v.Soft bietet dir die Möglichkeit, Kunden per E-Mail mit angehängten XML-Daten über einen v.Soft-Server anlegen oder aktualisieren zu lassen. Dieses Verfahren eignet sich besonders für Kontaktformulare auf Webseiten usw., die die eingetragenen Daten in Form von XML-Dateien via E-Mail an ein bestimmtes Postfach senden.
Die Voraussetzung für den Kundenimport via E-Mail:
-
- v.Soft Server
- XML-Datei
- deine E-Mail-Server Daten
Hinweis: Die Einrichtung des v.Soft Servers wird nach der Installation in der Regel durch unseren Support durchgeführt.
Anschließend sind für den XML-E-Mail-Import weitere Einstellungen unter Grundeinstellungen -> Verkauf & Marketing -> Kunde -> XML-E-Mail-Kundenimport durchzuführen – hier sind die Posteingangsserver-Einstellungen sowie die XML-Einstellungen anzupassen. Wichtig ist hierbei, dass die XML-Datei auch genauso heißen muss, wie in den Grundeinstellungen hinterlegt (z.B. data.xml).
Vorlage für die XML-Datei
Die XML-Datei ist in einem bestimmten Schema zu erstellen.
Hinweis: Die Zeile Kundennummer sollte bei Neuanlage leer sein – nur bei Kunden-Aktualisierungen muss die v.Soft-Kundenummer angegeben werden.
Musterdatei zum Download:
Musterdatei data.xml im ZIP-Format (bitte entpacken)
Die XML-Datei wird dann als E-Mail-Anhang an ein Postfach versendet, welches der v.Soft Server regelmäßig prüft und aus dem er die E-Mails abholt (das Postfach wird in den Grundeinstellungen konfiguriert).
Hinweis: Es werden NUR SSL POP3 Anfragen zum Postfach akzeptiert!
Die Funktionsweise des v.Soft-Servers
Der v.Soft-Server führt im einzelnen folgende Tätigkeiten aus:
1. Der v.Soft-Server holt E-Mails mit XML-Anhang von einem Postfach ab
2. Der v.Soft-Server sucht anhand der XML-Datei nach bereits bestehenden Kunden via Kundennummer (für evtl. Aktualisierung) sowie via Dublettenprüfung
3. Wenn bestehender Kunde via Kundennummer gefunden werden, wird ein neuer Kunde angelegt. Bei Dubletten-Verdacht wird der Kunde trotzdem neu angelegt – die gefundenen Dubletten werden jedoch in der Notiz des Kunden hinterlegt.
4. Wenn bereits ein passender Kunde vorhanden ist, sucht der Server nach Kundenkontakten (Vorname, Nachname, Name3).
5. Falls kein Kontakt gefunden wurde, legt der Server den Kontakt dazu an (es ist nur 1 Kontakt je XML-Datei möglich).
6. Der in den Grundeinstellungen hinterlegte Mitarbeiter wird via v.Soft Nachrichtenwesen über die Neuanlage informiert.
7. Bei aktiviertem DMS werden zusätzliche Anhänge (nicht die XML-Datei!) im DMS beim Kunden abgelegt.
Hinweis: Die Zuordnung von Auswahlfeldern via Klartext wie zum Beispiel Anrede muss in der XML-Datei dem genauen Wortlaut der Anrede in v.Soft entsprechen. Nur so kann die korrekte Einspielung der Daten sichergestellt werden. Wird beispielsweise ein „Herr Dr“ importiert und in v.Soft existiert nur die Anrede „Herr Dr.“, kann die Anrede nicht zugeordnet werden.
Auch die Zuweisung der „Source“ zur konfigurierten Zielgruppe wird gesucht und ggf. hinterlegt.
Nicht benötigte Felder können einfach leer gelassen werden!