Typischerweise läuft ein Verkaufsprozess (insbesondere im B2B-Bereich) folgendermaßen ab:
- Zuerst wird ein Angebot erfasst. v.Soft bietet anschließend Möglichkeiten für die Angebotsnachverfolgung. Angebote, die der Kunde nicht annimmt, können unter Angabe der Gründe ausgetragen werden. Nimmt der Kunde das Angebot an, wird dieses in einen Auftrag gewandelt.
- Aufträge lassen sich beliebig verändern. Daraus können Einkaufsbestellungen sowie Verkaufsrechnungen und Lieferscheine erzeugt werden.
- Sonderfall: Komissionieraufträge werden vom System automatisch erzeugt. Dabei werden Kundenbestellungen zu Sammelaufträgen zusammengefasst und mithilfe von laufwegsoptimierten Picklisten und barcode-Scannern kommissioniert. Dieses Verfahren kommt insbesondere bei Onlinebestellungen zum Einsatz.
- Über die Rechnungserfassung können Rechnungen völlig unabhängig von Aufträgen erstellt werden.
- Sonderfall: Wiederkehrende Rechnungen dienen dazu, automatisiert Rechnungen mit festen Bestandteilen und Fälligkeiten zu erzeugen und zu versenden (z.B. für Mietgebühren, Software-Lizenzen oder Pauschalen für Wartungsverträge)
- Bei Bedarf ist auch eine Gutschriftserfassung möglich – zum Beispiel im Falle einer Retoure.
- Über die Retourenerfassung lassen sich Gutschriften erzeugen oder auch Ersatzlieferungen anstoßen.