13 Schnittstellen

Die XRechnung-Schnittstelle ermöglicht die Erstellung von Rechnungen und Gutschriften, die maschinell eingelesen und verarbeitet werden können.

Mit der ZUGFeRD-Schnittstelle lassen sich hingegen Rechnungen und Gutschriften erstellen, die sowohl maschinenlesbar als auch für Menschen verständlich sind.

Inhalt

• Konfiguration der ZUGFeRD / XRechnung-Schnittstelle
• Konfiguration der Stammdaten in v.Soft für ZUGFeRD / XRechnung-Schnittstelle
• Prüfungen bzw. Einschränkungen direkt in den Belegen

Konfiguration der ZUGFeRD / XRechnung-Schnittstelle

Um die Schnittstelle nutzen zu können und einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, sind folgende Punkte für die Konfiguration der Schnittstelle notwendig:

Einstellungen der Schnittstelle unter „Konfiguration > Schnittstellen (Konfiguration) > eBeleg > ZUGFeRD/XRechnung“

• SMTP-Daten
  • • Sind die SMTP-Daten in der Schnittstelle gepflegt? (analog zur eBeleg-Schnittstelle)
• Auswählen, ob du die ZUGFeRD- oder XRechnung-Schnittstelle nutzen möchtest
  

  Konfiguration der ZUGFeRD/XRechnung-Schnittstelle – hier kannst du E-Mail-Vorlagen für den E-Mail- und Mahnungsversand anlegen

• DMS bzw. Verzeichnis konfigurieren
  • • Du hast die Möglichkeit, die von ZUGFeRD/XRechnung erstellten Dateien (Rechnung bzw. Gutschrift) ins DMS oder in einen separaten Ordner abzulegen
      

      Ein separates Verzeichnis für die ZUGFeRD/XRechnung-Schnittstelle kannst du hier angeben

       

    • Falls du nur die von ZUGFeRD/XRechnung erstellten Dateien (Rechnung bzw. Gutschrift) benötigst, kannst du in der Konfiguration des DMS die von v.Soft erstellten Dateien ausschalten
      (Konfiguration > Grundeinstellung > Globale Einstellungen > Allgemein > DMS > Automatische Belegablage)
      

      Deaktiviere diese Funktion nur vollständig, wenn du sicherstellen kannst, dass alle Kunden künftig die ZUGFeRD/X-Rechnung erhalten. Andernfalls würden Rechnungen und Gutschriften für Kunden ohne ZUGFeRD/X-Rechnung im DMS fehlen.

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      Deaktiviere diese Funktion nur vollständig, wenn du sicherstellen kannst, dass alle Kunden künftig die ZUGFeRD/X-Rechnung erhalten. Andernfalls würden Rechnungen und Gutschriften für Kunden ohne ZUGFeRD/X-Rechnung im DMS fehlen.

Konfiguration der Stammdaten in v.Soft für ZUGFeRD / XRechnung-Schnittstelle

• Unternehmensdaten
  • Sind Name, Adresse (und das Land (mit ZUGFeRD-Code), Steuernummer, Bankkonto mit Haken Vorbelegung korrekt gepflegt? (KONFIGURATION-Unternehmen-Unternehmensdaten)
• Hat das Adressland einen ZUGFeRD-Code? (KONFIGURATION-Allgemein-Länder)
• Verfügt die Belegswährung über einen ZUGFeRD-Code? (KONFIGURATION-Allgemein-Währungen)
• Haben alle benötigten Zahlungsbedingungen einen ZUGFeRD-Code? (KONFIGURATION-Allgemein-Zahlungsbedingungen (Verkauf)
• Falls bei der Zahlungsart „SEPA-Lastschrift (nicht für CHORUSPRO)“ ausgewählt ist, muss im Kundenstamm ein SEPA-Konto hinterlegt sein(KONFIGURATION-Allgemein-Zahlungsbedingungen (Verkauf)   und Zahlungsbedingungen (Einkauf)
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• Ist den Umsatzsteuersätzen ein ZUGFeRD-Steuercode zugeordnet (unter FINANZMANAGEMENT-Einrichten-Umsatzsteuersätze)

• Hat die Verpackungseinheit einen ZUGFeRD-Code? (LAGER&LOGISTIK – Einrichten – Artikel – Verpackungseinheiten)

• Werden Einzelpreise im Beleg angedruckt?  (KONFIGURATION-Grundeinstellungen-Globale Einstellungen-Rechnung-Druck =>“Einzelpreise andrucken“

Prüfungen bzw. Einschränkungen direkt in den Belegen

• Ist der Kundenname im Beleg enthalten?
• Ist die Kundenadresse vollständig? z.B. wurde beispielsweise das Land sowohl in der Kunden- als auch in der Lieferadresse angegeben?

• ACHTUNG ==> Thema Leistungszeitraum.
  • Ist dieser korrekt formatiert? ([Datum] bis [Datum], [Datum] - [Datum] ,  [Datum] oder [m].[y])
  • Hinweis: Im Leistungszeitraum sind nur noch Datumsangaben zulässig – keine Begriffe wie „Monat Januar“ oder „KW 7“.
  • Hinweis: Eingabe [m].[y] wird z.B. „01.2025“ wird in der PDF zu „01.01.2025 – 31.01.2025“. (ACHTUNG [m]/[y] ist nicht verwendbar)
  • Hinweis: Überprüfe ALLE Wiederkehrenden Rechnungen VOR dem nächsten Rechnungslauf, sonst kann keine Rechnungen gebucht

• ACHTUNG ==>Thema Preisnachlässe: Der Nettopreis /Bruttopreis muss positiv sein, die Menge darf negativ sein, (der  Nettobetrag / Bruttobetrag darf negativ sein)
• TIPP: Nachlässe oder Rabatte dürfen nicht mehr als negativer Nettopreis eingegeben sein, sondern als positiver Nettopreis mit der Menge -1.

Anhänge

• Sind die manuell hinzugefügten Anhänge auf der Festplatte vorhanden?
• Haben die Anhänge eines der zulässigen Formate: pdf, txt, gif, tiff, jpg, csv, xml, json, xlsx, ods?

E-Mails aus Belegen

• Es muss eine E-Mail im eBeleg-Parameter im Kundenstamm oder im Beleg selbst hinterlegt sein (siehe hier).
• Alle oben genannten Punkte müssen erfüllt sein, um den Versand eines Belegs erfolgreich durchführen zu können.