13 Update

v.Soft Zwischenupdate 2.41 – Teil 2

Zu v.Soft 2.41 – Teil 1

4. Service & Werkstatt

4,01. Direkte Abrechnung von Einsätzen ohne Auftrag

Wird ein Einsatz abgeschlossen, so wird nun eine weitere Funktion „Auftrag direkt berechnen“ für die Fakturierung angezeigt. Das Dialogmenü merkt sich bereits die letzte ausgewählte Option und schlägt diese beim nächsten Aufruf wieder vor.

Ist die Option „Auftrag direkt berechnen“ gewählt, wird wie bisher auch ein Auftrag angelegt und direkt, ohne Eingreifen des Benutzers die Buchungsmaske des Auftrags aufgerufen.

4,02. Anzeige des Verrechnungsmodells (Abrechnungsart) in der Meldung

Zur Anzeige der Verrechnungsart wurde die Meldung um die Anzeige der Abrechnungsart aus den Verträgen erweitert. Zur Anzeige wurde der Reiter Servicedetails unterhalb des Vertrags um dieses Feld erweitert. Wird ein Vertrag gewählt, so wird die Abrechnungsart aus dem Vertrag übernommen. Ist kein Vertrag gewählt, wird das Feld mit dem Standard aus den Abrechnungsarten vorbelegt. Ist kein Standard vorhanden, bleibt das Feld leer und kann manuell gewählt werden. Die Abrechnungsart kann unabhängig von den Vertragsdaten gewählt werden.

4,03. Erweiterung des Meldungsimports aus E-Mails

Die Erstellung von Meldungen aus E-Mails wurde entsprechend des Kontaktformulars aus dem v.Shop erweitert. Dazu wurde das bereits pflegbare Schema um folgende Felder erweitert:

  • Kundennummer
  • Art der Meldung
  • Priorität

Alle weiteren Felder können bereits eingelesen werden.

Die Einlesung der Mails wurde so erweitert, dass der Klartext der Felder für Meldungsart und Priorität mit den in v.Soft hinterlegten Auswahlen gematched wird und bei Übereinstimmung entsprechend zugewiesen wird.

Können einzelne Daten aus der Mail nicht interpretiert werden (z.B. unbekannte Kundennummer oder Anlagennummer), wird dies im Meldungstext der Meldung notiert und die ursprünglich vom Kunden angegebenen Infos im Meldungstext ausgegeben. Des Weiteren wird eine Kopie der Mail im DMS abgelegt. Die Meldung kann dann manuell nachbearbeitet werden.

Hinweis: Damit der automatische Import von Meldungen aus E-Mails genutzt werden kann, ist zusätzlich die Verwendung des v.Soft Dienstes Voraussetzung. Dieser regelt die Auslesung des Mailpostfaches. Des Weiteren müssen SMTP und POP3 Postfächer für den Empfang und den Versand der Mails zur Verfügung gestellt werden.

4,04. Versenden von Mails an Ansprechpartner bei Ändern des Meldungsstatus

Damit bei der Statusänderung entsprechend der Kunde per Mail benachrichtigt werden kann, wurde die Meldungsstatus-Verwaltung um einen Haken „Mail automatisch verschicken“ erweitert. Dadurch kann das Verhalten für jeden Meldungsstatus vorbestimmt werden. Ist der Haken für einen Status aktiv, wird bei der Änderung der Meldung auf den entsprechenden Status ein Dialog erscheinen, ob der Kunden über die Statusänderung benachrichtigt werden soll. Wird der Dialog mit „Ja“ beendet, wird direkt die Druckfunktion der Meldung mit der Option „Outlook/PDF“ aufgerufen und ausgeführt.

4,05. Erweiterung der Meldungsarten um Zuweisung der „Berichtsgruppe“

Für den automatischen Versand der Statusmeldungen an den Kunden wurde die Meldungsstatusverwaltung so erweitert, dass pro Meldungsstatus eine „Berichtsgruppe“ gewählt werden kann, aus der die Belegvorlage für die Erstellung des Beleg-PDFs herangezogen wird.

4,06. Eskalationsmeldungen nach Servicebereich per E-Mail und Nachrichtenwesen

Für die Abbildung einer Eskalationsfunktionalität für Servicebereiche wurde eine neue eigenständige Verwaltung aufgebaut. Dazu wurde die Verwaltung der Servicebereiche um eine neue Untermaske zur Pflege der Eskalationsmeldungen erweitert. Diese kann über einen neuen Button „Eskalationsstufen“ in der Maske Servicebereiche aufgerufen werden.

Pro Servicebereich werden maximal drei Eskalationsstufen angeboten.

Die Eskalationsmeldungen können pro Servicebereich über folgende Optionen gesteuert werden:

* Eskalationsstufe aktiv

* Eskaliert, wenn:

  •     – nicht zugewiesen
  •        und/ oder
  •     – nicht (technisch-) abgeschlossen

* Eskaliert X Stunden nach Erstellung

* Benachrichtigt wird:

  •     – Erfasser der Meldung/Einsatz
  •     – (und/oder) Fester Mitarbeiter (Da die „Rolle“ des Servicegruppenleiters in v.Soft nicht vorgesehen ist, kann hier
  • ein frei wählbarer Mitarbeiter hinterlegt werden)

* Benachrichtigung per

  •     – E-Mail
  •     – (und/oder) Interne Nachricht

* Text für Betreff und Nachricht (Platzhalter für Meldungen aus E-Mails können verwendet werden)

Die Funktion wird als Individualentwicklung ausgeführt. Ist der Individualentwicklungsschlüssel nicht in v.Soft eingetragen, wird der Button nicht angezeigt. Eine Freischaltung kann von Vepos angefordert werden.

Zur regelmäßigen Prüfung, ob eine Meldung/Einsatz eskaliert ist, wurde eine neue Funktion in den v.Soft Dienst integriert. Diese prüft in festen Abständen die Eskalationsstufen und versendet bei Bedarf die Nachrichten per v.Soft und/oder per E-Mail.

HINWEIS: Damit diese Funktionalität genutzt werden kann, ist es nötig, dass der v.Soft Dienst eingesetzt und gemietet wird. Über den Dienst kann dann auch der Abgleich in den OBS und die Online-Kursverwaltung automatisiert werden.

Des Weiteren muss für den Versand der E-Mails ein SMTP-Server zur Verfügung gestellt werden.

4,07. Lagerorte in Service-Aufträgen aktualisieren

Durch einen neuen Button „Lagerorte/Plätze aktualisieren“ wird die Möglichkeit gegeben, die Standard-Lagerorte/-plätze jederzeit zu aktualisieren. Bei Betätigen des Buttons wird abgefragt, ob eine Aktualisierung des Lagerorts/-platzes aller Artikel im Auftrag gewünscht ist. Anschließend wird der aktuelle Auftrag gespeichert und alle Artikel und Stücklistenkomponenten geprüft und, falls notwendig, der aktuelle Lagerort/-platz aus den VK-Einstellung des Artikels hinterlegt. Die Anzeige des Buttons wird durch ein neues Recht „Lagerorte/Plätze aktualisieren“ gesteuert. Ist dieses Recht deaktiviert wird der Button nicht angezeigt. Die Funktionalität wird durch eine Individualfreischaltung zur Verfügung gestellt. Wenden Sie sich bitte an den Vepos Support, wenn Sie diese nutzen möchten.

4,08. Erweiterung des v.Shop-Abgleichs um Ticketinformationen

Damit die Kunden den aktuellen Bearbeitungsstand Ihrer Tickets im Shop einsehen können, wurde der Abgleich in den Shop um die Ticketinformationen zu erweitern. Dazu wurde  die Maske eCommerce-Abgleich und analog die Konfiguration des automatischen Abgleichs per Dienst um eine neue Option „Service Meldungen/Einsätze“ erweitert. Ist diese Option aktiv, werden alle offenen Tickets in den Shop abgeglichen, bzw. aktualisiert. Dieser Abgleich beinhaltet auch gebuchte (abgeschlossene Tickets). In die Webdatenbank werden alle direkt in der Maske „Meldung/Einsatz“ zur Verfügung gestellten Informationen in Klartext übermittelt. Untertabellen wie Artikelpositionen, Einsatzplan, usw. werden nicht übermittelt.

Die Daten der Meldungen/Einsätze werden nur an die Webdatenbank neu übermittelt, wenn sich seit dem letzten erfolgreichen Abgleich das Bearbeitungsdatum in der Meldung geändert hat.

4,09. Erweiterung der Ticketerzeugung um einen Permalink für den Aufruf von Kunden im Webportal

Bei der Erzeugung einer neuen Meldung wird in der v.Soft Datenbank eine GUID (Global Unique Identifier) hinterlegt. Des Weiteren wird die globale Konfiguration unter Service – Meldungen um die Angabe eines festen Links erweitert, unter dem durch Zusammensetzung mit der GUID die Meldung/Einsatz über die Webseite aufgerufen werden kann.

Damit der Kunde über den Link informiert werden kann, werden die Platzhalter für den Versand von Mails um den Permalink erweitert. Damit kann in allen Mails an den Kunden dieser Link nach folgendem Schema http://festerLinkTeilAusKonfig/GUIDderMeldung automatisch mitgeschickt werden. Die GUID der Meldungen wird ebenfalls wie oben beschrieben an die Webdatenbank übermittelt.

4,10. Neuer E-Mail-Server für Eskalationsbenachrichtigung

Der Zugriff für die Versendung der Eskalationsbenachrichtigungen wird nicht wie bisher auf die SMTP-Server Einstellungen unter Konfiguration -> Global zugreifen, sondern eigene Einstellungen erhalten, da die Globalen Einstellungen für die Versendung von Belegen oder anderen automatischen Benachrichtigungen genutzt werden und es so bei Antworten auf die Absenderadresse zu Problemen kommen kann.

Folgende Einstellungen wurden unter Konfiguration -> Global -> Service & Werkstatt -> Servicebelege -> Automatisierung via E-Mail -> „E-Mail-Server für Eskalationsbenachrichtigung“ mit folgenden Optionen angelegt:

  • Absender-E-Mail
  • Benutzername
  • Benutzerpasswort
  • Server
  • Server-Port
  • Benutze SSL

4,11. Neues Auswahlfeld zur Vertragsverlängerung

Im Vertrag ist es nun möglich, Verträge zum Monatsende zu verlängern. Dazu wurde die Vertragsverlängerung um das Auswahlfeld „Zum Ende des Monats verlängern“ erweitert. Ist dieser Haken gesetzt, so wird der Vertrag zum Ende des jeweiligen Monats verlängert, auch wenn die Gültigkeit bis Mitte des Monats eingestellt ist.

4,12. Neuer E-Mail-Server für Beobachter-Benachrichtigung

Der Zugriff für die Versendung der Benachrichtigung bei Ticketzuweisung/-änderung wird nicht wie bisher auf die SMTP-Server Einstellungen unter Konfiguration -> Global zugreifen, sondern eigene Einstellungen erhalten.

Folgende Einstellungen wurden unter Konfiguration -> Global -> Service & Werkstatt -> Servicebelege -> Meldung-> „E-Mail-Server für Beobachter-Benachrichtigung“ mit folgenden Optionen angelegt werden:

  • Absender-E-Mail
  • Benutzername
  • Benutzerpasswort
  • Server
  • Server-Port
  • Benutze SSL

Eine Konfiguration des neuen Servers ist notwendig, um die Benachrichtigungen weiterhin zu versenden.

4,13. Neuer E-Mail-Server für Kundenbenachrichtigung bei Automatischer Ticketerzeugung

Unter der globalen Einstellung -> Service & Werkstatt -> Servicebelege -> Automatisierung via E-Mail -> E-Mail-Server für Ticketerzeugung gibt es einen neuen Unterpunkt für einen E-Mail-Server für Kundenbenachrichtigung. Damit ist jetzt die automatische Benachrichtigung an den Kunden bei Erzeugung von Tickets, die per E-Mail eingelesen werden, möglich.

Folgende Einstellungen wurden unter Konfiguration- > Global -> Service & Werkstatt -> Servicebelege -> Automatisierung via E-Mail -> E-Mail-Server für Ticketerzeugung -> „E-Mail-Server für Kundenbenachrichtigung“ mit folgenden Optionen angelegt:

  • Absender-E-Mail
  • Benutzername
  • Benutzerpasswort
  • Server
  • Server-Port
  • Benutze SSL
  • E-Mail Betreff
  • E-Mail Text
  • Kunde benachrichtigen

Der konfigurierte Betreff und Text kann mittels Platzhalter alle Informationen des Tickets dynamisch darstellen. Bei der Erzeugung des Tickets aus der eingelesen E-Mail wird dann anschließend der Kunde benachrichtigt, sofern die Einstellung „Kunde benachrichtigen“ aktiviert ist.

Eine Konfiguration des neuen Servers ist notwendig, um die Benachrichtigungen zu versenden.

4,14. Erweiterung der Anlagenübersicht im Kunden

Die Anlagenübersicht aus der Kundenmaske wurde um die Spalte „Standplatz“ erweitert.

4,15. Aktualisierung des „Fertigstellung bis“ – Datum

Es wurde unter Service & Werkstatt -> Servicebelege -> Meldung eine neue globale Einstellung „Fertigstellungsdatum beim Umverteilen eines Einsatzes aktualisieren“ eingebaut, die bei der Planung einer Meldung über die Plantafel auch das Fertigstellungsdatum aktualisiert. Ist diese aktiv, so wird das Fertigstellungsdatum beim Umverteilen eines Einsatzes auf das Bis-Datum des dazugehörigen Plantafeleintrags gesetzt.

4,16. Erweiterung des Technischen Abschlusses

Der Technische Abschluss wurde so erweitert, dass nun auch die Artikel, die fakturiert werden, nicht erst beim Buchen des Auftrags, sondern direkt beim technischen Rückmelden eines Einsatzes geliefert werden. Dazu wurde eine neue globale Einstellung unter Service & Werkstatt -> Servicebelege -> Meldung -> „Warenbewegung bei Rückmeldung/Abschluss sofort verbuchen“ eingebaut. Ist diese aktiv, so werden die zu fakturierenden und noch nicht gelieferten Artikel direkt lagertechnisch verbucht. Des Weiteren wurde in allen Artikelübersichten eine neue Spalte „Geliefert“ eingebaut. Wurde ein Artikel bereits geliefert, so wird hier der Haken gesetzt. Beim kaufmännischen Abschluss und Erzeugung des Auftrags wird die „Zu liefern“ und „Offen“ – Menge im Auftrag mit 0 hinterlegt.

4,17. Track & Trace Reimport für Tickets

Die Masken Einsatz und geb. Einsatz wurden unter dem Reiter Material um die Felder „Paketversand“ und „Paketnummer“ erweitert. Wird bei der Lagerumbuchung oder direkt aus dem Ticket ein Track&Trace ausgelöst, so bekommt die erzeugte Datei die Ticketnummer und löst anschließend den Reimport aus. Die ausgewählte Track&Trace-Schnittstelle wird dann beim Verlassen der Umbuchungsmaske in das Ticket zurückgespeichert, sodass nachträglich eine Verknüpfung zwischen Dienstleister und Ticket möglich ist. Des Weiteren wurde hinter dem Feld „Paketnummer“ ein Direktsprung-Button zur Sendungsverfolgung hinzugefügt. Um den Direktsprung zu ermöglichen, wurde die Easylog-Schnittstelle um ein neues Feld „Link zur Sendungsverfolgung“ erweitert. In diesem kann der Link zur Sendungsverfolgung hinterlegt werden. Der Reimport der Paketnummern ist aktuell nur mit der Easylog-Schnittstelle möglich.

4,18. Benachrichtigung der Mitarbeiter bei direkter Zuweisung

Wird eine Meldung direkt über die Auswahl eines Mitarbeiters in „Zugewiesen an“ zugeteilt, so wird nun dieser Mitarbeiter analog zur Zuteilung über die Plantafel per E-Mail darüber informiert. Wird ein Einsatz auf die gleiche Weise umverteilt, so wird auch hier ein E-Mail-Workflow angestoßen, der den Mitarbeiter, dem der Einsatz entzogen wurde sowie auch den neu zugewiesenen Mitarbeiter darüber informiert. Der Plantafeleintrag des Mitarbeiters, dem der Einsatz entzogen wird, wird gelöscht.

4,19. Erweiterung der Vertragsbestandteile

Die Vertragsbestandteile wurden in der Vertragsmaske um eine Gültigkeit mit einen „Von“-„Bis“ Datum erweitert.

4,20. Zeitenumbuchung aus einem Ticket

In die Zeitübersicht von Tickets wurde ein Button für Zeitenumbuchungen eingebaut. Damit ist nun die Umbuchung von Zeiten direkt aus einem Ticket möglich.

4,21. Erweiterung der Maske Vertrag um die Zusatzfelder 1-5 und das Feld „Andruck Vertragsbestandteile (WKR)“

Die Vertragsbestandteile wurden um 5 Zusatzfelder erweitert, die sich individuell für das komplette System benamen lassen. Die Zusatzspalten können über die Bezeichnungseinstellungen unter Konfiguration -> Bezeichnungseinstellungen -> Service & Werkstatt -> Vertrag -> Vertragsbestandteile -> Zusatzfeld 1 (Bezeichnung) … Zusatzfeld 5 (Bezeichnung) umbenannt werden. Zusätzlich haben wir eine weitere Spalte „Andruck Vertragsbestandteile (WKR)“ eingebaut. Das Feld „Andruck Vertragsbestandteile (WKR)“ wird bei manueller Anlage aus dem Vertrag übernommen.

4,22. Erweiterung des Imports der Vertragsbestandteile

Der Import für Vertragsbestandteile wurde um die neuen Felder Zusatzfeld 1- 5 und „Andruck Vertragsbestandteile (WKR)“ erweitert. Außerdem gibt es nun ein Feld „Vertragsart“, das gefüllt werden muss, bevor man die Vertragsbestandteile wählen kann. Es kann auch die Spalte Vertragsbestandteil bei Vertragsart und Vertragsbestandteil hinterlegt werden. Unter dem Feld Vertragsart wird nun zuerst die Vertragsart und danach der Vertragsbestandteil manuell zugewiesen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur für die Vertragsart gültige Vertragsbestandteile importiert werden können. Zusätzlich wurde das Feld „Beschreibung“ als Pflichtfeld deklariert, da es für Updates benötigt wird.

4,23. Erweiterung des Imports der Vertragsbestandteile um Updatefunktion

Ab sofort ist es möglich, beim Import von Vertragsbestandteilen zwischen einem Import- und einem Update-Modus auszuwählen. Analog zum Import gibt es ein Feld „Vertragsart“, das gefüllt werden muss, bevor man die Vertragsbestandteile wählen kann.

Wird der Modus Update gewählt, so müssen die Spalten Vertragsnummer und Beschreibung (Notiz) ausgewählt sein. Diese werden als Zuweisungsspalten herangezogen, jedoch nicht geupdatet.

Weitere Spalten, die zugewiesen werden, werden dann geupdatet. Wird z.B. das Zusatzfeld 1 zugewiesen, so wird der Wert in der Zeile überschrieben, die die angegebene Vertragsnummer und Beschreibung hat.

Wird eine Zeile importiert, die zu mehreren Zeilen passt, wird kein Update durchgeführt und ein Hinweis im Protokoll für die Zeile ausgegeben. Zeilen ohne Beschreibung können nicht durch ein Update aktualisiert werden.

4,24. Erweiterung der Tickets um Verantwortlichen

Ab sofort gibt es ein neues Feld „Verantwortlicher“ im Ticket. Das Feld befindet sich unter dem Erfassungsdatum. Wenn eine Meldung zum Einsatz/Ticket gewandelt wird, wird der zugewiesene Mitarbeiter als Verantwortlicher hinterlegt. Die automatische Zuweisung des Verantwortlichen erfolgt nur bei der ersten Änderung.

4,25. Erweiterung der Meldungsübersicht um die Felder Verantwortlicher und Projektmitarbeiter

Die Meldungsübersicht wurde um die Felder „Verantwortlicher“ und „Projektmitarbeiter“ erweitert. Über die erweiterte Suche kann danach gesucht werden.

4,26. Erweiterung der Einsatzübersicht um die Felder Verantwortlicher und Projektmitarbeiter

Die Einsatzübersicht wurde um die Felder „Verantwortlicher“ und „Projektmitarbeiter“ erweitert. Außerdem wurde die Option/Einschränkung „Verantwortlicher“ eingefügt, nach der gefiltert werden kann.

4,27. Erweiterung der Masken „Meldung“, „gebuchte Meldung“ und „Einsatz“ um den Bereich „Unteraufgaben“ im Reiter „Projektmanagement“ (verfügbar ab 14.02.2018)

Die Masken „Meldung“, „gebuchte Meldung“ und „Einsatz“ wurden um den Bereich „Unteraufgaben“ im Reiter „Projektmanagement“ erweitert.

Dort können Teilaufgaben hinterlegt werden. Die einzelnen Teilaufgaben sind nach Positionsnummer sortiert.

Den Teilaufgaben-Typ kann man unter Konfiguration => Bezeichnungseinstellungen => Service &Werkstatt => Meldung => Teilaufgaben umbenennen.

4,28 Erweiterung der Unteraufgaben in den Tickets um die Spalte abgenommen und schnellere Anzeige der Beschreibung

Wir haben die Unteraufgaben in den Tickets erweitert. Ab sofort gibt es eine neue Spalte „Abgenonmmen“.
Außerdem öffnet ein Doppelklick auf den Zeilenkopf nun die Beschreibung.

5. Projektmanagement

5,01. Prüfung beim Ändern der Projektbudgetart

Für Projektbudgets wurde beim Ändern der Budgetart eine Prüfung eingebaut, die den Bearbeiter darauf hinweist, wenn das Projektbudget aktuell z.B. in einer Bestellung verwendet wird.

5,02. Erweiterung der Budgetbezeichnungen für Bericht „Projekt-Ergebnis Gesamt“

Die Budgetbezeichnungen wurden um die Spalte „Zuschlag in %“ erweitert. Hier kann sowohl ein positiver Wert (für tatsächliche Aufschläge) als auch ein negativer Wert (z.B. für Eigenanteile bei Zuwendungsprojekten) hinterlegt werden. Diese den Budgetbezeichnungen hinterlegten Zuschläge kommen nur im Bericht „Projekt-Ergebnis Gesamt“ zur Anwendung.

5.3. Neuer Projekt-Auswertungsbericht „Projekt-Ergebnis Gesamt“

Es wurde ein neuer umfassender Projekt-Auswertungsbericht „Projekt-Ergebnis Gesamt“ inkl.  Einzelheiten auf Excel-Basis entwickelt, der Kosten und Umsatz pro Projekt in einer Darstellung vereint. Die Ausgabe „Umsatz Gesamt in € “ und „Kosten Gesamt in €“ wird auf Basis der bereits fakturierten Belege ohne offene Aufträge durchgeführt. Die Ausgabe „Kosten Gesamt in €“ basiert auf den Kosten ohne „Kostenaufschlag %“ aus den Projektbudgets, jedoch wird der Kostenaufschlag aus den Budgetbezeichnungen berücksichtigt. „Umsatz Gesamt in € “ und „Kosten Gesamt in €“ beziehen sich auf die gesamte Laufzeit des Projekts unabhängig vom Auswertungszeitraum.

Die Darstellung der Umsätze und Kosten wurde um folgende Informationen erweitert (im Vergleich zum bereits vorhandenen Bericht „Projekt-Ergebnis“):

  • Buchungsdatum (bei Aufträgen und EK-Bestellungen wird das Belegdatum herangezogen)
  • Externe Nummer (nur bei gebuchten EK-Belegen)
  • Geschäftspartner (Lieferant/ Kunde/ Mitarbeiter)
  • Beschreibung (bei EK-Bestellungen Name 1 und Name 2 der ersten Bestellposition; bei Aufträgen Inhalt des Zusatzfelds 1)
  • Ansprechpartner (VK: Bearbeiter/ EK: Mitarbeiter)
  • Zuschlag in % aus den Budgetbezeichnungen (nicht Projektbudget! Wird immer ausgegeben, nicht nur bei Zuwendungsprojekten)

Des Weiteren werden die Zusatzfelder und Zusatzdaten 1 – 5 aus dem Projekt ausgegeben.

Bei der Ausgabe der jeweiligen Ergebnisse wird je Projekt eine Datei im Zielordner „Projekt Ergebnis Gesamt“ auf dem Desktop angelegt. Der Name der Datei setzt sich aus der Projektnummer und dem Projektnamen zusammen. Ein Massenexport ist ebenfalls möglich.

5,04. Erweiterung der Ticketsicht in Projekten

Die Ticketsicht in Projekten wurde um Gesamtaufwand und Anzahl aller Tickets erweitert. Der Gesamtaufwand zeigt den geplanten Aufwand über alle Tickets ohne den bereits erledigten Aufwand. Die Gesamtanzahl der Tickets ist die Anzahl aller offenen und abgeschlossenen Tickets, die dem Projekt zugewiesen sind.

5,05. Zeitenumbuchung aus einem Ticket

In die Zeitübersicht von Tickets wurde ein Button für Zeitenumbuchungen eingebaut. Damit ist nun die Umbuchung von Zeiten direkt aus einem Ticket möglich.

5,06 Erweiterung der Projekt-Abrechnung (verfügbar ab Februar 2019)

Die Maske Projekt-Rechnungslauf wurde um eine neue Option „Stunden-Projekte und Reise- & Nebenkosten abrechnen“ erweitert. Dadurch erfolgt je Projekt eine Rechnung mit allen Stunden bzw. Tagen UND allen weiterberechneten Reisekosten in einer Rechnung.

5,07 Anpassung der Projekt-Stundenabrechnung für die Abrechnung von Beratertagen (verfügbar ab Februar 2019)

In der Konfiguration von v.Soft wurde im Bereich „Projekt-Rechnungslauf“ um ein neues Setting „Stundenumrechnungs-Dividend“ erweitert. Standardmässig soll diese Einstellung den Wert 1 vorbelegen. Durch die Änderung des Wertes auf z.B. 8 werden die erfassten Stunden durch 8 dividiert und damit auf Arbeits- bzw. Beratertage umgerechnet. Die Umrechnung erfolgt genau und wird auf zwei Stellen nach dem Komma kaufmännisch gerundet.

6. Finanzmanagement

6,01. Ausführungsdatum beim Zahlungsverkehr

Beim Zahlungsverkehr ist es nun möglich, ein Ausführungsdatum, welches auch in der Zukunft liegen kann, auszuwählen.

6,02. Skontofeld in Buchungen

Das Feld zur Eintragung des Skontos in den Masken

  • Manuelle Buchungen
  • Vorlage Buchungen
  • Wiederkehrende Buchungen

wurde entfernt, da diese Funktionalität bereits über das Verfahren „Skonto“ abgedeckt ist und es sonst zu möglichen Fehlern führen könnte, diese Buchung mit Skontobetrag durchzuführen.

6,03. Umbenennung der Kontofunktion von „§13b Bauleistungen“ zu „Leistungen nach §13b UStG“

Da der § 13b UStG nicht nur bei Bauleistungen (–> nur § 13b Abs. 2 Nr.4 UStG) angewendet werden kann, sondern auch für andere Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers, bei welchen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, wurde die Kontofunktion von „§13b Bauleistungen“ zu „Leistungen nach §13b UStG“ umbenannt.

6,04. Erweiterung des Kontoauszugsmanagers

Die Bankverbindungen in den Unternehmensdaten wurden um Banktypen erweitert. Zur Auswahl stehen die Banktypen „PayPal“, „Amazon“, „Amazon-Payments“ und „Bank“. Anhand der Auswahl dieser Banktypen erfolgt die Zuweisung im Kontoauszugsmanager nach verschiedenen, den Banktypen entsprechenden Kriterien. Bei der Auswahl des Banktyps „PayPal“ oder „Amazon-Payments“ werden die Posten nun nach der eindeutigen Transaktionsnummer des Zahlungsdienstleisters durchsucht und zugewiesen (Transaktionsnummer befindet sich als externe Belegnummer in den Kunden-OPOS). Können im ersten Suchdurchgang nicht alle Posten zugewiesen werden, erfolgt eine zweite Zuweisung anhand der kompletten Funktion für die restlichen Posten.

Über Grundeinstellungen -> Finanzmanagement-> Kontoauszugsmanager gibt es zusätzlich die beiden Konfigurationsmöglichkeiten:

-Bei Amazon Posten nur nach Bestellnummer suchen

sowie

-Bei PayPal Posten nur nach Transaktionsnummer suchen.

Sind die Haken aktiviert, entfällt die zweite Zuweisungsrunde.

Die Bankverbindungen werden standardmäßig mit dem Banktyp „Bank“ vorbelegt. Sollten Sie ein PayPal- oder ein Amazon-Konto nutzen, muss der Banktyp entsprechend angepasst werden. Wird der Banktyp nicht geändert, behält der Kontoauszugsmanager die gleiche Funktion wie bisher.

6,05. Bei manuellen Buchungen und wiederkehrenden Buchungen Option zum Ausblenden von Konto, Betrag und Gegenkonto entfernt

In den Masken manuelle Buchungen und wiederkehrende Buchungen wurde die Option zum Ausblenden der Felder Konto, Betrag und Gegenkonto entfernt. Die dazugehörigen Einstellungen unter Grundeinstellungen -> Benutzer -> Finanzmanagement -> Manuelle Buchungen -> Eingabefelder wurden ebenfalls abgeschaltet.

6,06. Versand von Mahnungen per eBeleg

Es gibt eine Erweiterung der eBeleg-Schnittstelle um die Option Mahnung.

Ist bei dem Kunden aus der Mahnung die eBeleg Schnittstelle hinterlegt und Mahnung als eBeleg aktiv, so wird an den Kunden eine E-Mail mit der Mahnung versendet.

Als E-Mailtext wird der Standard aus den Email-Vorlagen für die Mahnungen herangezogen.

Standardmäßig ist der Haken bei Mahnung nicht gesetzt.

6.07. Neues Tool „Posten-Auszifferung“ (verfügbar ab 01.01.2019)

Statt des manuellen Ausgleichs von OPOS (die nicht bereits über den Kontoauszugsmanager oder auf andere Weise ausgeglichen wurden) wird nun eine Automatisierung zu einem bestimmten Stichtag ermöglicht.
Dazu existiert ein neues Tool „Posten-Auszifferung“, welches unter Finanzmanagement -> Einrichten aufrufbar ist. Im Tool können folgende Auswahlmöglichkeiten getätigt werden:

1. Lieferanten oder Kunden-OPOS ausgleichen
2. Stichtag (zu dem Kunden/Lieferanten mit Posten, aber Gesamtsumme 0 ausgeglichen werden sollen)
3. Buchungsdatum, für das die Auszifferung und Buchungssätze erzeugt werden sollen.

Durch Klick auf Ausziffern werden alle Kunden bzw. Lieferanten geholt, die zum Stichtag keine offenen Beträge mehr hatten, bei denen aber Posten vorhanden sind. Diese Posten werden analog der Maske Manuelle Buchung (Funktion Ausziffern) ausgeglichen. Am Ende wird ein Protokoll mit allen Kunden/Lieferanten ausgegeben, die ausgeglichen wurden.

6.08. Erweiterung der Belegsverbuchung um Geschäftspartnername und Währung (verfügbar ab 01.01.2019)

Die Buchungslogik in v.Soft ist so erweitert worden, dass geprüft wird, ob der Beleg in einer anderen Währung als der Standardwährung gebucht wurde. Ist dies der Fall, wird die Währungsbezeichnung automatisch in den Buchungstext nach dem jeweiligen Belegtyp (z.B. VKR für Verkaufsrechnung) eingetragen. Die Belegnummer wird an dieser Stelle nicht hinterlegt, da diese bereits im Belegfeld 1 zu finden ist.

Beispiel für einen Buchungstext: „VKR USD Max Mustermann“

Zusätzlich wird der Name des Geschäftspartners (Name1 + Name 2) in den Buchungsbeleg übernommen.
Da das Feld Buchungstext in v.Soft nur maximal 140 Zeichen enthalten kann, wird alles, was über diese Zeichenanzahl hinausgeht, noch vor der Speicherung abgeschnitten.

ACHTUNG: die Übergabe bei DATEV erlaubt nur 60 Zeichen, d.h. die DATEV-Schnittstelle kürzt diesen Text noch einmal auf maximal 60 Zeichen.

7. Personalwesen

7,01. Übernahme des Lieferanten aus dem Reisekostenkopf

Beim Verbuchen der Reisekostenabrechnung werden Positionen, die per Firmenkarte oder per Rechnung bezahlt wurden/werden, nun auf einzelne EKR aufgeteilt. Dabei wird bei der Verbuchung geprüft, ob Kosten, die per „Firmenkarte“ oder per „Rechnung“ bezahlt wurden/werden, einem Lieferanten zugeordnet sind. Wurde kein Lieferant hinterlegt, wird vor dem Verbuchen abgefragt, ob der Lieferant aus dem Reisekostenkopf (grds. der Mitarbeiter) übernommen werden soll. Wählt man Nein aus, wird eine Rechnung für den Mitarbeiter (Pauschalen etc.) erzeugt und direkt durchgebucht. Bei den Zahlungsarten „per Firmenkarte“ und „per Rechnung“ wird pro Lieferant eine Proforma-Rechnung erzeugt, sofern ein Lieferant ausgewählt wurde. Ist kein Lieferant ausgewählt, wird eine Rechnung für den Mitarbeiter erzeugt und direkt durchgebucht (auch bei Zahlungsarten „Firmenkarte“ und „Rechnung“).

Wird eine Position mit der Zahlungsart „Von Mitarbeiter“ ausgewählt, ist die Eingabe eines Lieferanten nicht mehr möglich. Bitte beachten Sie: wenn eine andere Zahlungsart hinterlegt war und diese auf „Von Mitarbeiter“ geändert wird, wird der Lieferant gelöscht.

7,02. Zeitenumbuchung für Tickets und geb. Tickets

Es ist nun möglich, alle Zeiteinträge, die für ein bestimmtes Ticket/ geb. Ticket, Zeitraum und Mitarbeiter getätigt wurden, umzubuchen.

7,03. Erweiterung des Filters in der Zeiterfassungskontrolle

Der Filter in der Zeiterfassungskontrolle wurde so erweitert, dass nun alle Zeiteinträge unabhängig vom Abteilungsleiter angezeigt werden können. Dies ist durch Auswahl eines leeren Mitarbeiters bei der Auswahl des Abteilungsleiters möglich.

7,04. Freigabe von Abwesenheitsanträgen

Bei der Freigabe eines Abwesenheitsantrages ist nun nicht mehr möglich, den Mitarbeiter und den Vertreter zu ändern. Wurde ein Abwesenheitsantrag falsch angelegt, muss ein neuer Antrag angelegt werden.

7,05. Generalsplitt bei Reisekostenabrechnung

Der Generalsplitt bei Reisekostenabrechnung wird nun auch auf die Pauschalen aus dem Reisekostenabrechnungskopf angewendet.

7,06. Zeitenumbuchung aus einem Ticket

In die Zeitübersicht von Tickets wurde ein Button für Zeitenumbuchungen eingebaut. Damit ist nun die Umbuchung von Zeiten direkt aus einem Ticket möglich.

8. Management & Controlling

8,01. Auftrags-Eingang

Die Kennzahl „Auftrags-Eingang“ im Manager Cockpit beinhaltet nun nicht mehr nur offene Aufträge, sondern auch gebuchte und ausgetragene Aufträge im hinterlegten Zeitraum. Nur beim Löschen eines Auftrags wird dieser auch aus dem Auftrags-Eingang entfernt.

9. Allgemein

9,01. TAPI Dialog um Anlegen einer neuen Meldung erweitert

Der Dialog zum Öffnen einer Maske bei Klick auf die Sprechblase in der Windows Taskleiste bei einem Anruf wurde um eine neue Option „Neue Meldung“ erweitert. Wird die Option gewählt, wird für den erkannten Kunden und ggf. Ansprechpartner eine neue Meldung angelegt und direkt angezeigt. Des Weiteren wird die letzte Auswahl des angemeldeten Benutzers in den Benutzereinstellungen gespeichert, damit der Dialog bei der nächsten Ausführung vorbelegt ist. Die im Moment angegebene Funktion zum Anlegen eines Servicetickets wurde ersatzlos gestrichen.

9,02. Länderverwaltung: Neues Auswahlfeld „FiBu-Schlüssel mit USt-IdNr.“

In der Länderverwaltung wurde neben das Auswahlfeld „FiBu-Schlüssel“ ein neues Feld „FiBu-Schlüssel mit USt-IdNr.“ eingebaut. Hier kann der FiBu-Schlüssel ausgewählt werden, der Kunden MIT Ust.-IdNr. zugewiesen wird.

Achtung: Ist der Schlüssel nicht gepflegt, wird automatisch „Inland“ ausgewiesen.

9,03. Nachrichtenwesen Funktionalität

Wenn eine Nachricht gewählt wird, die erledigt oder gelesen ist, wird der Button „Erledigt“/ „Gelesen“ bei erledigter bzw. gelesener Nachricht diese Nachricht auf „Ungelesen“ bzw. „Nicht erledigt“ umstellen.

9,04. Neues Recht „Export in Berichten“

Es wurde unter Konfiguration -> Benutzerverwaltung -> Rechte -> Allgemein ein neues Recht „Export in Berichten“ eingebaut. Wenn das Recht aktiv ist, kann der Export von allen Berichten durchgeführt werden. Hat ein Benutzer dieses Recht nicht, so ist der Button „Export“ in den Berichtsmasken ausgeblendet. Diese Funktion bezieht sich nur auf alle Berichte und kann nicht für einzelne Berichte aktiviert/ deaktiviert werden.

9,05. Erweiterung des DMS um Zuweisung zu Service-Tickets

Unter Konfiguration -> DMS -> Einrichten -> Verzeichnisvorschlag im Bereich „Verkauf & Service“ -> Kunde wurden die Verzeichnisknoten um Tickets erweitert. Des Weiteren wurde die Auswahl der Belege um geb. Meldung/ Einsatz und Meldung/ Einsatz erweitert. Sind die Haken gesetzt, werden Dateien beim Hinzufügen zum DMS in Service-Tickets automatisch diesem Verzeichnis zugewiesen.

9,06. Erweiterung des DMS um Export-Funktion

Das DMS wurde um eine rechtegesteuerte Export-Funktion erweitert. Hat ein Benutzer das Ansehen-Recht, kann er über den Speicher-Button (Disketten-Symbol) Dateien in einem beliebigen Ordner abspeichert. Nach Betätigen des Speichersymbols wird ein Speicherdialog geöffnet und der Speicherplatz kann ausgewählt werden.

9,07. Schnittstelle VK-Beleg Export

Die Schnittstelle für den VK-Belegexport wurde aus Konfiguration -> Schnittstellen -> eBelege nach Konfiguration -> Schnittstellen -> Sonstiges verschoben.

9,08. Neue Track & Trace Schnittstelle „Internetmarke“

Es ist nun die Anbindung der Internetmarke der Deutschen Post zur Online-Frankierung möglich. Diese umfasst die Online-Frankierung der Produkte Standardbrief, Kompaktbrief, Großbrief und Maxibrief. Welche Marke benötigt wird, wird automatisiert über das Artikelgewicht entschieden. Die Marke mit Absender- und Empfängerinformationen kann mit einem Etikettendrucker gedruckt werden. Falls Sie Interesse an der Nutzung haben, kontaktieren Sie bitte unseren Support.

9,09. Erweiterung der EMail-Programm Schnittstelle um MAPI

Bisher war der Versand von E-Mails aus v.Soft heraus nur über Outlook möglich. Nun lassen sich auch andere E-Mail-Programme wie beispielweise Mozilla Thunderbird nutzen. Die Anbindung dieser Programme läuft über die Windows-Schnittstelle MAPI, d.h. das eingesetzte Programm muss lediglich MAPI unterstützen, weitere Anpassungen sind nicht nötig. Die Schnittstelle unterstützt nur das Öffnen/Versenden neuer Nachrichten, weitere Funktionen wie Anlegen von Kontakten etc. ist weiterhin Outlook vorbehalten.

Die entsprechende Konfiguration finden Sie unter Grundeinstellungen -> Global -> Allgemein -> EMail-Programm/Schnittstelle

9,10. Protokollierung der Track&Trace Schnittstellen

Ab sofort gibt es die Möglichkeit, die Aktivitäten der Track&Trace Schnittstellen protokollieren zu lassen. Für jede Track&Trace-Schnittstelle wird dazu eine Protokolldatei angelegt. In diese wird bei jedem Export (und beim Komplettimport bei Tagesabschluss) ein Eintrag geschrieben, wenn der Export gestartet und beendet wird (inklusive Datum und Belegnummer). So können die Aktivitäten für jede Track&Trace-Schnittstelle genau nachverfolgt werden.

Die entsprechende Option findet sich unter Grundeinstellungen -> Global -> Allgemein -> Track&Trace

9,11. Export Konfigurationsdatei Easylog deaktivieren

Ab sofort gibt es die Möglichkeit, den Export der Konfigurationsdatei bei der Easylog-Schnittstelle zu deaktivieren.

Standardmäßig wird die Option aktiviert und kann bei Bedarf deaktiviert werden.

Die entsprechende Option findet sich unter Konfiguration -> Schnittstellen -> Track&Trace -> Easylog konfigurieren => Konfigurationsdatei exportieren

9,12. Übernahme der Lieferscheinnummer in die Einkaufsbestellung bei Dropshipping-Aufträgen

In der Konfiguration kann ab sofort ausgewählt werden, in welches Zusatzfeld 1-5 in den EK-Bestellungen die Lieferscheinnummer übernommen wird, wenn aus einem Lieferschein mit Dropshipping-Positionen eine EK-Bestellung erzeugt wird. Dies geschieht automatisch beim Erstellen der EK-Bestellungen. Die Option findet sich unter Global -> Einkauf -> EK-Belege -> Bestellung -> Zusatzfeld für Lieferscheinnummer bei Dropshipping-Bestellungen.

9,13. Neue Schnittstellenart FTP-Import

Wir haben eine neue Schnittstellenkategorie namens FTP-Import, in der verschiedene FTP-Schnittstellen u.a. zu Dropshipping-Partnern verwaltet werden können. Da sich voraussichtlich jede Schnittstelle zu den verschiedenen Partnern unterscheidet, macht es keinen Sinn, hier eine umfassende Lösung zu schaffen. Vielmehr haben wir durch die neue Schnittstellenart die Grundlage gelegt, neue Schnittstellen einfach und zeitgünstig nachträglich hinzufügen zu können.

9,14. Bestandsverwaltung bei Dropshipping-Artikeln

In Zukunft ist es möglich, bei Dropshipping-Artikeln den Haken „Bestandsführung“ zu setzten. Bei Dropshipping-Artikeln kann dann Bestand zu- und abgebucht werden und v.Soft den Bestand verwalten. Das führt dazu, dass sich Dropshipping-Artikel in Bezug auf die Lagerabgleiche mit den eCommerce-Schnittstellen dann wie normale Artikel verhalten. Das Verhalten ist per Konfiguration an- und abschaltbar. Das entsprechende Setting ist unter Global -> Lager & Logistik -> Artikel -> „Bestandsverwaltung bei Dropshipping-Artikeln zulassen“ zu finden.

9,15. Anzeige und Speicherung von Name 1-3 im Journal und persönlichen Telefonbuch

Zukünftig wird die Track&Trace-Exportdatei mit Datum und Uhrzeit in Millisekunden erzeugt. Dadurch wird die Performance verbessert und sichergestellt, dass immer eine Export-Datei erzeugt wird.

9,16. Liste der Länder mit internationalen Vorwahlen aktualisiert

Wir haben die Liste der Länder mit den internationalen Vorwahlen aktualisiert und um neue Länder ergänzt.

9,17. Neue Datev-Schnittstelle

Die Einführung eines neuen DATEV-Formats machte eine neue Schnittstelle für den DATEV-Export notwendig. Der Export aller FiBu-Buchungssätze und die automatische Übergabe von FiBu-Kontodaten (Stammdatensätze) funktioniert mit der neuen Schnittstelle genauso wie zuvor bei DATEV Damo. Die neue DATEV-Schnittstelle erzeugt jedoch ausschließlich Dateien im neuen DATEV-Format, damit der Steuerberater diese direkt einlesen kann. Die Schnittstelle ist nach einer kostenpflichtigen Aktivierung verfügbar.

Die neue Schnittstelle finden Sie unter Finanzmanagement => Schnittstellen. Die zugehörige Konfiguration finden Sie unter: Konfiguration -> Grundeinstellungen -> Global -> Finanzmanagment -> Datev-Schnittstelle.

9,18. Alte Datev-Schnittstelle

Die alte Schnittstelle bleibt weiter mit der bekannten Funktion erhalten. Sie ist unter Finanzmanagement => Einrichten => Damo-Auslesung zu finden.

Die Datei wird mit dem bereits vorhandenen Format exportiert. Eine neue Konfiguration ist nicht mehr möglich.

9,19. Neue Elster-Funktionen

Die Elster-Schnittstelle wurde für die Umsatzsteuervoranmeldung 2018 aktualisiert.

9,20. Umzug der Funktion: Umsatzsteuervoranmeldung

Die Funktion ist unter Finanzmanagement => Einrichten => Umsatzsteuer zu finden.

Bei aktiver ELSTER-Schnittstelle unter Finanzmanagement => Schnittstellen => Elster (Umsatzsteuer-Voranmeldung).

Die zugehörige Konfiguration finden Sie unter: Konfiguration => Schnittstellen => Finanzmanagement => Elster (Umsatzsteuer-Voranmeldung).

9,21. Umzug der Funktion: GDPdU-Export

Die Funktion ist unter Finanzmanagement => Schnittstellen => GDPdU-Export zu finden.

9,22. Umzug der Funktion: Intrahandelsmeldung

Die Funktion ist unter Finanzmanagement => Schnittstellen => Intrastat zu finden.

9,23. Umzug der Funktion: Varial Export

Die Funktion ist unter Finanzmanagement => Schnittstellen =>Varial-Export zu finden.

9,24. Umzug der Funktion: Zusammenfassende Meldung

Die Funktion ist unter Finanzmanagement => Schnittstellen => Elster (Zusammenfassende Meldung) zu finden.

9,25. Anpassung der Dummy Schnittstelle eBeleg – Unterdrückung des Belegdrucks/-versands (Faktura)

Die Dummy Schnittstelle eBeleg heißt jetzt eBeleg – Unterdrückung des Belegdrucks/-versands (Faktura).
Bei aktivierter Schnittstelle, wird der Rechnungsdruck und -versand unterdrückt.
Bei folgenden Masken ist bei hinterlegter Schnittstelle der Rechnungsdruck deaktiviert und das Feld in der Maske ausgegraut:

  • VK-Auftrag
  • VK-Rechnung
  • VK-Gutschrift

In der Packstation und bei der Rückstandsauflösung wird bei hinterlegter Dummy Schnittstelle nur der Lieferschein gedruckt.
Bei der wiederkehrenden Rechnung wird ebenfalls der Lieferschein beim Buchen gedruckt.
In der Maske Mahnung wird die Dummy-Schnittstelle ignoriert und es werden immer Mahnungen gedruckt oder per E-Mail versandt.

9,26. Neues Recht „Zielgruppen ändern“ (verfügbar ab 27.02.2018)

Ab sofort ist es möglich, dass nur bestimmte Personen die Zielgruppen im Kunden ändern können.
Dazu wurde ein neues Recht „Zielgruppen ändern“ unter Verkauf & Marketing -> Kunde erstellt. Das Recht für „Zielgruppen“ ändern, ist auch separat für Service & Werkstatt -> Kunde -> „Zielgruppen ändern“ und Verkauf & Marketing -> Potential -> „Zielgruppen ändern“ zu finden.
Ist das Recht aktiviert, so kann jeder, der das Recht hat, die Zielgruppen ändern. Ist das Recht deaktiviert, so sind die Felder zwar sichtbar, können aber nicht geändert werden.
Um das Recht für Kunden zu nutzen, muss dieses im Verkauf und Service gesetzt sein.

10. Weitere Informationen

Für weitere Informationen bezüglich der Fehlerbehebungen usw. steht Ihnen unser Service-Portal unter https://www.vepos.net/service_support zur Verfügung.

Sollten Sie eine Vertiefung bzw. ausführliche Erklärung von neuen oder alten Funktionalitäten benötigen, stehen wir Ihnen gerne im Rahmen unserer v.Soft-Sprechstunde oder in Schulungen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Vepos-Team

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