Über v.Soft ist es möglich, Einträge, die in der Plantafel angelegt werden, automatisiert an Outlook als Outlook-Termin zu übermitteln. Damit dies funktioniert, sind mehrere Einstellungen in v.Soft nötig, um die EWS-Schnittstelle (Exchange Web Services) zu konfigurieren.
Einstellungen in der Mitarbeitermaske
Pfad: Personalwesen -> Mitarbeiter
Reiter Mitarbeiterprofil -> Kontaktdaten (geschäftlich): Dem Mitarbeiter muss eine geschäftliche E-Mail-Adresse hinterlegt sein.
Reiter Benachrichtigung -> Ticketzuweisung: In der Mitarbeiter-Maske muss die Funktion angehakt sein: via E-Mail benachrichtigen.
Grundeinstellungen
Zusätzlich sind folgende Grundeinstellungen zu setzen:
Globale Einstellungen -> Allgemein -> Outlook / EWS Schnittstelle
Hier kannst du die Version deines Exchange-Servers sowie die Absender-E-mail-Adresse für die Schnittstelle hinterlegen.
Globale Einstellungen -> Service & Werkstatt -> Tickets ->Ticket -> Zuweisung / Umverteilung / Rückstellung:
Haken setzen bei: Mitarbeiter bei Zuweisung informieren
Globale Einstellungen -> Service & Werkstatt -> Tickets ->Ticket -> Automatisierung via E-Mail -> Ticketerzeugung via E-Mail-Eingang -> Zuweisungsbenachrichtigung via Outlook-Termin
Haken setzen bei: Mitarbeiter per Outlook-Termin benachrichtigen
Optional: Haken setzen bei: Zentralen Termin erstellen und die Mitarbeiter zu dem Termin einladen – dann wird der Mitarbeiter nicht fest eingeplant, sondern eingeladen, und besitzt z.B. eine Stornierungsmöglichkeit (vgl. Tool-Tipp).
