12 Allgemeines

Wenn aus v.Soft heraus E-Mails generiert werden, ist es möglich, verschiedene Platzhalter in den Vorlagen zu verwenden, um beipielsweise Belegnummern in die E-Mail-Vorlage oder auch in den Betreff zu integrieren.

Anwendungsmöglichkeiten:

• E-Mail-Vorlagen für Belege o.ä. (Konfiguration -> Allgemein -> E-Mail-Vorlagen)
• eBeleg (Konfiguration -> Schnittstellen -> eBeleg)
• Prozess / Aktivitäten bzw. Prozess-Schritte (Management & Controlling -> Einrichten)
• Wiederkehrende Rechnungen
• Meldungen / Tickets / Einsätze
• Abwesenheitsanträge

Hier findest du eine Übersicht über alle in v.Soft verfügbaren Variablen.

Für Bestellungen/Bestellerfassung, Angebot, Auftrag E-Mails und Mahntexte

Hinweis: Im Falle von Angeboten, Rechnungen und Gutschriften wird anstatt der statischen Bezeichnung aus v.Soft die Bezeichnung/Überschrift des Belegs verwendet

Platzhalter in Belegtexten (Zahlungsbedingungen)

In der Maske Zahlungsbedingungen können in den Belegtexten dazufolgende Platzhalter verwendet werden:

• [IBAN]
• [BIC]
• [Bankname]
• [Kontoinhaber]

Platzhalter in Wiederkehrenden Rechnungen

Für Wiederkehrenden Rechnungen sind folgende Zeit-Platzhalter verfügbar:

• [d] für Tag,[d-1] für Tag-1,[d+1] für Tag+1, usw.
• [m] für Monat als Zahl, [mm] für den ausgeschriebenen Monat, [m-1] für den derzeitigen Monat -1, [m+1] für den derzeitigen Monat +1, usw.
• [y] für Jahr, [y-1] für das derzeitige Jahr-1,[y+1] für das derzeitige Jahr+1, usw.

Diese Zeitplatzhalter können in folgende v.Soft-Felder in der Wiederkehrenden Rechnung eingefügt werden:

Belegkopf:

• Zusatztext
• Leistungszeitraum

Belegpositionen:

• Name1
• Name2
• Name3
• Beschreibung

In diese v.Soft Felder können auch folgende Vertragsplatzhalter eingefügt werden.

[Vertragsnummer]
[Vertrag-Gueltig von]
[Vertrag-Gueltig bis]

Platzhalter in Wiederkehrende Buchungen / Vorlage Buchungen

Für Wiederkehrenden Buchungen sind folgende Zeit-Platzhalter verfügbar:

• [d] für Tag,[d-1] für Tag-1,[d+1] für Tag+1, usw.
• [m] für Monat als Zahl, [mm] für den ausgeschriebenen Monat, [m-1] für den derzeitigen Monat -1, [m+1] für den derzeitigen Monat +1, usw.
• [y] für Jahr, [y-1] für das derzeitige Jahr-1,[y+1] für das derzeitige Jahr+1, usw.

In folgenden Feldern können Platzhalter benutzt werden:
– Belegnummer 1
– Belegnummer 2
– Buchungstext

Platzhalter für Vertragsbestandteile

Dazu können auch Vertragsbestandteil-Platzhalter gesetzt werden. Dafür gelten einige Besonderheiten (vgl. auch unten stehendes Beispiel).

In der Maske „Verträge“ kann ich unter Vertragsbestandteile über die Spalte „Andruck Vertrag“ durch das Setzen des entsprechenden Hakens bestimmen, welche Positionen angedruckt werden sollen. Voraussetzung ist, dass die entsprechende Position einem Vertrag zugewiesen ist.

Pro Vertragsbestandteil ist es möglich, einen Textblock zu erstellen, der aus Text und Platzhaltern besteht, durch Leerzeilen ergänzt und pro Position auf dem Beleg angedruckt wird. Damit der Block auf dem Beleg angedruckt wird, ist der Text zwischen folgende Platzhalter zu setzen: [Vertragsbestandteile-Andruck-Beginn] und [Vertragsbestandteile-Andruck-Ende]

Folgende Vertragsbestandteil-Platzhalter können verwendet werden:

• [Vertragsbestandteil-Positionsnummer]
• [Vertragsbestandteil-Beschreibung]
• [Vertragsbestandteil-Zusatzfeld1]
• [Vertragsbestandteil-Zusatzfeld2]
• [Vertragsbestandteil-Zusatzfeld3]
• [Vertragsbestandteil-Zusatzfeld4]
• [Vertragsbestandteil-Zusatzfeld5]
• [Vertragsbestandteil-Vertragsbestandteil]
• [Vertragsbestandteil-Gueltig von]
• [Vertragsbestandteil-Gueltig bis]

Beispiel eines Texts mit Vertragsbestandteil-Platzhaltern

Aus den Daten im Screenshot lässt sich folgendes Beispiel für einen Hinweis in einer Wiederkehrenden Rechnung erzeugen:

Wir erlauben uns, wie folgt zu berechnen:

[Vertragsbestandteile-Andruck-Beginn]
[Vertragsbestandteil-Positionsnummer] [Vertragsbestandteil-Vertragsbestandteil] (Funktionsumfang: [Vertragsbestandteil-Beschreibung]) mit der Kennung [Vertragsbestandteil-Zusatzfeld1]
Bitte beachten Sie dazu den aktualisierten Vertrag vom 01.01.2019

[Vertragsbestandteile-Andruck-Ende]

Anzeige des Platzhalters in der Beschreibung:

Wir erlauben uns, wie folgt zu berechnen:

Bestandteil 1,00 Modul CRM (Funktionsumfang: Vollintegriertes Customer Relationship Management) mit der Kennung 05kjl.
Bitte beachten Sie dazu den aktualisierten Vertrag vom 01.01.2019

Bestandteil 2,00 Modul DMS (Funktionsumfang: Vollintegriertes Dokumentenmanagementsystem) mit der Kennung 03def.
Bitte beachten Sie dazu den aktualisierten Vertrag vom 01.01.2019

Hinweise: Leerzeilen werden wie in der Platzhalter-Beschreibung eingefügt und gelten, wenn diese zwischen den Platzhaltern [Vertragsbestandteile-Andruck-Beginn] und [Vertragsbestandteile-Andruck-Ende] stehen. Im Beispiel werden die Positionen 3 und 4 nicht angedruckt, weil der Haken bei „Andruck Vertragsbestandteile (WKR) fehlt.

Weitere Platzhalter

Bericht: Saldenbestätigung (EK-Bereich)

[Briefanrede] für Einleitenden Text

Für Mails aus Tickets

Platzhalter für Abwesenheitsanträge