Die E-Beleg Schnittstelle „eBeleg-Email mit PDF“ ermöglicht Dir den automatischen Versand von VK-Rechnungen, VK-Gutschriften, VK-Lieferscheinen und Mahnungen per E-Mail. Welche Dokumente automatisch per E-Mail versendet und welche gedruckt werden sollen, kannst Du in der Konfiguration der eBeleg-Schnittstelle einstellen.
Die wesentlichen Vorteile der eBeleg-Schnittstelle sind:
- Automatisierter Versand der Belege beim Buchen
Der Versand von Rechnungen oder Mahnungen passiert automatisch und kann nicht vergessen werden - Einheitliches Erscheinungsbild
Deine gesamte Firma versendet die Belege immer einheitlich in derselben Form (E-Mail und Absende-Adresse, z.B. rechnung@deineFirma.de) - Zeit- und Kostenersparnis
die Belege müssen nicht mehr gedruckt werden und – z.B. im Versandhandel – Deinen Paketen nicht mehr beigelegt werden
Inhalt
- Konfiguration der eBeleg-Schnittstelle
- eBeleg-Schnittstelle bei den Kunden aktivieren
- Welche E-Mail Adresse verwendet wird
- Wo sehe ich, dass die eBeleg-Schnittstelle aktiv ist
Konfiguration der eBeleg-Schnittstelle
Die Schnittstelle wird von unserer Supportabteilung freigeschalten. Anschließend findest du die Schnittstelle unter „Konfiguration > eBeleg> eBeleg-Email mit PDF“
In der Konfigurationsmaske kannst Du die Schnittstelle individuell für Dich konfigurieren:
- SMTP-Einstellungen
Trage hier bitte die Einstellungen für deinen Postausgangs-Server und die gewünschte Absende-Adresse ein - EMail-Versand für
Hier kannst Du wählen, welche Dokumente (Rechnung, Lieferschein, Gutschrift) über die eBeleg-Schnittstelle versendet werden sollen.
Unter „E-Mail Vorbelegung“ kannst du den Text der E-Mail anpassen, mit der Deine Belege Versendet werden. Auf Wunsch kannst du die E-Mail als HTML versenden, außerdem kannst du mit Platzhaltern arbeiten (siehe auch hier) - EMail-Versand für (Mahnungen)
Hier kannst Du wählen, ob Mahnungen und bis zu welcher Mahnstufe über die eBeleg-Schnittstelle versendet werden sollen. Bitte beachte: Der Text der Mahnungs-E-Mail wird in den E-Mail-Vorlagen (Konfiguration > Allgemein > E-Mail-Vorlagen) eingestellt.
Konfiguration der eBeleg-Schnittstelle – Rechnung, Gutschrift und Lieferschein werden per eBeleg verschickt, die Mahnungen bis Mahnstufe 1. Höhere Mahnstufen werden weiterhin gedruckt.
eBeleg-Schnittstelle bei den Kunden aktivieren
Nachdem Du die Schnittstelle konfiguriert hast, kannst Du die Schnittstelle in den Kunden-Stammdaten einzeln aktivieren – d.h. du kannst pro Kunde entscheiden, ob der Kunde seine Belege automatisch über die eBeleg-Schnittstelle bekommen soll.
Gehe dazu in der Kundenmaske in den Reiter „Finanzen > eBeleg-Schnittstelle“ und wähle die Schnittstelle aus. Falls Du die Schnittstelle wieder entfernen möchtest, kannst du das Papierkorb-Icon benutzen.
Die eBeleg-Schnittstelle ist aktiv – dieser Kunde erhält Rechnungen etc. in Zukunft automatisch per E-Mail beim buchen.
Auf Wunsch kannst Du die eBeleg-Schnittstelle standardmäßig bei allen neuen Kunden aktivieren. Die entsprechende Konfiguration dafür findest du in den Grundeinstellungen unter „Globale-Einstellungen > Verkauf & Marketing > Kunde > Vorbelegte eBeleg-Schnittstelle“
Falls Du im eCommerce-Bereich tätig bist, kannst Du die Einstellungen auch abweichend davon über die Vorlage-Kunden steuern.
Welche E-Mail Adresse verwendet wird
Für den Versand wird grundsätzlich die E-Mail Adresse verwendet, die im Beleg (Rechnung, Gutschrift…) usw. eingetragen ist. Diese Adresse wird normalerweise aus den Kunden-Stammdaten übernommen.
Die im Kunden hinterlegte E-Mail Adresse wird in neue Belege übernommen und dann dort für den eBelegs-Versand verwendet
Abweichend davon kannst Du deinen Kunden auch spezielle E-Mail Adressen für den Versand von Belegen über die eBeleg-Schnittstelle hinterlegen. Das funktioniert sowohl für allgemeine Belege als auch gesondert für Mahnungen.
Diese Funktion ist z.B. dann sinnvoll, wenn du normalerweise mit deinem Kunden über die E-Mail Adresse „vertrieb@deinKunde.de“ kommunizierst, Rechnungen aber an „rechnung@deinKunde.de“ und Mahnungen an „mahnung@deinKunde.de“ versendet werden sollen.
Zusätzliche, Alternative E-Mail Adressen für den Versand von Belegen (rechnung@deinKunde.de) und Mahnungen (mahnung@deinKunde.de)
Wo sehe ich, dass die eBeleg-Schnittstelle aktiv ist
In der Buchungsmaske wird Dir ein gelber Hinweis angezeigt, der darauf hinweist, dass diese Dokumente automatisch per E-Mail versendet werden.
Statt zu drucken werden hier Rechnungen über den eBeleg verschickt (gelber Briefumschlag und Druckanzahl ‚0‘). Lieferschein und Packliste werden gedruckt.