Wenn ein Mitarbeiter Dein Unternehmen verlässt kannst du in v.Soft wie folgt sicherstellen, dass der Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf das System hat und dass seine Aufgaben von seinem Nachfolger/Nachfolgerin in Zukunft reibungslos übernommen werden können.
Gehe bitte wie folgt vor (Admin-Rechte in v.Soft sind hier vorausgesetzt)
Zugriffsrechte entziehen
Wenn Du sicherstellen möchtest, dass der Mitarbeiter keine Zugriffsrechte mehr auf das System hat, kannst du dem jeweiligen Benutzer-Account des Mitarbeiters am einfachsten alle Benutzer-Rechte entziehen und das Password des Benutzer-Accounts ändern.
Gehe dazu im System unter „Konfiguration > Benutzerverwaltung > Benutzer“ in den jeweiligen Benutzer-Account, entferne alle Benutzergruppen (X-Icon, siehe Screenshot) und vergebe ein neues Passwort (Aktionen > Passwort zurücksetzten)
Der Benutzer kann sich nun nicht mehr in v.Soft anmelden bzw. hat keinerlei Benutzerrechte mehr.
Optional kannst Du den Benutzer-Account auch komplett löschen – Der Benutzer wird dann auch in der Anmelde-Maske nicht mehr vorgeschlagen.
Dem Mitarbeiter alle Rechte entziehen
Mitarbeiterzuweisungen übernehmen
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt übernimmt normalerweise ein anderer Mitarbeiter dessen Aufgaben. In v.Soft ist es deshalb sinnvoll, über die Aktion „Mitarbeiterzuweisung übernehmen“ den Nachfolger des Mitarbeiters auszuwählen. Der Nachfolger ersetzt dann den alten Mitarbeiters z.B. in allen aktiven Belegen und Stammdaten als Bearbeiter oder Kundenbetreuer. (Archivierte Belege werden selbstverständlich nicht geändert)
Daten/Belege des Mitarbeiters prüfen
Um die Mitarbeiterzuweisungen zu übergeben wählst Du bitte unter „Personalwesen > Mitarbeiter“ den Mitarbeiter, der das Unternehmen verlassen hat. Anschließend führe bitte die Löschprüfung des Mitarbeiters aus – Du siehst nun alle Belege oder Stammdaten, in denen der alte Mitarbeiter noch referenziert wird.
Alle Datensätze, in denen der alte Mitarbeiter noch verwendet wird.
Mitarbeiterzuweisungen übergeben
Nun kannst du die Zuweisungen an den Nachfolger des alten Mitarbeiters übergeben. Wähle dazu unter „Aktionen“ die Funktion „Übernehmen von Mitarbeiterzuweisungen“.
Anschließend wählst Du aus der Mitarbeiter-Übersicht den Nachfolger aus, d.h. den Mitarbeiter, der alle Aufgaben und Zuweisungen des alten Mitarbeiters übernehmen soll. Bitte überprüfe, ob der neue Mitarbeiter korrekt ist, und bestätige dann mit „JA“. Die Übernahme der Zuweisungen kann einige Minuten dauern.
Übernahme der Mitarbeiter-Zuweisungen
Mitarbeiter auf inaktiv setzen
Bitte führe nochmals die Löschprüfung durch. Sollte der Mitarbeiter noch in Verwendung sein kann die Übernahme bei diesen Datensätzen nicht automatisch erfolgen (z.B. bei Plantafeln) – bitte lösche/entferne diese Daten manuell. Falls Du nicht sicher bist, wo du nach den Referenzen suchen musst, hilft dir unsere Supportabteilung weiter.
Falls die Löschprüfung nur noch archivierte Belege anzeigt, hast Du alle Aufgaben Deines alten Mitarbeiters vollständig an seinen Nachfolger/Nachfolgerin übergeben.
Als letztes kannst Du den gegangenen Mitarbeiter nun auf „inaktiv“ setzen.
