich nach Anlage und Ticketnummer sortiert an. Zu jedem Ticket werden die Ticketnummer, die Ticketart, die betroffene Anlage, der abschließende Techniker sowie alle dokumentierten Positionen angezeigt, die für die Zusammenfassung gekennzeichnet wurden. Nach der Auswahl der Tickets kann der Techniker die Zusammenfassung direkt per E-Mail an den Kunden senden. Die E-Mail-Adresse wird aus den Ticketdaten vorausgefüllt und eine neue E-Mail-Vorlage sorgt für ein professionelles Erscheinungsbild.

Diese Funktion bietet Kunden einen umfassenden Überblick über die Einsätze und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen präzise und übersichtlich aufbereitet werden.

Serviceberichte jetzt mit Fotos

Ab sofort können in der v.App direkt Fotos erstellt und dem Servicebegleitschein hinzugefügt werden. Mit den Fotos sind z. B. Schäden an Anlagen oder Arbeitsergebnisse visuell dokumentierbar. Dadurch lassen sich Vorgänge leichter nachvollziehen.

Im Ticket-DMS der v.App wird festgelegt, ob ein Foto auf dem Servicebegleitschein erscheinen soll. Dafür muss ein Haken bei der entsprechenden Einstellung gesetzt werden. Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Fotos automatisch auf dem Servicebegleitschein angezeigt. Zusätzlich kann im v.Soft-DMS des jeweiligen Tickets ausgewählt werden, welche Fotos auf dem Servicebegleitschein dargestellt werden sollen.

Technikerunterschrift für den Servicebegleitschein

Techniker können nun direkt in der v.App den Servicebegleitschein unterschreiben. Ihre Unterschrift wird neben der Kundenunterschrift dargestellt, um eine vollständige Dokumentation zu gewährleisten. Die Unterschrift des Technikers auf dem Servicebegleitschein erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit bzw. bestätigt die ausgeführten Arbeiten.

In den Grundeinstellungen von v.Soft gibt es hierfür zwei neue Optionen:

  • Technikerunterschrift aktivieren/deaktivieren: Hier kann festgelegt werden, ob die Technikerunterschrift in der v.App verfügbar sein soll.
  • Auf Technikerunterschrift prüfen: Diese Einstellung sorgt dafür, dass bei Abschluss eines Vorgangs geprüft wird, ob eine Technikerunterschrift vorhanden ist. Mit dieser Option wird sichergestellt, dass keine Vorgänge ohne Unterschrift abgeschlossen werden. Das minimiert Fehler und sichert die Qualität der Dokumentation.

Servicebegleitscheine mit Aufträgen versenden

Servicebegleitscheine, die beim Rückmelden von Tickets über die v.App erstellt werden, können jetzt beim Abschluss eines Auftrags mitgesendet werden.

Vor dem Buchen eines Auftrags werden automatisch alle Servicebegleitscheine der zugehörigen Tickets als Anhang vorgeschlagen. Hier können einzelne Begleitscheine abgewählt werden, der Rest wird nach dem Buchen des Auftrags an den Kunden versendet (inkl. Unterschrift).

Anlagendokumente in der v.App ansehen

In der Service-App kann auf Anlagendokumente, die im DMS hinterlegt sind, direkt zugegriffen werden. Diese finden sich in der Ticket-Detailansicht unter dem Reiter „Anlage“ und weiter unter dem Punkt „Anlagen-DMS“. Hier sind die Dokumente in der Verzeichnisstruktur entsprechend der DMS-Ansicht in v.Soft angeordnet. Mit einem Klick auf ein Verzeichnis kann man die darin abgelegten Dokumente ansehen.

Neue Funktion: Massenticketabschluss in der v.App

Ab sofort können Techniker in der v.App mehrere Tickets in einem Arbeitsgang abschließen. Dank der neuen Funktion zur Mehrfachauswahl können abgeschlossene Tickets gemeinsam ausgewählt werden. In der Maske „Meine Aufgaben“ kann der Mehrfachauswahlmodus aktiviert werden. Anschließend markiert der Techniker die Tickets, die abgeschlossen werden sollen, und überführt sie in den Mehrfachabschluss. Dort können die Tickets nacheinander bearbeitet und abschließend in einem einzigen Schritt gemeinsam abgeschlossen werden.

Diese Neuerung macht den Ticketabschluss nicht nur schneller, sondern auch deutlich effizienter. Besonders bei einer großen Anzahl an Tickets sorgt die Funktion für eine erhebliche Zeitersparnis und verbessert den Arbeitsfluss der Techniker.

Textbausteine in der v.App-Ticketmaske verfügbar

Ab sofort kann in der v.App beim Abschluss eines Tickets und überall dort, wo Texte in Tickets eingetragen werden, auf vorgefertigte Textbausteine zurückgegriffen werden. Die Textbausteine, die in v.Soft für Tickets freigegeben sind, stehen in einer Auswahl zur Verfügung. Mit einem Klick auf den gewünschten Textbaustein wird dieser automatisch am Ende des Textfeldes hinzugefügt. Diese Funktion ermöglicht das schnelle und einheitliche Einfügen von Standardtexten und spart wertvolle Zeit.

Detaillierte Informationen zu Start-/Stop-Zeiten in der v.App

Die Start-/Stop-Funktion in der v.App wurde erweitert und bietet mehr Transparenz und Details für die Nachverfolgung:

  • Tag, Mitarbeiter und Zeitangaben: Ab sofort werden bei der Start-/Stop-Funktion der Tag, der verantwortliche Mitarbeiter und die genaue Zeit angezeigt. Diese Informationen sind sowohl in den Materialpositionen der v.App als auch im entsprechenden Auftrag in v.Soft sichtbar.

Mit diesen Neuerungen erhalten Sie eine präzisere Übersicht über die Arbeitszeiten und Verantwortlichkeiten, was die Nachverfolgung und Dokumentation deutlich erleichtert.

Optimierte Ticketabschlussübersicht in der v.App

Ab sofort ist die Ticketabschlussübersicht (Ansicht für den Kunden) in der v.App noch übersichtlicher und flexibler:

  • Zeiten und Materialien fakturieren: Der Techniker kann in der v.App festlegen, ob dem Kunden Zeiten und Materialien berechnet werden. Elemente, die mit einem „fakturieren“-Haken versehen sind, werden dem Kunden in der Ticketabschlussübersicht angezeigt und in Rechnung gestellt. Ohne diesen Haken werden sie nicht angezeigt und werden nicht berechnet, es sei denn, sie stammen aus einem Auftrag.

Diese Verbesserungen bieten mehr Kontrolle über die abzurechnenden Informationen und sorgen für eine klare, transparente und professionelle Kommunikation mit Kunden.

Zeiterfassung in v.App mit Projekten und v.Soft koppeln

Wir haben die Ticketmaske im Reiter „Projekt“ um die Option „Projektbudget (Zeiterfassung)“ erweitert. Mit dieser Funktion können jedem Ticket nicht nur ein Projekt und ein Materialbudget zugeordnet werden, sondern auch ein Budget für Eigenleistungen, das bei der Zeiterfassung automatisch verwendet wird.

Wenn einem Ticket ein Projekt und ein Projektbudget für die Zeiterfassung zugeordnet sind, verwendet die v.App bei der Erfassung der Arbeits- und Fahrtzeit ebendieses hinterlegte Projekt und Budget für die Zeiterfassung anstelle der Standard-Zeiterfassungskategorie.

Auch in v.Soft werden diese Angaben bei der Eingabe der Tickets berücksichtigt, und zwar immer zuerst der Auftrag und dann das Projekt.

Reisekostenerfassung über v.App

Ab sofort können Reisekosten direkt in der v.App erfasst, gespeichert und zur Freigabe eingereicht werden. Kostenbelege lassen sich dabei vom Smartphone als Bilder oder Dokumente hinzufügen, um die während der Reise getätigten Ausgaben vollständig zu dokumentieren.

Abwesenheitsanträge mit v.App

Auch Abwesenheitsanträge können nun mit der v.App erstellt und eingereicht werden. So ist es möglich, z. B. Urlaubsanträge unkompliziert mittels Smartphone auszufüllen und einzureichen.

10. v.App MDE

Wareneingangsprüfung und Differenzbuchung via MDE-Gerät

Ab sofort können Differenzbuchungen sowie die Wareneingangsprüfung über die v.App MDE abgewickelt werden. Artikel-, Seriennummern und Lagerort-Barcodes werden hierbei direkt eingescannt und so effizient verbucht.

11. Neue Schnittstellen und Funktionserweiterungen von Schnittstellen

Neue E-Beleg-Schnittstelle „ZUGFeRD/XRechnung“

Mit der neuen E-Beleg-Schnittstelle „ZUGFeRD/XRechnung“ können Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Lieferscheine versendet werden. Für Rechnungen und Gutschriften wird eine XML-Datei, die den jeweiligen ZUGFeRD- bzw. XRechnung-Standards entspricht, erstellt und versandt. Lieferscheine sowie Mahnungen werden wie bisher als PDFs verschickt.

Über ZUGFeRD können Belege beliebig oft versendet werden. Dies ist besonders nützlich, wenn der ursprüngliche Versand ggf. nicht erfolgreich war, der Beleg jedoch bereits verbucht wurde. Der erneute Versand erfolgt direkt aus der entsprechenden Rechnung oder Gutschrift. Zudem wird bei ZUGFeRD die XML in den normalen PDF-Beleg eingebettet, bei XRechnung wird die XML-Datei dagegen direkt versendet.

Um eine reibungslose Funktion der Schnittstelle zu gewährleisten, müssen in den entsprechenden v.Soft-Masken die ZUGFeRD/XRechnung-Werte zugeordnet werden:

  • Währung (erfolgt ggf. automatisch)
  • Länder (erfolgt ggf. automatisch)
  • VK-Zahlungsbedingungen
  • Verpackungseinheiten
  • Umsatzsteuersätze

Für den Versand von Mahnungen ist es erforderlich, im eBeleg-Parameter des jeweiligen Kunden eine separate E-Mail-Adresse anzugeben. Zudem kann pro Kunde eine Leitweg-ID oder Lieferantennummer hinterlegt werden, die im Beleg enthalten ist und vom Kunden zur Zuordnung der Rechnung oder Gutschrift verwendet werden kann.

Neue Speditionsschnittstelle zu Rieck Logistik

Mit der neuen Schnittstelle zur Spedition Rieck steht eine weitere Logistikanbindung zur Verfügung.

eBeleg-Schnittstelle unterstützt nun zusätzliche Anhänge

Mit dieser Funktion können an E-Mails, die durch eBelege ausgelöst wurden, zusätzlich Anhänge beigefügt werden. Sie lässt sich bei Verkaufsaufträgen, -rechnungen und -gutschriften wie folgt verwenden:

  1. Eine von den oben genannten Masken öffnen.
  2. Bei der gewünschten Rechnung, Gutschrift oder dem Auftrag auf „buchen“ klicken.
  3. Oben „buchen & drucken“ auswählen.
  4. Unter „eBeleg-Anhänge“ gibt es die Möglichkeit, die gewünschten Dateien anzuhängen.
  5. Die ausgewählten Dateien werden beim Buchen automatisch mitversendet.

Zusätzlich gibt es nun die Möglichkeit, alle PDFs, die angehängt werden sollen, zu einem PDF zusammenzufassen und dieses anzuhängen. Dabei werden alle PDFs und nur PDFs zusammengefasst. Andere Dateien wie etwa Bilder werden weiterhin einzeln angehängt.

Zusätzliche Mail-Anhänge (eBeleg) im DMS ablegen

Die eBeleg-Schnittstelle wurde um eine Funktion erweitert, die es ermöglicht, zusätzliche Anhänge beim Versenden der Belege direkt mit ins DMS abzulegen. Bei aktivierter eBeleg-Schnittstelle kann beim Versand jetzt ausgewählt werden, ob die zusätzlich angehängten Dateien im DMS gespeichert werden sollen.

Die Option „PDFs zusammenfassen“ wird dabei berücksichtigt. Wird sie gewählt, werden die Anhänge in einer Datei ins DMS abgelegt. Die Rechnung, Gutschrift oder der Lieferschein wird dabei gesondert abgelegt, unabhängig der „PDFs zusammenfassen“-Option.

Erweiterung um eine EZB-Schnittstelle für automatische Wechselkursupdates

v.Soft wurde um eine Schnittstelle für die Wechselkurse erweitert. Diese lässt sich über die Konfiguration aktivieren. Die Schnittstelle ermöglicht es, festzulegen, welche Wechselkurse automatisch aktualisiert werden sollen. Damit entfällt das manuelle Eintragen der Wechselkurse.

Für neu hinzugefügte Währungen ist diese Funktion standardmäßig ausgeschaltet und kann bei der Währungsübersicht mit einem Haken bei „EZB-Wechselkursimport“ aktiviert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Zeitraum, in welchem die Wechselkurse abgeholt werden sollen, anzupassen. Dies kann täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich geschehen.

Manuell können die Wechselkurse über die Konfiguration importiert werden. Hier ist darauf zu achten, dass der ISO-Code der Währung mit dem der EZB übereinstimmt, da sonst der Import nicht funktioniert.

Anbindung von DocuWare an die Eingangsrechnungsverbuchung

Die Eingangsrechnungsverbuchung in v.Soft wurde um ein Dokumenten-Management-System (DMS), DocuWare, erweitert. Mit der Anbindung können Dokumente aus dem gewünschten Archiv abgeholt und angezeigt werden.

Wurde die Schnittstelle aktiviert, ist es möglich, über die Eingangsrechnungsverbuchungsmaske Dokumente abzuholen und diese direkt zu verbuchen.

Shopware6-Abgleich: Mitarbeiter über negative Kreditlimitprüfung benachrichtigen

Bei der Shopware6-Schnittstelle wurde der Auftragsabgleich um die Benachrichtigung der Mitarbeiter über eine negative Kreditlimitprüfung erweitert. Diese Funktion ist im Tab „Aufträge ergänzt“ zu finden und wird über „Bei Kreditlimit-Überschreitung v.Soft-Nachricht an den Kundenbetreuer verschicken“ aktiviert.

Wird die Funktion nach einem Abgleich ausgelöst, erhält die Kundenbetreuung eine v.Soft-Nachricht: „Auftrag gesperrt und in den Service verschoben.“ Die Nachricht enthält die Auftragsnummer, damit der Mitarbeiter den Auftrag sofort findet. Zusätzlich werden die Aufträge als „Service-Auftrag“ markiert. Ist dem Kunden kein Kundenbetreuer zugewiesen, wird auch keine Nachricht versendet.

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Deaktivierung: Automatisches Ausfüllen von kundenspezifischen Daten

Mit dieser neuen Einstellung kann festgelegt werden, dass kundenspezifische Daten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer nicht in die Bestellung übernommen werden. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert. Die Funktion wird über die Einstellungen unter Einkaufsbelege bei Bestellungen aktiviert oder deaktiviert.

Zusätzlicher Datei-Export beim manuellen Hinzufügen zum DMS

Alle in v.Soft erzeugten Dokumente können zusätzlich in ein Laufwerkverzeichnis abgelegt werden. Diese Einstellung findet sich unter „Globale Einstellungen -> Allgemein -> DMS -> Zusätzliche Datei-Export“. Die Funktion hatte sich bisher allerdings nicht auf Dokumente ausgewirkt, die manuell ins DMS eingefügt wurden.

Beim manuellen Hinzufügen eines Dokuments zum DMS kann jetzt ebenfalls der zusätzliche Datei-Export aktiviert werden. Diese neue Einstellung kann je nach Verzeichnis und Dateiendung unter „Globale Einstellungen -> Allgemein -> DMS -> Dateiendungen“ festgelegt werden.

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