Die XRechnung-Schnittstelle ermöglicht die Erstellung von Rechnungen und Gutschriften, die maschinell eingelesen und verarbeitet werden können.
Mit der ZUGFeRD-Schnittstelle lassen sich hingegen Rechnungen und Gutschriften erstellen, die sowohl maschinenlesbar als auch für Menschen verständlich sind.
Um die Schnittstelle nutzen zu können und einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, sind folgende Punkte für die Konfiguration der Schnitstelle notwendig:
Einstellungen der Schnittstelle unter „Konfiguration > Schnittstellen (Konfiguration) > eBeleg > ZUGFeRD/XRechnung“
- SMTP-Daten
- Sind die SMTP-Daten in der Schnittstelle gepflegt? (analog zur eBeleg-Schnittstelle)
- Auswählen, ob du die ZUGFeRD- oder XRechnung-Schnittstelle nutzen möchtest
Konfiguration der ZUGFeRD/XRechnung-Schnittstelle – hier kannst du E-Mail-Vorlagen für den E-Mail- und Mahnungsversand anlegen
- DMS bzw. Verzeichnis konfigurieren
- Du hast die Möglichkeit, die von ZUGFeRD/XRechnung erstellten Dateien (Rechnung bzw. Gutschrift) ins DMS oder in einen separaten Ordner abzulegen
Ein separates Verzeichnis für die ZUGFeRD/XRechnung-Schnittstelle kannst du hier angeben
- Falls du nur die von ZUGFeRD/XRechnung erstellten Dateien (Rechnung bzw. Gutschrift) benötigst, kannst du in der Konfiguration des DMS die von vSoft erstellten Dateien ausschalten
(Konfiguration > DMS-Verwaltung > Verzeichnisvorschlag) 
- Du hast die Möglichkeit, die von ZUGFeRD/XRechnung erstellten Dateien (Rechnung bzw. Gutschrift) ins DMS oder in einen separaten Ordner abzulegen
Einstellungen der Schnittstelle außerhalb der Konfiguration:
- Unternehmensdaten
- Sind Name, Adresse (und das Land (mit ZUGFeRD-Code), Steuernummer, Bankkonto mit Haken Vorbelegung korrekt gepflegt?
- Sind Name, Adresse (und das Land (mit ZUGFeRD-Code), Steuernummer, Bankkonto mit Haken Vorbelegung korrekt gepflegt?
- Belegprüfung
- Werden Einzelpreise im Beleg angedruckt? (KONFIGURATION-Grundeinstellungen-Globale Einstellungen-Rechnung-Druck =>“Einzelpreise andrucken“
- Ist der Kundenname im Beleg enthalten?
- Ist die Kundenadresse vollständig?
- Hat das Adressland einen ZUGFeRD-Code? (KONFIGURATION-Allgemein-Länder)
- Ist der Leistungszeitraum korrekt formatiert (
[Datum] bis [Datum],[Datum] - [Datum]oder[Datum])? (aus 01.2025 wird 01.01.2025 – 31.01.2025) - Verfügt die Belegswährung über einen ZUGFeRD-Code? (KONFIGURATION-Allgemein-Währungen)
- Haben alle benötigten Zahlungsbedingungen einen ZUGFeRD-Code? (KONFIGURATION-Allgemein-Zahlungsbedingungen (Verkauf)
- Falls bei der Zahlungsart „SEPA-Lastschrift (nicht für CHORUSPRO)“ ausgewählt ist, muss im Kundenstamm ein SEPA-Konto hinterlegt sein
- Ist den Umsatzsteuersätzen ein ZUGFeRD-Steuercode zugeordnet (unter FINANZMANGEMENT-Einrichten-Umsatzsteuersätze)
Hier beispielhaft ausgewählt, prüfe vorher mit deinem Steuerberater welchen Satz du eintragen sollst
- Positionen aus Belegen
- Es darf nur die Menge negativ sein, d.h. Preise müssen positiv sein
- Hat die Verpackungseinheit einen ZUGFeRD-Code? (Lager > Einrichten > Artikel > Verpackungseinheiten)
- Anhänge
- Sind die manuell hinzugefügten Anhänge auf der Festplatte vorhanden?
- Haben die Anhänge eines der zulässigen Formate:
pdf,txt,gif,tiff,jpg,csv,xml,json,xlsx,ods?
- E-Mails aus Belegen
- Es muss eine E-Mail im eBeleg-Parameter im Kundenstamm oder im Beleg selbst hinterlegt sein (siehe hier).
- Alle oben genannten Punkte müssen erfüllt sein, um den Versand eines Belegs erfolgreich durchführen zu können.